Ghid de evaluare a performanței personalului din sistemul medical

„Angajații talentați rămân pentru că sunt plătiți bine, apreciați, ascultați, promovați, incluși în procesul de luare a deciziilor, instruiți și provocați să dea mereu tot ce au mai bun.” autor anonim

Sistemul sănătății oferă servicii ce se bazează pe mulțumirea și bunăstarea pacienților, de aceea, angajaților li se cere să performeze în permanență la capacitate maximă. În acest sens, managerii medicali și cei din HR pot evalua performanțele personalului medical prin implementarea și menținerea unui sistem ce măsoară atât calitatea cât și cantitatea muncii specifice fiecărei poziții în parte.

Obiectivul principal al acestor evaluări este informarea personalului cu privire la calitatea muncii sale, identificarea problemelor și încurajarea dezvoltării profesionale. 

Citește și Managementul si evaluarea personalului medical. Ce instrumente are la indemana managerul?

Beneficiile evaluării performanței

Supunerea – Evaluarea înseamnă documentarea fără drept de apel a cazurilor în care încheierea contractului este necesară, dar și verificarea celor care se califică pentru o avansare sau creștere salarială și se previn astfel favoritismele.

Comunicarea – Acest lucru presupune acordarea unui feedback constructiv în privința performanțelor medicale și nu numai, dar pentru o bună interacțiune, comunicarea trebuie să se desfășoare între patru ochi, plus eventualele probleme sesizate de personal la locul de muncă să fie primite cu calm și recunoștință.

Motivație – Evaluările pozitive oferă angajaților motivația necesară pentru a performa la capacități maxime și a simți în fiecare zi un oarecare grad de mândrie. În plus, a știi exact cum se descurcă, înseamnă a știi în ce privințe trebuie să fie fiecare persoană mai atentă. 

Dezvoltare – Evaluarea performanței angajaților arată echipei de conducere ce traininguri trebuie să pună la dispoziția subordonaților și încurajează îmbunătățirea continuă a serviciilor oferite.

Pașii pentru a pune în practică evaluările individuale

Evaluarea profesională ar trebui să aibă loc cel puțin o dată pe an pentru angajații cu vechime, iar pentru cei noi la fiecare 3 până la 6 luni. Toate acestea pentru a asigura toate părțile implicate că termenii contractuali sunt încă valabili și pentru a fi siguri că angajatul înțelege pe deplin care îi sunt îndatoririle.

Deși evaluările formale se întâmplă doar o dată pe an, echipele formate dintr-un număr restrâns de angajați consideră că este binevenit un feedback constructiv de la superiorul direct în cadrul unei ședințe lunare sau chiar săptămânale.

În această ordine de idei, există multe criterii după care poți evalua pe cineva, atât personale cât și profesionale, dar întotdeauna trebuie să te ghidezi după fișa postului, iar acestea sunt doar câteva sugestii:

1. Stabilește standarde și criterii de evaluare pentru fiecare post în parte.
2. Stabilește cum și de către cine vor fi efectuate evaluările.
3. Stabilește procesul prin care se colectează datele.
4. Evaluează performanțele personalului la sfârșitul perioadei de probă și apoi la un interval prestabilit.
5. Discută cu angajații criteriile de evaluare și ia în considerare feedback-ul acestora.
6. Setează obiective de îmbunătățit și planul de implementare pentru acestea.
7. Îndosariază evaluările într-un dosar personal al angajatului.

După ce ți-ai trasat planul general de evaluare, procesul în sine se poate desfășura în trei etape, respectiv:

• Pre-evaluarea – superiorul direct completează un model standard de evaluare al angajaților și poate opta pentru a strânge informații de la ceilalți membri ai echipei (colegi medici, asistente, brancardieri, recepționeri, etc) sau le poate cere angajaților să completeze un chestionar de auto-evaluare.
• Evaluarea în sine – partea de discuție în particular a superiorului cu angajatul, cu mențiunea că cel supus evaluării a avut ocazia să-și vadă propriul raport de evaluare înaintea întâlnirii și în timpul acesteia poate face propriile comentarii.
• Post-evaluarea – după evaluare, angajatul trebuie să primească o perioadă de probă, în care să aibă ocazia șă-și îmbunătățească performanțele. 

Citește și Urmeaza evaluarea anuala a angajatilor. 6 pasi pentru un proces eficient

Planul de îmbunătățire al performanțelor

Un plan de îmbunătățire al performanțelor le permite managerilor și angajaților să rezolve problemele pe parcurs ce acestea apar. Este folosit când angajații primesc evaluări pe ultimele trepte, pentru a preveni concedierea. Așadar:

1. Setează o perioadă de probă (de 30 până la 60 de zile);
2. Evaluează din nou angajații conform rezultatelor din această perioadă de probă și dacă nici acum situația nu s-a îmbunătățit, oferă un avertisment scris;
3. Perioada de probă se poate repeta de până la 3 ori, dar dacă angajatul nu arată bunăvoință, se purcede la terminarea contractului.

Criterii de evaluare ale performanței

Calități personale:

• Integritate – cât de sincer este cineva;
• Diversitate – cât de mult acceptă diferențele dintre el și colegi;
• Inițitivă – cât de mult preia inițiativa în organizarea activităților din afara spațiului de muncă;
• Inovație – cât de multe idei noi are;
• Respect – cât de respectat este, dar mai ales cât de mult îi respectă pe cei din jur;
• Dezvoltare – cât de dornic este să se perfecționeze, pe orice plan.

Calități profesionale:

• Relații interpersonale – spiritul de echipă și comunicarea cu colegii;
• Calitatea muncii depuse – dacă își îndeplinește atribuțiile cu profesionalism;
• Cumpătare – folosirea într-un mod cumpătat a resurselor pe care le are la îndemână, fără a face risipă sau a lua acasă;
• Cât de disponibil este să muncească – dacă se prezintă la timp la program și face ore suplimentare;
• Productivitate – câte cazuri rezolvate are și cât de mult lucrează efectiv în timpul petrecut la muncă;
• Cunoștințe – modul în care înțelege ce are de făcut, ce și cum anume împărtășește din cunoștințele lui restului colegilor.

Citește și Cum să măsori performanța angajaților tăi: 3 metode prin care poți crește productivitatea echipei medicale, avantaje și criterii de analiză

Cerințe esențiale la locul de muncă

1. Îndatoriri – realizarea sarcinilor profesionale în concordanță cu politicile interne;
2. Sănătate și siguranță – are grijă să nu se prezinte la muncă bolnav, pentru că îi pasă de siguranța pacienților, a vizitatorilor și a colegilor;
3. Profesionalism – Întâmpină fiecare pacient, vizitator și coleg într-o manieră profesională;
4. Eficiență – anticipează nevoile personalului medical, ale pacienților, vizitatorilor și colegilor;
5. Dezvoltare continuă – profită de traininguri, conferințe și seminarii, întrucât domeniul medical este unul în continuă dezvoltare și dorește să țină pasul cu cele mai noi studii și tehnologii.

Posibil sistem de gradare a performanțelor

1 = nu îndeplinește necesarul 

2 = îndeplinește rareori cerințele job-ului

3 = se achită de îndatoriri

4 = depășește adesea așteptările

5 = depășește mereu așteptările

În timp ce multe dintre criteriile de mai sus se vor aplica atât personalului medical cât și celui auxiliar, vor exista și câteva diferențe între personalul clinic și cel non-clinic, iar atribuțiile înscrise în fișa postului trebuie să reprezinte un ghid de evaluare pentru superiorul direct, care trebuie să ia în considerare și următoarele:

Pentru posturile clinice:

• Ce programe are clinica pentru a monitoriza datele oferite de aparatura medicală și prescripțiile scrise de către medici?
• Cât de independent lucrează angajatul și dacă respectă Jurământul lui Hipocrate?
• Angajatul își documentează în mod eficient munca de laborator sau cabinet? Trece tot ce trebuie în fișele pacienților sau registrul de consultații?

De asemenea, multe clinici limitează numărul de programări pe care un medic le poate primi pe zi. Asta pentru a putea avea o evidență clară a timpului petrecut de acesta în cabinet. Deoarece un angajat care începe mereu târziu va da automat peste cap programul celor de la recepție. Ceea ce înseamnă costuri și deranj mai mare pentru clinică. Care-și “câștigă” astfel o reputație proastă, din cauza nemulțumirii pacienților, care trebuie să aștepte prea mult la ușă.

Un alt criteriu de evaluare este și rata cu care pacienții revin la control cu aceeași problemă, respectiv rata infecțiilor și a cazurilor rezolvate. Deși acest lucru este evitat adesea de mulți medici, care prescriu din start antibiotice menite să lupte împotriva umflăturilor sau a altor reacții adverse ale celorlalte medicamente. 

Pentru posturile non-clinice:

• Există proceduri pentru fiecare post în sine, de exemplu, recepționerele știu cât este permis să se stea la telefon pentru a efectua o programare?
• Angajatul evaluat a beneficiat sau nu de training la locul de muncă?
• Cum influențează performanța angajatului respectiv performanțele restului echipei medicale?

Citește și Cum sa tii fericit personalul medical. Sfaturi pentru productivitate sporita

Salarii în concordanță cu performanțele

Angajații, indiferent de domeniul în care lucrează, fac adesea legătura între eforturile lor și salariul pe care-l primesc. Este important ca fiecare om al echipei să știe care sunt criteriile de evaluare, ce posibile șanse de avansare are și mai ales când și cum sau cu cât își poate permite să-și negocieze salariul.

Pentru acest lucru este nevoie de empatie, transparență și comunicare între departamente și secții. În acest sens, conducerea cabinetului, a spitalului sau a clinicii, primind raportul financiar poate decide ca fiecare salariu să fie mărit anual cu 3 până la 10%, indiferent de rezultatul evaluării. Ca mai apoi, cei ce au rezultate excepționale să-și negocieze individual venitul sau să primească alte bonificații.