Site icon MEDIjobs

Ghid: Totul despre evaluarea performanței angajaților în sectorul medical

Andreea Enea
evaluarea performanței

Sunt multe persoane, deopotrivă angajați și manageri, care simt un mare disconfort imediat ce aud că urmează un performance review, acel proces obligatoriu de măsurare și evaluare a performanțelor angajaților din fiecare an.

Conform unui amplu studiu Gallup, doar 14% dintre angajați susțin că aceste evaluări anuale îi inspiră să devină mai buni la job și doar 2% susțin că managementul performanței îi motivează să exceleze. Situația nu arată extraordinar.

Pentru angajați poate fi un teren necunoscut în care sunt nevoiți să discute cu un șef de care, poate, sunt intimidați pentru că nu îl cunosc bine, despre obiective de mult uitate, dar și despre erori și greșeli făcute în munca lor – fie că sunt sau nu din vina lor. 

Pentru manageri, e la fel de incomod. Să porți o discuție sensibilă, timp de o oră în care analizezi munca cuiva dintr-un an, navigând aprecierile și criticile constructive… nu e ușor. Mai ales când jobul tău depinde de aceste evaluări și de succesul echipei, în fața conducerii. 

Totodată, se știe faptul că evaluările angajaților sunt și ocazii în care se poate motiva o mărire de salariu sau avansare în rol; alteori, se motivează o concediere. 

Dar când vorbim de evaluările angajaților din sectorul medical, puțini sunt cei care abia așteaptă să audă despre obiective de performanță și fișe de evaluare. Adesea, alte griji și nevoi urgente cer atenție – pacienții, lipsa de resurse și echipamente, nivelul siguranței, nu mai vorbim de birocrația de care tot ei se ocupă adesea.

Și-atunci, ce sens are această evaluare a performanțelor? Este ea utilă pentru domeniul medical? Și, dacă da, cum arată un sistem bun de măsurare și evaluare?  

Toate aceste întrebări importante au nevoie de răspunsuri pe măsură. Sperăm că acest ghid va reda aproape totul despre evaluarea performanței angajaților în sectorul medical.

1. Mai întâi, la ce se referă evaluarea angajaților?

Un performance review, cum mai este cunoscut acest proces, se referă la o evaluare oficială obligatorie în care un manager evaluează performanța unui salariat din echipa sa. 

În 2021, definiția arată un pic altfel, pentru că lucrurile au evoluat foarte mult, din fericire pentru angajați și angajatori care doresc succesul autentic, pe termen lung.

Clasica ședință anuală de evaluare, care trebuia bifată măcar “pe hârtie”, este azi un proces continuu de management al performanței. Iar fișa de evaluare cândva standard este astăzi o documentație bazată pe procese complementare, cu mai multe componente cantitative și calitative, care reflectă mai bine potențialul și performanța fiecărui angajat.

Acest proces devine o colaborare bazată pe comunicare regulată în care angajatul și managerul lucrează împreună pentru a planifica, monitoriza și evalua obiectivele angajatului, evoluția profesională și alinierea la obiectivele companiei.

De obicei, o discuție de acest gen între manager- angajat se axează pe:

Citește și: Cum percep angajații lipsa feedback-ului? Cauze și consecințe

Care e scopul acestor evaluări de performanță? 

O evaluare bună are următoarele roluri:

Să ajute angajații să înțeleagă:

Să ajute managerii să înțeleagă: 

Ce spune Codul Muncii despre evaluarea angajaților?

Există câteva reglementări și în legislația românească privind evaluarea activității profesionale a salariaților de către angajator.  

Art. 17, alin (3), lit. e) precizează că “persoana selectată în vederea angajării ori salariatul, după caz, va fi informată” inclusiv cu privire la “criteriile de evaluare a activității profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului”.

Art. 40, alin (1), lit f) precizează că angajatorul are, printre altele, dreptul de a stabili “obiectivele de performanță individuală, precum și criteriile de evaluare a realizării acestora”

Art. 63, alin. (2) precizează și el că angajatorul nu poate concedia un salariat pentru abateri grave sau repetate de la regulile de disciplină a muncii decât dacă are loc mai întâi “evaluarea prealabilă a salariatului, conform procedurii de evaluare stabilite prin contractul colectiv de muncă aplicabil sau, în lipsa acestuia, prin regulamentul intern”.

Mai există și Art. 242 privind regulamentul intern, care precizează că acesta trebuie să cuprindă inclusiv “criteriile și procedurile de evaluare profesională a salariaților.”

Te-ar putea interesa și: Concediul în Codul Muncii: Tot ce trebuie să știi când vrei să ceri concediu fără plată

Cât de des au loc evaluările?

Modelul tradițional presupune o evaluare formală, o dată pe an. Până acum câțiva ani buni, multe companii preferau acest sistem pentru întreg personalul. 

Astăzi, datorită atâtor cercetări în științele sociale, primează sistemul din aproape în aproape în care ședința anuală e rezultatul unui proces continuu de managementul performanței.

Astfel, managerii pot alege să facă evaluări la nivel trimestrial, lunar, chiar săptămânal. Tot mai multe companii renunță la evaluările formale, uneori intimidante, în favoarea acestor conversații frecvente, mai eficiente și apreciate de angajați.

2. Cum evaluezi performanța angajaților, cel mai eficient

Răspunsul este nuanțat și depinde de cultura companiei și de obiective și adesea se pot încerca diferite variante până se identifică cea mai eficientă pentru echipa respectivă.

Că tot vorbim de eficiență, există totuși principii care te pot ajuta să creezi sau să îmbunătățești procesul de management al performanței angajaților. 

Iată mai jos cum decurge de obicei un proces de măsurare și evaluare, cât și criteriile de măsurare și de analiză, care asigură o evaluare optimă. Cum spuneam, ele se pot ajusta.

Care este procesul în sine?

În cazul sistemului tradițional, evaluarea este anuală / bianuală, formală și axată pe munca depusă în ultimul an de către salariat. 

În cazul sistemului modern, vorbim de un proces continuu de management al performanței,. 

Citește și: Feedback-ul în HR | O tactică simplă prin care îți crește reputația de angajator

Noi vom vorbi în special despre acest proces de management și evaluare a performanței angajaților din sistemul medical. 

În acest caz, există 4 mari stadii de urmărit când managementul organizează planul complet într-un interval de timp (timp de 6 luni / 12 luni).

3. Etape ale măsurării și evaluării performanței

  1. Planificarea

Ca un proces să fie urmărit îndeaproape, cu minimum de surprize și provocări, planificarea este critică. Ea funcționează dacă este transparentă, cât mai clară (pe parcurs se poate ajusta, fiind un proces în continuă optimizare) atât pentru angajat, cât și pentru manager.

Pentru un start bun al planificării, în general este nevoie să existe:

Participarea activă a angajatului în stabilirea celor de mai sus este esențială, dat fiind că nu poate exista succes dacă jobul și obiectivele nu se aliniază cu ceea ce dorește acea personă, în rolul său. 

Colaborarea stabilește un raport de încredere și motivare a angajatului. Și, mai mult de-atât, ajută compania să își atingă obiectivele organizaționale.

Citește și: Transformarea angajaților în ambasadori de brand | O strategie eficientă pe termen lung

  1. Procesul de coaching / mentorat

Procesul de management al performanței presupune programarea în calendar a acelor întâlniri între angajat și manager și respectarea timpului alocat lor. 

Puteți stabili ½ – 1h lunar sau 1-2h la fiecare 3 luni, depinde de ce stabiliți împreună, în care să discutați despre cum merge, ce dificultăți și au apărut și ce reușite merită apreciate – dar și cum poți tu ca manager să susții angajatul în ceea ce face. 

Aceste interacțiuni sunt relevante pentru că:

Nu trebuie să se facă presiuni asupra angajatului pentru a munci mai mult, în niciun caz cu amenințări sau intimidare. 

  1. Evaluarea performanței angajaților

Evaluarea propriu-zisă a angajaților are loc cel mai adesea o dată sau de două ori pe an, bazându-se pe analiza metricilor și a progresului făcut spre obiectivele de performanță. 

Practic, se trage linie la final de an pentru a răspunde la întrebări-cheie precum:

Te-ar putea interesa și: Importanța implicării personalului medical în implementarea schimbărilor

Pe lângă răspunsurile la aceste întrebări, feedback-ul acționabil este la fel de important.

Leadershipul trebuie să ofere un feedback constructiv fiecărui angajat în funcție de nevoile și de reușitele acestuia, astfel încât să puteți găsi împreună metode de îmbunătățire reală.

Participarea angajatului este parte din proces. Perspectiva sa asupra managementului și a procesului e vitală pentru ca managerii să devină și ei mai buni în modul în care inspiră, susțin și motivează echipa.

Citește și: Tipuri de leadership. Tu ce fel de lider ești?

  1. Recunoașterea și recompensele

Urmează și ultimul pas fără de care personalul nu poate fi motivat să performeze în continuare – cel puțin, nu la nivelul dorit. 

Adesea, în evaluări se discută despre măriri de salariu, într-adevăr. Dar recompensele pot fi și alte beneficii – recunoaștere socială, avansare profesională, oportunități de dezvoltare sau de conducere, diferite avantaje extra-salariale etc.

    4. Ce criterii de performanță pot fi evaluate?

Evaluările de performanță scot în evidență, de obicei, acele aspecte esențiale care garantează succesul într-un rol. Ele pot fi urmărite și măsurate folosind diferiți metrici (date primite de la clienți, colegi de echipă, manageri) și observații interne. 

În general, ele orbitează în jurul realizărilor personale, a colaborării în echipă și a experienței clientului (indiferent de domeniu, nu doar în cel medical). Ele trebuie luate împreună, nu separat.

Pentru evaluarea performanțelor angajaților în sectorul medical, de obicei întâlnim aceleași grupe de criterii, pe care managerii și angajații le stabilesc de la bun început.

Printre cele mai importante criterii care sunt monitorizate și evaluate în acest domeniu se numără și cele discutate în articolul nostru despre cum să măsori performanța angajaților din sistemul medical:

Valorile și comportamentele, cum se aliniază la cultura și identitatea organizațională:

Citește și: Empatia | Abilitatea cheie în domeniul medical. Cum să o recunoaștem la interviu?

Soft skills și abilități sociale, relevante în munca din domeniul sănătății:

Competențe și abilități tehnice (hard skills) esențiale din fișa postului:

    5. Exemple de metrici și indicatori de performanță (KPIs) în măsurarea și evaluarea angajaților din Sănătate

Ca și în alte domenii la fel de complexe și în dezvoltare (precum industria tech), indicatorii de performanță (key performance indicators, KPIs pe scurt) sunt de mai multe tipuri. 

O companie medicală poate alege să urmărească diferite seturi de metrici la nivel de organizație, echipă și individ. 

Cele de mai jos sunt doar exemple și trebuie adaptate pentru fiecare organizație în parte.

  1. Metrici operaționali: 
  1. Metrici financiari:
  1. Metrici interni:

Citește și: Menținerea sănătății mintale a personalului medical – ce pot face managerii de spitale

  1. Metrici de performanță în sănătate publică:
  1. Metrici de performanță în UPU:
  1. Metrici ai calității serviciilor (se pot segmenta în funcție de departament; astăzi, se cere atenție sporită pentru serviciile de sănătate mentală, sănătate primară și prevenție, diabet, cardiologie):

Te-ar putea interesa și: Cum poți măsura satisfacția pacienților care îți trec pragul clinicii: 3 metode eficiente

Acestea sunt doar câteva exemple generale de indicatori și alegerea lor depinde foarte mult de fiecare unitate / companie în parte (tipuri de servicii de îngrijire medicală, public/privat, numărul și tipul de angajați, obiective etc.)

În principiu, indicatorii de performanță folosiți de managementul medical din România se orientează spre:

  1. Munca clinică (profesionalismul și calitatea actului medical) – prin metrici precum rata readmiterilor în spital, rata complicațiilor, durata medie a internării, rata mortalității, rata pacienților cu anumite afecțiuni care se mențin / trec sub pragul unor valori ale unor analize specifice în perioada de raportare etc.
  2. Utilizarea resurselor disponibile – prin metrici precum rata de utilizare a aparatelor sau rata ocupării paturilor, costuri și cheltuieli (cu echipamente, personal, servicii, tratamente și medicamente, spitalizare etc.)
  3. Managementul personalului – prin indicatori precum rata de retenție sau fluctuație a personalului medical, nivelul de satisfacție a personalului, media salarială oferită, oportunități de training, educație, coaching și specializare etc.)
  4. Eficiență – prin metrici precum numărul de pacienți urmăriți, rata pacienților recomandați pentru externare etc.
  5. Siguranța pacientului – prin metrici precum numărul de erori medicale și cazuri de malpraxis, complicații etc.
  6. Satisfacția pacientului – prin metrici precum timpul de așteptare, experiența pacientului (recenziile primite), numărul de pacienți mulțumiți de tratament etc. 

6. Exemple de sisteme de evaluare a angajaților

Există mai multe metode prin care poți măsura și evalua performanța angajaților. Printre cele mai cunoscute se numără:

  1. Clasamentul performanței. 

Acest sistem de evaluare se bazează pe o clasificare simplistă a tuturor angajaților pe o anumită poziție, în funcție de nivelul performanței. Marele dezavantaj este că acest tip de ierarhie este dificil de măsurat, poate fi contraproductivă pe termen lung și nici nu este atât de relevantă.

  1. Sistemul de Feedback 360°. 

Acesta poate fi o parte integrată în procesul de evaluare, nu folosit separat – și este de ajutor în dezvoltarea angajaților. Acest sistem se referă la colectarea de informații de la managerul direct și colegi cu privire la comportamentul angajatului și la impactul acestuia asupra celorlalți.

Citește și: Conflictele de muncă în sectorul medical. Ce spune Codul Muncii și cum sunt reglementate

  1. Managementul prin Obiective. 

Cunoscut și ca MBO, este un proces de management al performanței foarte des utilizat de companii mici și mari. Se referă la stabilirea de obiective prin colaborarea dintre diverse departamente și angajați. Acești sunt evaluați în funcție de progresul făcut în atingerea obiectivelor.

  1. Sistemul de rating.

Alt tip popular de evaluare este cel care folosește o scală de la 1 la 5 puncte sau 3-5 gradații, cum este de la “Nesatisfăcător” la “Excelent”. Acestea se folosesc pentru o serie de factori pe care un supraveghetor le evaluează la un angajat (se poate folosi și feedback de la colegii de echipă).

Poți stabili o scală cu anumite afirmații sau punctaj de la 1 la 5 pentru aspecte ce țin de fișa postului, valori reflectate în comportament, abilități interpersonale și lucrul în echipă, modul de comunicare cu colegii și pacienții, competențele tehnice și profesionale etc.  

Exemplu:

5 = depășește așteptările în mod constant

4 = depășește așteptările în mod frecvent

3 = lucrează la nivelul așteptărilor și aduce rezultatele așteptate

2 = nu lucrează mereu la nivelul așteptărilor 

1 = lucrează sub nivelul așteptărilor

Acest sistem de rating se poate folosi în mod frecvent, fiind simplu de implementat și un instrument util în evaluarea calitativă finală.

Se poate spune că aceste formulare de feedback și de rating sunt noile fișe de evaluare a angajaților în ziua de azi. Ele trebuie personalizate în funcție de post și de dinamica actuală la locul de muncă.

Te-ar putea interesa și: Employer branding | Ce este și cum te poate ajuta să îți crești afacerea?

Calități-cheie care care asigură o evaluare optimă

Evaluările angajaților ar trebui să fie “orientate spre realizări, corecte și precise și să permită dezvoltarea”, conform analizei de piață Gallup privind echipele ultra performante.

Orientarea spre realizări 

Evaluările nu trebuie să fie despre pedepse și amenințări, ci despre feedback constructiv și orientat spre progres constant, pentru a motiva angajații. 

Desigur, problemele și lipsa de rezultate trebuie discutate în mod onest de către manager și angajatul evaluat. Însă focusul nu mai cade pe o evaluare a performanței, ci a progresului. 

Un manager bun știe că o evaluare eficientă înseamnă o discuție deschisă și pozitivă, unde există spațiu pentru idei noi, propuneri de îmbunătățire și recunoașterea rezultatelor obținute de angajat, în orice proporție ar fi ele. Când accentul cade pe aceste perspective de viitor, și rezultatele neplăcute (negative) sunt mai ușor de acceptat și rezolvat de către angajat

Corectitudine și precizie 

Evaluările corecte și relevante sunt cele care iau în calcul tot ce se petrece în perioada de la setarea obiectivelor anterioare până la discuția în cauză.

Asta înseamnă că mai multe discuții despre performanța angajaților permit o mai bună și mai precisă înțelegere a parcursului fiecărui angajat. În cazul discuțiilor rare, multe lucruri se pot întâmpla între timp – de aceea, se recomandă minimum 2 evaluări pe an (o dată la 6 luni).

De asemenea, implicarea angajaților în stabilirea obiectivelor asigură respectarea lor – aceștia sunt de 4 ori mai predispuși să fie implicați în realizarea lor ceilalți angajați.

Citește și: Strategii HR de succes în domeniul medical – nevoi, provocări și oportunități în recrutarea profesioniștilor medicali

Dezvoltarea angajatului

Modul clasic nu pune pe primul loc dezvoltarea angajaților, ci responsabilitatea acestuia în atingerea succesului. 

Dar angajații de astăzi doresc joburi care să le ofere oportunități de dezvoltare. Din păcate, nu sunt mulți cei care au manageri care le încurajează creșterea personală și profesională.

Dacă aceste oportunități lipsesc din evaluări, dar au rezultate bune, angajații pot începe să caute alte locuri de muncă. De aceea, discuțiile despre oportunități de dezvoltare sunt necesare pentru retenția talentului de top. În fond, oamenii au nevoie de o carieră de dezvoltare care să îi ajute să-și imagineze viitorul carierei în cadrul organizației și să arate că sunt apreciați.

Te-ar putea interesa și: Retenția angajaților | Ce este și cum poți asigura o experiență pozitivă a acestora în companie?

7. Erori în evaluarea angajaților – ce să eviți și ce să NU spui 

Managerii trebuie să colaboreze împreună cu departamentul de HR pentru a înțelege mai bine rolul de manager și în cadrul evaluării performanței. 

Cele mai des întâlnite erori în managementul performanței, din partea managerilor:

Și este de ajutor să se evite aceste comentarii și forme de comunicare inutile:

Citește și: Demotivarea la job: 5 cauze și soluții ca lucrătorii medicali să se bucure (din nou) de ceea ce fac

8. Avantaje ale procesului de management al performanței medicale

Se creează o cultură a comunicării vitală între angajați, cât și între personalul medical și pacienți. 

Acesta este, de altfel, și rolul unui manager în ziua de azi: să își asume rolul de lider care susține o echipă medicală performantă și motivată. Comunicarea deschisă și onestă se poate realiza prin discuții periodice și procese bine puse la punct, în care se oferă feedback constructiv reciproc. 

Comunicarea scade riscul de conflict și de erori, încurajează cooperarea și găsirea de soluții pentru aspectele care trebuie îmbunătățite și permite un spațiu de dezvoltare și  recunoaștere a progresului făcut de angajați. 

Crește motivația și satisfacția pe termen lung.

Managementul performanței ține cont de feedback-ul angajaților, recunoaște eforturile depuse și ajută în rezolvarea și prevenirea problemelor grave. Angajații performează cel mai bine când sunt ascultați și ajutați să facă ce își doresc, când văd rezultatele muncii lor și se simt parte din comunitate, parte integrantă din companie. 

Citește și: Cum menții motivația angajaților din domeniul medical în perioade de criză

Apar oportunități de dezvoltare profesională.

Un proces de monitorizare a performanței din aproape în aproape ajută la optimizarea resurselor, inclusiv la identificarea provocărilor cu care se confruntă angajații. Acestora li se pot oferi oportunități de coaching sau training. Întâlnirile periodice sunt o metodă ușoară de-a susține dezvoltarea angajaților.   

Consolidarea culturii organizaționale. 

Managerii pot folosi diferite strategii și discursuri care întăresc cultura și valorile companiei în diferite moduri – în special în interacțiunile și discuțiile cu angajații. Acestea permit o naturalizare a poveștii brandului și, astfel, membrii echipei tind să se adapteze și să se identifice cu acele valori și obiective ale companiei. 

Conformitatea.

Rolul de manager presupune responsabilități față de echipă, dar și față de conducerea companiei, iar rezultatele trebuie să fie mulțumitoare și clare, conforme cu resursele companiei. De aceea, evaluările angajaților, dacă sunt bine făcute, pot fi o sursă de documentație excelentă pentru a dovedi performanța și succesul echipei.

Pe baza evaluărilor anuale ale angajaților, managerii pot propune oportunități de avansare, creșteri salariale sau, din contră, motive obiective de concediere – în conformitate cu rezultatele și informațiile strânse de-a lungul procesului de managementul performanței. 

Te-ar putea interesa și: Cum elaborezi oferta de angajare în sănătate: 5 etape care îți asigură succesul

Notă de final: O evaluare a performanței are șanse mai mari de succes dacă este interpretată holistic. 

Fiecare companie medicală are propria cultură organizațională, fie că vorbim de o clinică locală, o companie medie sau o rețea privată de sănătate. 

Cheia succesului nu este un model linear care duce din punctul A în punctul B, culminând cu o fișă de evaluare a angajaților completată la final de an. El presupune un proces dinamic, care acceptă ajustări și îmbunătățiri constante care chiar funcționează în echipa voastră. 

De cele mai multe ori, se folosesc cu succes următoarele sisteme de măsurare și evaluare a performanței, interpretate holistic (nu separat):

Odată încheiat un proces de măsurare și evaluare, urmează un nou ciclu de management conform celor 4 etape care, cu ajustările potrivite, va asigura un nou an de succes – și pentru companie, și pentru fiecare angajat. 

Angajezi specialiști medicali? Creează un cont de companie, spune-ne ce posturi libere ai, iar noi te conectăm cu candidați calificați.

Exit mobile version