Când ai revizuit ultima dată fișele de post ale angajaților? De ce sunt importante și cum te ajută ca angajator

Dacă descrierea jobului are rolul de a atrage candidați de top și include doar un sumar al sarcinilor, așteptărilor și beneficiilor oferite, fișa postului este un act legal care conține o descriere mult mai detaliată, fiind obligatorie pentru fiecare post din cadrul unei organizații.

Cu cât este mai bine descrisă corespunzător locului de muncă, cu atât îți cresc șansele să recrutezi candidații potriviți pe acele poziții. 

Dar avantajele fișelor de post sunt numeroase— iar revizuirea lor, odată cu schimbările companiei și pe piața muncii, nu doar că îți asigură aceste avantaje, dar te și protejează în fața eventualelor riscuri și conflicte legale.

Dacă a trecut prea mult timp de când ai revizuit fișele de post ale angajaților tăi, iată de ce e important să o faci cât mai curând. 

Ce este fișa postului?

Fișa postului este o anexă la contractul individual de muncă prin care se definește clar munca angajatului, de aceea este și un act legal atât de important. Ea trebuie să fie adusă la cunoștința noului angajat odată cu / înainte de semnarea contractului și trebuie semnată de ambele părți. 

Fișa postului unui angajat conține tot ce presupune acea poziție în organizație: funcția ocupată, sarcinile și atribuțiile postului respectiv, competențele necesare, modul de realizare a muncii respective, chiar și criteriile de performanță pe baza cărora se poate decide o promovare, spre exemplu. 

Pentru că este un instrument de bază în gestionarea resurselor umane (și în retenția angajaților, nu doar în recrutarea lor), de întocmirea acestui document se ocupă, cel mai adesea, specialiștii în resurse umane. Dar în realizarea sa se pot implica și managerii – și chiar și angajații, mai ales când e vorba de adaptarea sau îmbunătățirea conținutului său.

Citește și: Controale ITM 2021. Ce documente sunt verificate și ce sfaturi oferă specialiștii

Ce spune Codul Muncii 

În Art. 17 din Codul Muncii, aflăm că “persoana selectată în vederea angajării ori salariatul, după caz”, trebuie să fie informată cu privirele la cel puțin câteva elemente esențiale, printre care și “funcția/ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative, precum și fișa postului, cu specificarea atribuțiilor postului” (lit. d)—așadar, fișa postului are aceeași valoare legală ca și contractul individual de muncă și ambele pot fi modificate doar cu acordul ambelor părți.

Din Art. 39, alin. 2, aflăm că salariatului îi revine “obligația de a realiza norma de muncă sau, după caz, de a îndeplini atribuțiile ce îi revin conform fișei postului”— prin urmare, fișele de post completează contractul de muncă și prezintă o mare parte din obligațiile juridice ale  salariatului privind sarcinile de lucru și responsabilitățile pe care și le asumă în funcție. 

Iar Art. 61 explică în ce situații fișa postului devine un instrument de ajutor în decizia de concediere “pentru motive care țin de persoana salariatului”, cum ar fi: 

• în cazul în care salariatul a săvârșit o abatere gravă sau abateri repetate de la regulile de disciplină a muncii ori de la cele stabilite prin contractul individual de muncă, contractul colectiv de muncă aplicabil sau regulamentul intern, ca sancțiune disciplinară;
• în cazul în care, prin decizie a organelor competente de expertiza medicală, se constată inaptitudinea fizică și/sau psihică a salariatului, fapt ce nu permite acestuia să își îndeplinească atribuțiile corespunzătoare locului de muncă ocupat;
• în cazul în care salariatul nu corespunde profesional locului de muncă în care este încadrat.

Prin urmare, fișa de post este importantă ca instrument de analizare a compatibilității profesionale dintre angajator și angajat, cât și a aptitudinii fizice și/sau mentale (medicina muncii se face tocmai pentru a vedea dacă noul angajat poate realiza munca cerută la job).

Te-ar putea interesa și: Conflictele de muncă în sectorul medical. Ce spune Codul Muncii și cum sunt reglementate

Model general: ce trebuie să includă o fișă de post?

Cum spuneam, fișele de post sunt realizate pentru fiecare loc de muncă în parte, din cadrul organizației. 

Fișele de post sunt diferite de la un rol la altul. O fișă a postului pentru un infirmier diferă de fișa postului unui manager medical, a unui asistent medical BFKT sau a unui Front Desk Officer în spital.

Dar toate fișele de post includ aceleași elemente, din punct de vedere al informațiilor:

• Funcția oficială ocupată – fiecare fișă corespunde unei ocupații conform specificației Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative;
• Departamentul și raporturile ierarhice – se precizează raporturile de subordonare sau conducere față de alte posturi (cu cine va lucra, de cine va fi supravegheat, cui va raporta, cine va raporta angajatului etc.)
• Lista detaliată a sarcinilor / atribuțiilor specifice postului respectiv;
• Lista cerințelor obligatorii, dacă există, privind competențele tehnice și abilitățile necesare pentru acea funcție, nivelul de experiență și de educație etc.;
• Condițiile de lucru – locul/locurile unde se desfășoară munca, volumul și durata, zilele de concediu etc.;
• Riscurile potențiale pe care le ridică postul respectiv;
• Obiectivele de performanță și criteriile de evaluare – o fișă a postului foarte bine documentată este parte din evaluarea performanței angajatului medical, pentru că se pot urmări indicatorii de performanță descriși / obiectivele funcției.
• Condiții speciale pe care o companie le poate cere pe acel post – de exemplu, disponibilitatea de a călători sau de a schimba reședința, existența unui permis de conducere, criterii de vârstă, ce fel de echipamente / tehnologii sunt necesare în munca respectivă etc.;
• Numele, data și semnătura ambelor părți.

Fișa postului poate face referire și la clauzele explicate în Regulamentul intern al organizației și la securitatea și sănătatea în muncă – de exemplu, aspectele legate de condițiile de muncă, riscuri de muncă, echipamentele folosite, disciplina muncii etc. 

Citește și: Ghid: Totul despre evaluarea performanței angajaților în sectorul medical

Când sunt permise modificări și revizuiri ale fișelor de post?

Bineînțeles, există situații în care fișa postului trebuie modificată. 

Dacă schimbările sunt minore în ceea ce privește informațiile precizate, nu este nevoie de încheierea unui act adițional sau de realizarea unui noi fișe a postului. De asemenea, nu este obligatoriu acordul angajatului, dacă aceste modificări sunt minore. 

Dar, dacă modificările sunt majore și afectează felul în care salariatul își îndeplinește atribuțiile de serviciu și condițiile de muncă inițiale, atunci angajatul trebuie să-și dea acordul pentru revizuirea fișei postului. 

Recomandarea este ca orice schimbare relevantă a fișei postului să fie întotdeauna comunicată și realizată cu acordul salariatului pe acel post. 

Pe de altă parte, anumite situații cer încheierea unui act adițional. Conform Codului Muncii, Art. 17, alin. 5, “Orice modificare a unuia dintre elementele prevăzute la alin. (3) în timpul executării contractului individual de muncă impune încheierea unui act adițional la contract, anterior producerii modificării – cu excepția situațiilor în care o asemenea modificare este prevăzută în mod expres de lege sau în contractul colectiv de muncă aplicabil.” 

Elementele acestea se referă la: 

a) identitatea părților;

b) locul de muncă sau, în lipsa unui loc de muncă fix, posibilitatea ca salariatul să muncească în diverse locuri;

c) sediul sau, după caz, domiciliul angajatorului;

d) funcția/ocupația conform specificației Clasificării ocupațiilor din România sau altor acte normative, precum și fișa postului, cu specificarea atribuțiilor postului;

e) criteriile de evaluare a activității profesionale a salariatului aplicabile la nivelul angajatorului;

f) riscurile specifice postului;

g) data de la care contractul urmează să-și producă efectele;

h) în cazul unui contract de muncă pe durată determinată sau al unui contract de muncă temporară, durata acestora;

i) durata concediului de odihnă la care salariatul are dreptul;

j) condițiile de acordare a preavizului de către părțile contractante și durata acestuia;

k) salariul de bază, alte elemente constitutive ale veniturilor salariale, precum și periodicitatea plății salariului la care salariatul are dreptul;

l) durata normală a muncii, exprimată în ore/zi și ore/săptămână;

m) indicarea contractului colectiv de muncă ce reglementează condițiile de muncă ale salariatului;

n) durata perioadei de probă.

o) procedurile privind utilizarea semnăturii electronice avansate sau semnăturii electronice calificate însoțite de marca temporală electronică sau marca temporală electronică calificată și sigiliul electronic calificat al angajatorului.

Citește și: Cât de important este ca primele de sărbători și cadourile să fie introduse în contract. Ce sancțiuni sunt în lege

Dar piața muncii este dinamică și rolurile profesionale evoluează de la un an la altul. De asemenea, există și roluri care nu pot fi încadrate, efectiv, într-o ocupație, ci preiau atribuții din mai multe. 

De aceea, revizuirea fișelor de post ale angajaților depind și de schimbările acestea pe piața muncii. În timp, poți observa dacă este nevoie de noi atribuții pe anumite posturi, ori eliminarea unora irelevante în prezent. La fel și când vine vorba de optimizarea proceselor și  procedurilor de lucru. 

Fișele de post trebuie să fie întotdeauna actualizate, pentru binele companiei, dar și al angajaților.  

De ce sunt fișele de post importante pentru tine, ca angajator?

Toate fișele de post trebuie să respecte anumite condiții, precum:

• Să fie realizate corespunzător profesiilor oficiale din Clasificarea Ocupațiilor din România, împreună cu codurile COR aferente 
• Să respecte normele GDPR – prevederile Regulamentului General privind Protecția Datelor Personale
• Să fie cât mai bine documentată, în ceea ce privește condițiile și activitatea de muncă pe care o va desfășura angajatul la locul de muncă (conform modelului general de la secțiunea anterioară)

Fișele de post nu trebuie depuse nicăieri, însă ele trebuie să fie realizate în dublu exemplar, unul pentru angajator, unul pentru angajat. 

De asemenea, trebuie prezentat în cazul unui control sau al unei solicitări din partea Inspectoratului Teritorial de Muncă. 

Inspectorii ITM poate decide amendarea sau tragerea la răspundere legală a angajatorului, dacă nu există o fișă a postului pentru fiecare post sau dacă formulările sunt prea generale și abuzive din partea organizației. Spre exemplu, descrierea atribuțiilor angajatului ca fiind orice dispoziții primește din partea șefilor lasă foarte mult loc de interpretări.

Te-ar putea interesa și: Tot ce trebuie să știi, ca angajator, despre tipurile de concedii

Avantajele fișelor de post (în special ale celor bine documentate) 

Date fiind toate aceste informații pe care le-am prezentat până acum, dacă ar fi să deducem numeroasele avantaje de a avea fișe de post cât mai bine documentate, acestea sunt:

• Poți recruta candidați cât mai potriviți, ale căror experiență, pregătire și obiective sunt cât mai aproape de cele descrise în fișele de post;
• Poți asigura o relație cât mai clară, productivă și benefică pe termen lung între companie și angajat, pentru că se cunosc exact drepturile, responsabilitățile și obligațiile pe acel post;
• Poți îmbunătăți numeroase procese de management cu ajutorul acestor documente, pentru a identifica precis care sunt cele mai productive raporturi de muncă, cum arată o organigramă eficientă, cum gestionezi resursele umane în mod optim pentru companie, cât și pentru angajați;
• Poți decide întemeiat dacă este necesară o promovare a angajatului, un program de dezvoltare în anumite aspecte sau dacă există o bază întemeiată pentru concediere;
• Fișele de post se folosesc cu succes și în procesele de măsurare și evaluare a performanțelor angajaților, pentru a avea o analiză cât mai obiectivă, corectă și calitativă.

Știai ca fișa postului poate reprezenta probă în instanță? Cum te asiguri ca respecți drepturile angajatului

Fiind la fel de importantă precum contractul individual de muncă, fișa postului poate fi un instrument folosit în instanță atât de angajator, cât și de angajat dacă prevederile acesteia nu sunt respectate. 

Acest lucru se poate întâmpla în cazul unor nereguli, drepturi sau obligații încălcate sau abuzate, a conflictelor legate de cele precizate în fișa postului etc..

În rolul de angajator, poți fi tras la răspundere în instanță de către angajat sau de către inspectorii ITM dacă, spre exemplu:

• nu respecți condițiile prevăzute în fișa postului 
• nu există o fișă a postului
• soliciți angajatului sarcini sau atribuții ilegale
• ceri și/sau sancționezi nerespectarea unor sarcini care nu sunt precizate în fișa postului
• faci modificări majore în fișa postului fără a cere acordul angajatului
• fișa face referiri la dispoziții prea general sau abuzive, care lasă loc de interpretări

Citește și: Demotivarea la job: 5 cauze și soluții ca lucrătorii medicali să se bucure (din nou) de ceea ce fac

Ca să te asiguri că respecți toate acestea și, astfel, respecți drepturile angajaților, insistăm cu recomandările următoare:

• Conținutul fișei postului trebuie realizat pentru fiecare ocupație în parte (conform actelor normative în vigoare), respectând protecția datelor cu caracter personal;
• Prevederile fișei postului trebuie să reflecte toate elementele importante privind poziția respectivă – de la atribuții și responsabilități, la obligații, cerințele privind competențele și pregătirea etc.
• Condițiile de lucru și atribuțiile din fișa postului trebuie să reflecte realitatea, așadar nu cere realizarea unor sarcini suplimentare, care nu sunt menționate în document;
• Deciziile legate de promovarea în funcție, de compensații sau măriri de salariu ori, din contră, de concediere trebuie să se bazeze pe motive întemeiate, conform fișei postului
• Prezinți acest document viitorului angajat, înainte sau odată cu semnarea contractului de muncă
• Anunți angajatul ori de câte ori există modificări relevante ale fișei postului

Fișele de post nu sunt întotdeauna obligatorii – în ce caz sunt opționale?

Conform unor modificări aduse de Guvern în legislația muncii, în aprilie 2021, microîntreprinderile cu mai puțin de 9 angajați nu mai trebuie să întocmească în scris fișele postului, ci doar verbal. Acestea pot exista și în scris doar la cererea angajatului. 

Din păcate, aceste modificări nu sunt de ajutor nici pentru angajați, nici pentru angajatori, lăsând mai degrabă loc de foarte multe posibile conflicte, confuzii și scăderi de performanță. 

De exemplu, la medicina muncii se face o analiză a aptitudinii fizice și mentale a angajatului de a presta munca în cadrul postului – dar fără o fișă a postului, nu există o raportare la activitățile și sarcinile de lucru ale acestuia. 

La fel și în cazul evaluărilor riscurilor profesionale ori a evaluărilor de performanță care nu se mai pot baza pe nimic definit, în lipsa fișelor de post, ori în cazul suplimentărilor ori ajustărilor sarcinilor de lucru. 

Te-ar putea interesa și: 15 greșeli și provocări des întâlnite în HR-ul medical și soluții pentru ele

Și, fără existența fișelor de post, nici angajatul și nici angajatorul nu pot lua decizii care să le protejeze drepturile și să îi ajute în rezolvarea problemelor. De exemplu, angajatorul nu mai poate avea temei pentru concediere sau, în cazul salariatului, nu mai există temei pentru o promovare sau, din contră, acționare în instanță a companiei pentru abuz. 

Așadar, fișele de post sunt o necesitate care vine la pachet cu multe avantaje pentru companii și salariați.

Ele oferă claritate și transparență, dar asigură și o abordare corectă, legală și productivă a relației angajat-angajator, cu scopul de a permite ceea ce își doresc ambele părți: succes, performanță și satisfacție profesională. 

Angajezi specialiști medicali? Creează un cont de companie, spune-ne ce posturi libere ai, iar noi te conectăm cu candidați calificați.