Ce sarcini are un manager medical: cum arată fișa postului și ce abilități de HR caută angajatorii la un manager bun?

În general, rolul de manager este unul de supervizare și coordonare a echipei. În particular, acest rol poate însemna un întreg spectru de sarcini și responsabilități – de la gestionarea resurselor și distribuirea sarcinilor, la motivarea angajaților și soluționarea conflictelor, leadership și îndeplinirea treburilor administrative. 

De multe ori, managerul medical este tot cel care se ocupă și de resurse umane, mai ales în cadrul echipelor mai mici sau a birourilor care nu dispun de un departament de HR. Prin urmare, sarcinile unui manager medical în ziua de azi sunt diverse și necesită abilități specifice și dorința de dezvoltare continuă. 

În continuare, îți prezentăm sarcinile principale ale unui manager în domeniul sănătății, cât și abilitățile și responsabilitățile de HR pe care le caută angajatorii de la viitorii lor angajați.

Sarcinile și responsabilitățile unui manager medical

În principiu, fișa postului și așteptările angajatorului diferă de la o companie la alta, dar depinde și de dimensiunea acesteia și structura ierarhică și organizațională. Un manager medical are studii sau cunoștințe de business și administrare, și se ocupă de o echipă de specialiști din domeniu, dar și de ceilalți angajați (recepționeri, contabili, IT-iști etc.) din afara sferei clinice.  

Principalele sarcini ale unui manager medical (de cabinet, clinică, spital etc.) includ:

• Își asumă responsabilitatea menținerii unui nivel de performanță ridicat al echipei, inclusiv al câștigurilor stabilite de companie (sau al diferitor indicatori cantitativi de performanță).
• Gestionează și deleagă resursele eficient, pentru a crește productivitatea și performanța, atât la nivel individual, cât și de echipă.
• Supraveghează și simplifică procesele de lucru – de la programările pacienților și înregistrarea lor, la evidențele medicale, treburile administrative, introducerea și procesarea datelor și înregistrarea veniturilor etc.
• Coordonează și răspunde de activitatea echipei sale, asigurându-se că angajații sunt pregătiți și apți pentru a-și îndeplini sarcinile.
• Menține comunicarea optimă cu partenerii companiei sau inițiază colaborări noi cu potențiali parteneri, dar și cu conducerea, oricând este nevoie.
• Documentează, realizează, planifică și implementează politicile și procedurile interne, cât și cele mai bune practici în modul de lucru al echipei.
• Gestionează documentația, rapoartele și fișele de evaluare ale personalului pe care îl coordonează, fiind de obicei și cel responsabil de analiza performanței angajaților.
• Este responsabil și de procesul de recrutare: de la interviuri, la angajări și îndrumările necesare pentru noii angajați în echipa medicală – sau oricând e nevoie.
• Asigură satisfacția pacientului și se ocupă de întrebări, reclamații sau diferite situații conflictuale pe care le va rezolva într-un mod profesionist, căutând mereu planuri de îmbunătățire pentru a preveni apariția lor.
• Promovează și asigură profesionalismul și serviciile de calitate oferite pacienților, vizitatorilor și partenerilor companiei.
• Asigură respectarea reglementărilor din domeniu și a legislației muncii, cât și a celor mai bune practici.
• Coordonează ședințele de personal la toate nivelurile (clinic, administrativ).
• Se ocupă de logistica necesară la diferite evenimente, conferințe, ședințe interne și externe și susține organizarea acestora pe baza bugetului aprobat de conducere.
• Nu în ultimul rând, este un lider autentic capabil de empowering al echipei pe care o coordonează, asigurând comunicarea constantă și cultura feedbackului constructiv.

Citește și: 7 soluții de HR pe care managerii să le aplice după o criză

Cum arată profilul ideal al unui manager medical: 10 abilități și calități importante 

Cu toate că îndeplinirea sarcinilor din descrierea postului de manager este esențială, un profesionist trebuie să aibă anumite abilități și calități care să îl ajute să le realizeze eficient și firesc. 

Majoritatea managerilor medicali sunt foarte organizați și atenți la detalii, bineînțeles, dezvoltându-și o gândire critică și strategică pentru a fi buni coordonatori ai echipei. De asemenea, sunt comunicativi și mediatori în cazul conflictelor. 

Toate acestea sunt esențiale pentru această poziție pentru că un manager interacționează zilnic cu colegii săi, dar și cu pacienți, personal non-medical, medici și parteneri ai companiei. Dar, să trecem direct la lista de abilități și calități ale unui bun manager medical:

1. Abilitățile de comunicare: rolul de lider cere abilități foarte bune de comunicare cu diferite tipuri de personalități, fiind capabil de-a aplana conflictele și situațiile sensibile, iscate în cadrul echipei sau în afara ei, în cel mai ușor mod. De asemenea, managerul trebuie să aibă un discurs coerent și ușor de înțeles, pentru a nu lăsa loc de confuzii, dar și să fie familiarizat cu limbajul de specialitate.

Citește și: Top 3 trenduri în HR de urmărit în 2021

2. Inteligența socială și cea emoțională: aceste două forme de inteligență sunt foarte apreciate de angajatori și sunt abilități de viitor pentru orice specialist. Este important ca un manager să fie perceptiv: să conștientizeze evenimentele petrecute în cadrul personalului, să înțeleagă emoțiile și mesajele transmite verbal sau nonverbal de ceilalți și să acționeze în cel mai bun mod.

3. Leadershipul: un manager este liderul echipei sale, prin urmare, este crucial ca acesta să fie demn de încredere și capabil, să îi motiveze pe cei din jurul său, să inspire valorile companiei și să ofere feedback constructiv, acceptând la rândul său feedbackul angajaților. 

4. Perseverența: având o serie de sarcini și obiective provocatoare, este esențial ca managerul să continue eforturile de-a le realiza în mod constant, dedicat și rezilient în fața obstacolelor – specifice unui job în care există interacțiune cu diferite tipuri de oameni și situații.   

5. Flexibilitatea: desigur, simțul disciplinat și rigoarea sunt apreciate la un manager medical, însă este important ca situațiile, ideile nou apărute sau schimbările să fie acceptate cu o minte deschisă și adaptabilă, pentru a ajunge la scopul dorit în cel mai eficient mod. Schimbarea este singura constantă și adeseori este necesară pentru a progresa, iar asta se aplică și aici. 

Citește și: 5 recomandări de gestionare eficientă a timpului pentru manageri

6. Integritatea: mai ales în poziția de lider, a fi de încredere este una dintre cele mai importante calități pentru un supervizor de succes. Angajații trebuie să îi recunoască expertiza, autoritatea, dar prin prisma încrederii în acesta. Iar încrederea se reflectă în integritatea managerului, care respectă principiile și standardele de lucru, este corect și onest în tot ce face și ce spune. 

7. Gândirea critică: capacitatea de analiză și sinteză este importantă pentru că rolul unui manager implică identificarea unor strategii optime pentru a îmbunătăți procesele de lucru, pentru a crește performanța echipei sale și a angajaților la nivel individual și pentru a rezolva conflictele și a lua decizii inteligente în timp util. 

8. Inteligența: bineînțeles, un manager de succes are o viziune de ansamblu asupra nivelului echipei sale, este capabil de-a pune întrebările potrivite și de-a lua decizii potrivite, fără teamă și dornic de a-i ajuta și pe alții să devină mai informați și mai buni în ceea ce fac. Multe dintre acestea, cât și rolul în sine presupune o inteligență asumată onest, nu doar cunoștințe în domeniu, dar și respect pentru inteligența celorlalți. 

9. Abilități de problem solving: a fi manager înseamnă a gestiona resursele în mod eficient și a coordona echipa în toate aspectele necesare, însă parcursul este plin de suișuri și coborâșuri. Capacitatea de-a conștientiza posibilele conflicte, situații delicate, blocaje în modul de lucru sau în comunicarea dintre angajați, cât mai ales capacitatea de-a găsi soluții la probleme este un mare atu al unui manager de succes. 

10. Orientarea spre creștere: de vreme ce managerul este liderul echipei sale și persoana desemnată de conducere pentru a coordona o echipă performantă și solidă, este necesar ca acesta să își motiveze angajații și să îi susțină – asta se reflectă și în propria dezvoltare personală și profesională. 

Descoperă calitățile esențiale pe care trebuie să le aibă un candidat, pentru a deveni manager medical

Care sunt sarcinile de HR pe care un manager medical le poate avea?

În cadrul companiilor mari, managerii colaborează cu specialiștii HR pentru a decide asupra celor mai buni candidați pentru rolurile în echipă. În cadrul companiilor mici, managerii se ocupă de taskurile de HR: recrutare, interviuri cu candidații, selecție, onboarding etc.

La ce sarcini te-ai putea aștepta, ca manager de echipă medicală, în ceea ce privește domeniul resurselor umane?

1. Recrutarea noilor angajați 

“Clienții” din domeniul sănătății nu sunt cei obișnuiți, sunt pacienți care așteaptă cele mai bune servicii medicale și de îngrijire personalizată conform nevoilor lor specifice. În plus, situația lor poate fi una sensibilă și chiar urgentă, iar asta presupune atenție și mai specializată. De aceea, recrutarea noilor specialiști medicali necesită o atenție sporită. 

Fie că dorești să înlocuiești anumite persoane pe diferite poziții, fie că este vorba de întregirea echipei medicale, este important să știi ce abilități și calități trebuie să dețină aceștia în funcție de post, cât și cum să le descoperi în timpul selecției, al interviurilor cu candidații. Ca manager medical responsabil de recrutarea noilor angajați, este lesne de înțeles de ce e nevoie ca fișele posturilor să fie actualizate anual, în acord cu așteptările conducerii, și să identifici cei mai buni candidați.

Citește și: 4 abilități „soft” pe care orice manager trebuie să le aibă

2. Beneficiile oferite angajaților

Salariul nu mai este singurul beneficiu pentru care candidații aplică la posturile disponibile din echipa ta. Prin urmare, este important să stabilești împreună cu conducerea și în funcție de nevoile echipei tale care sunt beneficiile disponibile pe care le poți include în oferta de job, de preferat cât mai atractive pentru noii specialiști medicali: de la program flexibil și traininguri de upskilling sau reskilling, la pachete de asigurări și concedii.

3. Pregătirea unor angajați motivați și competenți

Rolul de manager, cum spuneam, este unul de lider. Prin urmare, echipa ta este cel mai important “bun” în care investești constant – îi supervizezi, îi susții, îi ajuți să devină fiecare cea mai bună variantă a lor, respectând valorile companiei și responsabilitățile postului. Și, pe termen lung, cel mai important este să îi motivezi, ajutându-i să se simtă mândri de munca lor, zi de zi, și să practici cultura feedbackului onest și constructiv cu fiecare dintre ei. Medicina evoluează și este necesar ca întreaga echipă să adere la noile standarde și să se dezvolte armonios spre a oferi cele mai sigure servicii medicale pacienților. 

4. Comunicarea bunelor practici și a politicilor interne către personal

Fiecare membru al echipei trebuie să fie constant la curent cu toate schimbările survenite în cadrul companiei din care fac parte, și să știe de la bun început care sunt procedurile, care sunt practicile cele mai bune de urmat și care sunt politicile interne ce trebuie respectate și implementate. Ca manager, este responsabilitatea ta să te asiguri că toți membrii echipei știu aceste reglementări și practici, drepturi și îndatoriri de care să țină cont permanent în cadrul jobului. În plus, ține tot de tine să le comunici valorile, misiunea și obiectivele companiei pentru a asigura un personal capabil și de succes. 

Citește și: Importanța departamentului HR în industria medicală

5. Planul de evaluare și măsurare a performanței echipei tale 

Rolul de manager implică și realizarea unui plan de măsurare a performanței individuale, dar și la nivel de echipă. Este una dintre sarcinile de bază ale tale și se referă la evaluare:

• Oferi feedback angajaților privind calitatea muncii lor și nivelul la care se află, în mod constructiv;
• Explorezi procesul și rezultatele analizei performanței pentru a identifica oportunități bune de-a îmbunătăți productivitatea și modul de lucru;
• Te folosești de rezultatele măsurării performanței – prin întâlniri de evaluare și rapoarte personalizate – pentru a stabili dacă apar șanse de promovare, de creștere salarială sau, din contră, de încheiere a anumitor colaborări.

Este ideal ca întâlnirile de evaluare să aibă loc în mod frecvent (lunar sau trimestrial) pentru a măsura performanța angajaților tăi. La final de an, este recomandat să se stabilească planuri de dezvoltare, oportunități de promovare sau schimbarea anumitor proceduri sau politici, pentru a fi sigur că echipa este solidă, competitivă și pregătită de provocări, dar și pentru a te asigura că oferi pacienților cele mai bune servicii medicale, reușind să depășești așteptările inițiale atât ca manager medical de succes, cât și ca lider al unei echipe pe măsură.