Cele mai bune practici în administrarea concediilor de sărbători

Perioada sărbătorilor de iarnă reprezintă momentul ideal pentru o binemeritată pauză. Stresul din timpul anului culminează cu o vacanță sau un concediu de odihnă. Ceea ce pentru angajați este un prilej de relaxare și deconectare de la mediul agitat de lucru, pentru angajatori devine o responsabilitate uriașă. Departamentul de resurse umane duce cea mai grea muncă înainte de sărbători, tocmai pentru că trebuie să planifice organizarea concediilor. Nici la nivel de conducere lucrurile nu stau la fel de bine – există o presiune destul de mare pentru a mulțumi fiecare angajat în parte. 

În domeniul medical, etapele de lucru nu pot sta pe loc, nici măcar în timpul zilelor de sărbătoare. Fie că e vorba de spitale de urgență, clinici private sau cabinete individuale – nevoile pacienților trebuie îndeplinite întocmai. Până la urmă, turele trebuie duse la capăt, iar intervențiile derulate conform așteptărilor. Totuși, cum poți echilibra procesul de lucru în așa fel încât personalul medical să nu se simtă epuizat și nici exploatat la maxim? Strategii sunt destule, însă trebuie să acorzi o atenție deosebită fiecărui detaliu în parte, oricât de nesemnificativ ar părea în primă fază. 

Cum poți administra eficient acordarea concediilor medicale sau de odihnă?

Este o întrebare la care nu există un răspuns standard – ci un cumul de practici menite să eficientizeze activitățile zilnice și implicit productivitatea echipei. În mod evident, nu este atât de ușor precum pare, mai ales când în joc sunt așteptările personalului, dar și ale pacienților. Un lucru e cert – toți trebuie să aibă prilejul de a-și gestiona corespunzător programul de sărbători.

În apropierea Crăciunului și a Anului nou, timpul petrecut alături de familie și prieteni devine mult mai prețios. De asemenea, goana după cadouri speciale și zâmbete din partea celor dragi intră inevitabil pe lista de priorități. Tocmai de aceea, mulți își doresc să se bucure de un concediu prelungit la final de an. Din postura de manager sau director medical ești direct responsabil de politica planificării vacanțelor. Nu-ți face griji, iată câteva strategii care te pot scuti de stresul aferent administrării perioadelor de odihnă pentru angajați:

1. Adoptă o politică standard și comunică deschis cu angajații 

Spune-le încă de la început angajaților cum se acordă concediul în instituția pe care o manageriezi. Mulți adoptă regula Primul venit, primul servit, deși nu este tocmai corect. Cel mai bine ar fi să implementezi un sistem ingenios, în care toți pot avea parte de vacanța binemeritată. Pentru a nu exista riscul ca doar câțiva angajați să se odihnească în perioada sărbătorilor, stabilește un grafic care să funcționeze pe principiul rotației. Mai exact, oferă fiecărui șansa de a se bucura de zile libere de Crăciun sau Revelion o dată pe an. Modalitatea de acordare poate fi făcută în funcție de responsabilitățile specifice ale personalului, dar și de numărul cazurilor urgente. Asigură-te că toate turele sunt acoperite și că există suficienți specialiști în instituție. Astfel, eviți din start situațiile neprevăzute sau programările făcute pe ultima sută de metri. 

Află mai multe despre Cum să eviți suprasolicitarea personalului medical de sărbători?

2. Stabilește datele pentru depunerea cererilor de concediu 

Asigură-te că derulezi corect aspectele birocratice și ai o evidență clară asupra planificării concediilor. Comunică-le specialiștilor care este termenul limită pentru depunerea cererilor și stabilește câteva reguli de rezolvare a eventualelor neînțelegeri. E foarte posibil ca doi angajați să solicite concediu în aceeași perioadă. Ce faci într-un asemenea caz? Indicat ar fi să ții cont de vechimea în companie, dar și de performanțele înregistrate de-a lungul timpului. Personalul cu rezultate excelente are prioritate. Este o modalitate numai bună de a-ți exprima respectul și aprecierea față de resursele valoroase. Dacă vrei să eviți discuțiile în contradictoriu, dar și tensiunile de la nivelul echipei, lasă-ți angajații să se înțeleagă în privința perioadei de pauză. Este un exercițiu perfect de încredere și susținere reciprocă. În plus, este o inițiativă care facilitează crearea unui mediu prietenos și orientat către nevoile angajatului. 

3. Gândește-te și la nevoile companiei

Pe lângă părerea angajaților, ar trebui să iei în considerare și obiectivele specifice ale instituției medicale. Evaluează atent fluxul de activități, dar și cerințele speciale pe care le prezintă pacienții. În cazul spitalelor de urgență ar putea fi destul de greu să acorzi concedii medicale, mai ales celor aflați în prima linie. În asemenea cazuri, suplimentarea personalului este mai mult decât necesară. Încearcă să aduni resurse suficiente pentru a nu exista riscul supraaglomerării. Lipsa unui profesionist poate îngreuna semnificativ procesul de lucru dacă nu există un înlocuitor adecvat. Gândește-te dinainte care este numărul optim de medici, asistente, infirmieri sau personal auxiliar. De asemenea, evaluează-ți bugetul și vezi dacă poți acorda mai multe concedii plătite în preajma sărbătorilor. 

4. Asigură-te că politica de acordare a concediilor este ușor de înțeles 

Derulează constat ședințe cu echipa medicală pentru a elimina erorile de comunicare și implicit probleme de organizare a concediilor. Oferă-le oportunitatea de a adresa întrebări și a discuta pe îndelete despre agitația specifică sărbătorilor. Asigură-te inclusiv că politica este scrisă undeva și că fiecare angajat o poate accesa cu ușurință. Nu include termeni greu de asimilat. Explicațiile trebuie să fie clare, coerente și cât se poate de sumarizate. Nimeni nu ar vrea să piardă ore întregi pentru a afla cum poate să-și depună o cerere de concediu. De asemenea, facilitează comunicarea rapidă cu departamentul de HR, în cazul în care tu nu poți interveni. 

Flexibilitatea este esențială în asemenea cazuri. Chiar dacă programările pentru consultații s-au dublat în perioada premergătoare Crăciunului sau Anului nou, promovează importanța schimburilor de ture. 

Iată Top 5 abordări pentru retenția personalului medical în perioada de sfârșit de an 

5. Concediul medical este un drept, tratează-l ca atare 

Mulți angajați aleg să vină la muncă, chiar dacă starea fizică sau psihică nu le permite să ducă la bun sfârșit toate activitățile. Oricât de agitată ar fi viața în industria medicală, un angajat bolnav nu poate decât să creeze și mai multe probleme. Spre exemplu, cazurile de îmbolnăvire pot crește considerabil de la o zi la alta – ceea ce aduce pagube productivității generale și satisfacției profesionale. Nu încerca să susții un asemenea comportament, chiar dacă lista de priorități e plină. Încurajează-ți personalul să se odihnească atunci când simte că organismul cedează. Nu aștepta să iei o decizie până când cererile de concediu medical se dublează. Îți va fi mult mai greu să gestionezi etapele de lucru, dar și să înregistrezi rezultatele dorite într-un moment în care fiecare inițiativă contează. 

Concluzii 

Fiecare angajat are dreptul la concediu medical sau de odihnă, mai ales atunci când simte că oboseala fizică și epuizarea psihică își spun cuvântul. Însă, cum acționezi în cazul în care mai sunt doar câteva zile până la cele mai importante sărbători ale anului? Cum poți gestiona corespunzător agitația specifică, așteptările angajaților și implicit nevoile instituției medicale? E destul de greu să pui în balanță toate responsabilitățile manageriale, dar nu imposibil. Cu strategiile adecvate poți bifa toate prioritățile de la sfârșitul anului. E important să planifici din timp modalitatea de acordare a concediilor, dar și să suplimentezi personalul pentru a evita din start situațiile neprevăzute. De asemenea, stabilește perioada pentru depunerea cererilor, dar și un sistem eficient pe care să-l aplici în cazul în care primești două solicitări simultan.

Investește în bunăstarea angajaților, dar nu uita de nevoile specifice ale instituției medicale!

Angajezi specialiști medicali? Creează un cont de companie, spune-ne ce posturi libere ai, iar noi te conectăm cu candidați calificați.

REDSEM

Pasiunea pentru scris și modul în care am ales să mixez curiozitatea pentru domeniul medical și redactare sunt cele care mă fac să vă prezint articole elaborate. Îmbinarea dintre artă și știință este ceea ce definește stilul meu. Vă invit pe toți la lectură plăcută și sper să găsiți informații esențiale în textele mele.