Onboarding: Cum integrezi un angajat nou în actuala realitate pandemică

Perioada în care angajatul este primit în echipă este foarte importantă și își va pune amprenta asupra întregului său parcurs în cadrul companiei. De aceea, recrutarea, formarea și orientarea sunt esențiale pentru succesul oricărei organizații, ca întreg.

De asemenea, o mare parte dintre deciziile de încetare a colaborării se iau chiar în această perioadă. Pe de altă parte, bazele unei colaborări solide pe o perioadă îndelungată de timp, se pun tot în această perioadă. Angajații care reușesc să se integreze în echipă încă din primele săptămâni vor înțelege sarcinile primite, vor fi productivi într-un timp scurt și au mai multe șanse să rămână în echipă.

Ce înseamnă un proces de onboarding

Integrarea angajaților sau procesul de onboarding poate fi definit, în sens larg, drept procesul de familiarizare a unui (nou) angajat cu politicile și cultura organizației și cu rolul pe care acesta îl va avea. De asemenea, implică crearea unui mediu în care angajatul se simte suficient de confortabil pentru a interacționa cu colegii săi. În timpul onboardingului, angajații completează documentele necesare și află concret ce așteaptă organizația de la ei în ceea ce privește competențele, stilul de comunicare și atitudinea.

Succesul procesului de integrare a angajaților depinde de cât de eficient a fost procesul de onboarding. Cu cât angajații medicali sunt mai rapid integrați, cu atât mai repede vor deveni productivi.

Trebuie precizat și că onboardingul nu este doar responsabilitatea departamentului de resurse umane. Este, de asemenea, responsabilitatea managerului direct, care îl va familiariza pe angajat cu rolul său în cadrul companiei, cu așteptările privind performanța sa și cu cultura echipei din care va face parte. În plus, onboardingul nu este asociat doar cu persoanele noi. Angajații pot pleca în alte departamente, pe roluri noi, și aceștia trebuie, de asemenea, să fie integrați în urma unui proces similar, dar care este denumit crossboarding. În timp ce aceștia sunt deja familiarizați cu cultura organizațională, cultura echipei poate fi diferită și vor avea un nou manager care îi ghideze în noul lor rol.

Citește și: Cum conduci o echipă când intervine stresul. Dr. Gabriel Diaconu: Încrederea ne cimentează relaționarea

La nivel mondial, cât și în România, nevoia de medicamente și de echipamente medicale a înregistrat o creștere rapidă, odată cu răspândirea Covid-19. Cererea este foarte mare, iar companiile au nevoie de mărirea echipelor pentru a face față volumului de muncă. Îți recomandăm, așadar, să pui accent pe procesul de onboarding și să găsești metode eficiente prin care angajații să se integreze rapid în echipă.

Beneficiile procesului de integrare în organizație

Dacă te gândești că integrarea angajaților înseamnă doar să te asiguri că noii colegi și-au completat actele de angajare sau, din contră, este un proces prea lung și care nu merită efortul, trebuie să știi că, atunci când este făcută corect, integrarea unui nou angajat aduce beneficii întregii organizații spitalicești.

Cel mai evident beneficiu al unui program de integrare de succes este creșterea retenției. Angajații care sunt fericiți și bine adaptați la locul de muncă au mai multe șanse să rămână la angajatorul lor. Companiile cu un program de integrare atractiv au păstrat 91% dintre angajații lor din primul an, arată studiile. Îmbunătățirea retenției angajaților economisește timp și bani, în condițiile în care experții în resurse umane estimează că înlocuirea unui angajat costă de până la trei ori mai mult decât salariul anual al angajatului. Nu numai că onboardingul face ca angajații să fie mai predispuși să rămână în companie, dar îi face și mai buni la locul de muncă. Angajații care trec printr-un program de onboarding sunt de aproape 2 ori mai productivi, arată studiile, iar realitatea medicală ne-a demonstrat că acest lucru este necesar.

Te-ar putea interesa și: Cât de important este coaching-ul medical în vreme de criză

Bineînțeles, când vorbim de retenția angajaților, în ultimii ani, trebuie să avem în vedere și că România s-a confruntat cu un mare deficit de personal calificat pe piața muncii, iar în domeniul medical, recrutarea unor specialiști este cu atât mai dificilă cu cât fiecare specializare durează mai mult decât media în alte domenii, iar formarea este una continuă.

De aceea, soluția este să te asiguri că angajații se simt încrezători și confortabil la locul de muncă încă din prima zi și să creezi un proces de integrare eficient și personalizat.

Integrarea angajaților în timpul pandemiei

Amintește-ți prima zi la un nou loc de muncă. Probabil că te-ai simțit copleșit, a fost dificil să reții anumite detalii: numele tuturor colegilor și ce funcții au, unde este laboratorul, sau fiecare salon din secție. Acum, imaginează-ți că ești medic sau asistent medical și că noul loc de muncă constă în îngrijirea pacienților Covid-19, într-o secție necunoscută sau într-o unitate de terapie intensivă, când te confrunți cu cazuri grave și totul trebuie făcut și corect, și rapid.

De la apariția pandemiei, în decembrie, medici, asistente medicale, terapeuți au fost redistribuiți în noi roluri sau în noi locații pentru a îngriji miile de pacienți internați în spitale, iar cei mai mulți nu mai îngrijiseră niciodată un pacient cu această nouă boală.

Citește și: Viitorul leadershipului medical în România: Cum și de ce medicii talentați devin manageri de succes

Cum poți integra angajații într-o perioadă excepțională în care urgențele primează? 

1. Discută cu angajații despre temerile și fricile lor

Teama de a se îmbolnăvi ei înșiși sau de a transmite infecția membrilor familiei este o reacție normală și este resimțită de mulți medici și asistenți medicali aflați în prima linie. Din cauza faptului că nu există un tratament unic sau universal împotriva COVID-19, medicii se tem să nu facă rău pacienților sau să nu pară incompetenți, iar aceste temeri au fost amplificate de noile roluri și de schimbarea majoră din sistemul medical. Abordarea unor incertitudini precum: “Ce opțiuni voi avea în locul în care voi fi repartizat?” sau “Care este fluxul de pacienți și cum va evolua?” poate ajuta la atenuarea unora dintre aceste temeri.

2. Asigură-te că ai proceduri clare de acordare a îngrijirilor

Practicarea medicinei implică atât cunoașterea teoriei, cât și a practicii. Îngrijirea pacienților cu COVID-19 implică să faci aceste lucruri simultan, în timp ce înveți despre boală și, mai mult, în contextul actualizării rapide a informațiilor despre fiziopatologie și tratament.

Pentru a răspunde acestor nevoi, este recomandată crearea unui standard clar de îngrijire pentru a te asigura că fiecare clinician beneficiază de aceeași pregătire și instruire. Aceasta ar trebui să includă cunoștințe logistice și operaționale specifice unității de îngrijire, inclusiv protocoale pentru transferul pacienților, proceduri de urgență, turele de  weekend, până la utilizarea fișei medicale electronice.

Te-ar putea interesa și: Ghid: Totul despre evaluarea performanței angajaților în sectorul medical

Procedura trebuie să acopere toate practicile de bază, precum gestionarea ventilatoarelor sau standardele actuale de îngrijire pentru boli cronice, cum ar fi insuficiența cardiacă sau renală. Dacă știu că au un ghid care să îi ajute în acest proces, indiferent de specialitatea anterioară, personalul medical se va simți mai confortabil în noile roluri.

De asemenea, este esențial să se ofere training și instrucțiuni pentru o igienă riguroasă a mâinilor, utilizarea echipamentelor de protecție individuală și gestionarea responsabilă a deșeurilor.

O pregătire și o informare eficiente nu numai că pot îmbunătăți performanța medicilor și reduce riscul de vătămare a pacienților, dar pot contribui și la diminuarea fricii, anxietății și incertitudinii legate de redistribuire.

3. Construiește relații

Adesea, imediat după angajare este necesară formarea rapidă a echipelor de persoane care îndeplinesc sarcini noi. Încearcă să ai în vedere formarea de echipe hibride cu o distribuție cât mai largă a cunoștințelor și competențelor. 

Una dintre limitările ce vin în îngrijirii pacienților cu Covid-19 este aceea de a avea un echipament de protecție care acoperă și fața până la punctul în care poate fi greu de identificat cine este persoana respectivă și în ce echipă. Găsește modalități prin care un clinician să poată recunoaște imediat un altul – ecusoane mai mari cu numele scrise pe ele, elemente de identificare pe ecranele faciale, benzi de braț cu coduri de culoare și altele asemenea. Sunt lucruri mici, dar importante, nu numai pentru a consolida echipa, ci și de a o face să lucreze mai sigur și mai eficient.

Construirea de relații înseamnă mai mult decât o simplă parte a procesului de onboarding. Ele, de asemenea, protejează bunăstarea clinicienilor. Experiența îngrijirii pacienților cu Covid-19 este unică și stresantă și este împărtășită între colegi. Sprijinul la locul de muncă, ce nu poate fi oferit de un prieten sau de un partener care nu a împărtășit experiența, poate juca un rol în a-i ajuta pe clinicieni să facă față în această perioadă.

Citește și: Când ai revizuit ultima dată fișele de post ale angajaților? De ce sunt importante și cum te ajută ca angajator

4. Cere feedback din partea angajaților

Comunicarea este cheia. În timpul procesului, dar și după ce integrarea este finalizată, cere feedback din partea angajaților pentru a consolida eficiența procesului de onboarding. Poți face acest lucru prin intermediul unui sondaj anonim sau în timpul discuțiilor individuale pentru a aduna o serie de răspunsuri. Odată ce feedback-ul este colectat, acesta trebuie folosit pentru a crea o experiență de onboarding mai cuprinzătoare. Fă schimbări acolo unde este necesar și păstreză procesele care funcționează cu adevărat. Acest lucru va ajuta la păstrarea și succesul viitorilor angajați.

Unele companii fac greșeala de a pune prea mult accent pe faptul că noii angajați “abia învață” atunci când își încep activitatea. Deși există beneficii în a le lăsa angajaților spațiu de acomodare, este important să vadă că își pot arăta valoarea și calitățile și să demonstreze că ați luat o decizie bună angajându-i.

5. Tratează toți angajații noi în mod egal

Tratament egal, salarii egale pentru aceeași muncă, egalitate de șanse în avansare, toate aceste sunt importante pentru succesul angajatului și al instituției spitalicești. Fiecare angajat, indiferent unde lucrează, dorește să i se arate de către angajator că este valoros, că opiniile și ideile sale contează și că are șanse egale de dezvoltare și creștere profesională. Acest lucru înseamnă că probleme precum favoritismul la locul de muncă pot avea un efect negativ asupra moralului angajaților și, bineînțeles, îi poate convinge să renunțe la job. Toate acestea sunt cu atât mai importante în timpul procesului de integrare a angajatului. Nu uita de expresia „Nu obții niciodată șansa să faci o a doua primă impresie”.

Te-ar putea interesa și: 15 greșeli și provocări des întâlnite în HR-ul medical și soluții pentru ele

Concluzie

Din cauza pandemiei, procesul de angajare a devenit mai dificil ca niciodată. În același timp, mai ales în cazul unei clinici sau a unui spital, construirea de relații în cadrul organizației și o bună colaborare cu echipa au devenit vitale.

Un plan de onboarding sau integrare a angajaților care este bine gândit și executat ajută la succesul lor în noua funcție, la o tranziție cât mai ușoară de la o secție la alta și, implicit, la succesul clinicii și al îngrijirii pacienților.

Ești specialist medical și vrei un loc de muncă mai bine plătit? Înscrie-te gratuit pe MEDIjobs, iar noi îți vom aduce cele mai bune oferte de angajare de la clinici și spitale de top din România.

Alexandra Ariton

Fire curioasă și creativă, privesc cu entuziasm comunicarea online. Cred în storytelling și puterea textelor care informează, captează și inspiră publicul.