Importanța implicării personalului medical în implementarea schimbărilor

Într-o organizație sunt inevitabile schimbările, dar acest lucru nu înseamnă că ele sunt mai ușoare pentru personal. Acum 20 de ani, John Kotter, lider de gândire în afaceri, leadership și schimbare, a descoperit că 70% dintre schimbările majore au un efect negativ asupra angajaților și a prestigiului companiei în sine. Oricât de bine ar fi pusă la punct campania de marketing, deoarece acestea se implementează în timp de 5 până la 7 ani, iar performanțele atinse durează prea puțin. 

În industria sănătății, schimbările sunt cu atât mai grele decât în celelalte industrii, deoarece atât personalul clinic cât și cel administrativ, își vede munca precum o vocație, nu precum o carieră și din acest motiv se opune oricăror agende politice noi. 

Citește și Iti doresti o echipa unita in domeniul medical? Iata cateva solutii

Nevoia de schimbare – exemplu practic

Deși nevoia de schimbare este evidentă pentru personalul de top, de cele mai multe ori, restul angajaților întâmpină dificultăți în a o observa. Un exemplu elocvent în acest caz este Saint Anthony Hospital, spital cu tradiție din Chicago și peste 4500 de angajați, cu o serie de probleme financiare, unde s-a implementat un program de acțiune bazat pe nevoile din sistemul medical și care în câțiva ani a reușit să revină pe linia de plutire, dar a căror angajați au fost nemulțumiți de anumite acțiuni ale managementului.

Pentru a-și mulțumi totuși angajații, directorii de spital și-au implicat personalul de pe fiecare secție în schimbările organizaționale, ceea ce a dus la performanțe notabile în domeniu și mulțumirea, cel puțin temporar, a tuturor angajaților. Pentru a descoperi toate problemele existente și a păstra un anumit grad de profesionalism, au fost organizate trimestrial sondaje anonime, cu întrebări închise, dar și deschise, care au dat oamenilor ocazia să se exprime liber în ceea ce privește conducerea, salariile și membrii echipelor din care fac parte.

Deși unele răspunsuri au fost considerate negative și arătau clar că încă mai există probleme, aceste sondaje au permis includerea angajaților în viața și luarea deciziilor din spital, dar au fost însoțite și de discuții unu la unu, care au permis superiorilor să își expună mai clar viziunea și astfel spitalul s-a impus ca unul dintre liderii de piață în domeniu. 

Alinierea așteptărilor cu realitatea

În ciuda preocupărilor conducerii, majoritatea angajaților se arată adesea îngrijorați de condițiile de lucru, suportul oferit de manageri și lipsa personalului, care duce de cele mai multe ori la ore suplimentare realizate de către cei cu contract de muncă permanent și prin urmare, la performanțe scăzute, din cauza epuizării și apariției accidentelor de muncă.

Cu toate acestea, dacă personalul din HR, alături de directori, ascultă și își ia notițe, se poate rezolva aproape orice problemă, pentru că această tactică întărește echipa și schimbă mentalități. Totuși, atunci când ca și specialist HR te simți depășit de situație, este în regulă să apelezi la consultanți de carieră și organizaționali, care te vor ajuta să aliniezi așteptările conducerii cu realitatea din teren, prin clarificarea scopurilor fiecărui individ în parte.

Atunci când descoperi că obiectivele diferă și atingerea lor aproape că are efecte terapeutice poți fie să te prefaci că te îndrepți într-acolo fie să forțezi un pic lucrurile, deoarece problemele din viața personală și relațiile interpersonale reprezintă de fapt cele mai mari piedici în calea schimbării pe plan profesional.

Citește și Munca in echipa: imbunatatirea ei prin coaching  

Planul de acțiune

Pentru a trece la fapte, poți împărți personalul pe mai multe domenii, astfel încât fiecare grup să se ocupe de implementarea și îmbunătățirea anumitor domenii, respectiv „calitatea serviciilor”, „probleme administrative”, „probleme clinice” și „probleme ale personalului auxiliar”.

Fiecare echipă trebuie să beneficieze de traininguri specializate și de team buildinguri care să permită închegarea echipei, dar la aceste traininguri trebuie să participe de la recepționeri până la infirmiere, brancardieri și medici de orice grad, pentru ca toată lumea să fie pe aceeași lungime de undă. În cadrul unor astfel de traininguri, fiecare angajat își descoperă obiectivul personal, pe care și-l poate alinia sau nu cu cel al organizației.

De exemplu, dacă o asistentă este foarte dedicată pacienților, adăugarea ei la echipa ce se ocupă de calitatea serviciilor va fi un plus pentru clinică, deoarece prin dăruirea sa va oferi celorlalți un exemplu, iar asistenta în sine se va simți mândră de munca ei și va vedea că eforturile îi sunt apreciate. 

Următorul pas este ca fiecare echipă să primească autonomie în a identifica și rezolva problemele din aria sa de expertiză, deoarece eficiența, împreună cu comunicarea, sunt indicatori ai satisfacției pacienților. Câteodată, această muncă de documentare pare lipsită de importanță și este considerată plictisitoare, dar membrii ai echipelor care inițial nu se înțelegeau foarte bine, vor descoperi astfel că au mai multe puncte în comun, deoarece sunt forțați să petreacă timp împreună și să vadă că de fapt au aceleași priorități atât pentru bunăstarea familiilor cât și pentru mulțumirea pacinților. 

De îndată ce fiecare echipă identifică anumite probleme și duce la bun sfârșit un program, unii membrii pot fi mutați în alte echipe, astfel asigurându-se întotdeauna un flux nou de idei și oamenii potriviți la locul potrivit, iar membrii de bază ai fiecărei echipe rămân să instruiască nou veniții în privința politicii companiei și a adaptării la schimbările iminente.

În acest proces de mutare a personalului, unii oameni vor fi reticenți, deoarece vor fi reușit să-și extindă legăturile profesionale și în afara orelor de program și vor dori să le mențină pe acestea, fără a o lua de la capăt alături de alte persoane, dar această rotație permanentă permite crearea de noi lideri, adică persoane care își pun abilitățile empatice în folosul comunității. 

Citește și 10 măsuri simple, dar eficiente, care vor îmbunătăți mediul de lucru al personalului medical

Măsurarea progresului

Rezultatele întârzie uneori să apară, dar nivelul de implicare în organizație crește, iar acest lucru se poate vedea de la cum întâmpină cineva un pacient abia intrat în clinică, până la modul în care acesta părăsește clinica, cu rezultatele în mână. În plus, ca și membru al echipei de HR poți verifica prin rapoarte factori mai practici, precum calitatea muncii, siguranța în muncă, satisfacerea personalului medical și raportul financiar contabil al clinicii, pentru a compara acești parametri cu standardul național și internațional, impus de Uniunea Europeană.

Ține cont însă că atunci când schimbările sunt impuse cu forța, personalul va manifesta rezistență pasivă și activă, prin greve și demisii, care vor întârzia apariția rezultatelor, pentru un timp nedefinit. În luarea oricărei decizii trebuie implicați cât mai mulți angajați cât mai repede, pentru că atunci când lumea se unește în jurul unui țel comun și fiecare are parte de sprijin, obiectivele sunt atinse mult mai repede și sunt mai de durată. 

Ioana Roșca

Pasionată de călătorii și lectură, urmează o carieră în jurnalism deoarece își dorește ca în fiecare zi să îmbine utilul cu plăcutul. Iubește provocările, noutățile și vede întotdeauna partea bună a oamenilor, încercând să fie prietenă cu toată lumea și să învețe mereu câte ceva de la oricine.