Rolul unui Front Desk Officer în spital: studii, fișa postului și salariu [2021]

Meseria de Front Desk Officer în domeniul medical pare ușoară la prima vedere, însă ea  reprezintă prima interfață între echipa medicală și comunitate. Persoanele care lucrează ca Front Desk Officers au un rol esențial în a reprezenta unitatea sau compania față de pacienți și parteneri.

Și nu doar atât: echipa de la recepție este și cea care influențează imediat impresia oamenilor, în funcție de amabilitatea și ajutorul pe care îl oferă. Cu o atitudine prietenoasă și proactivă, un Front Desk Officer poate readuce zâmbetul și sentimentul că totul va fi bine pacienților, care vin la spital din necesitate și cu probleme de sănătate, în doar câteva minute de interacțiune. 

Pe scurt, un front desk officer reflectă întreaga echipă, iar atitudinea sa este “cartea de vizită” a companiei medicale. Ca urmare, acest job merită atenția și respectul cuvenite atât din partea celor care îl lucrează, dar și al angajatorilor. 

Iată, mai jos, ce presupune rolul unui Front Desk Officer în spital, de la studiile necesare, la fișa postului și salariile oferite în România în 2021. 

Front Desk Officer: ce înseamnă această profesie?

Titulatura de Front Desk Officer este, la bază, cea de recepționer în cadrul unei companii sau al unui departament.

În postul de recepționer în spital (sau o clinică / policlinică / departamentul de imagistică etc.), ești persoana responsabilă pentru interacțiunea cu toți cei care trec pragul instituției, fie că vorbim de pacienți, familiile acestora sau parteneri ori colaboratori. 

Rolul de Front Desk Officer presupune gestionarea sarcinilor administrative, printre care se numără: preluarea apelurilor telefonice și programarea consultațiilor pacienților în funcție de disponibilitatea medicilor (la telefon, pe e-mail sau în persoană), explicarea formularelor medicale pentru pacienți, procesarea plăților după tratament șamd.

Citește și: Sarcini zilnice pe care le are de făcut un front desk officer din domeniul medical

Ce studii îți trebuie pentru a lucra ca Front Desk Officer

Postul de Front Desk Officer este, în general, o poziție entry-level, care nu cere studii în domeniu sau ani mulți de experiență. Dar ea se poate dezvolta spre o poziție de senior, în rolul de recepționer șef. 

Majoritatea anunțurilor de joburi ca recepționist în spital nu cer studii superioare, însă există posibilitatea ca unii angajatori să dorească acest lucru. Adesea este nevoie de cel puțin diploma de absolvire a liceului / școlii profesionale. 

Companiile medicale angajatoare pot solicita, în anumite cazuri, completarea unor traininguri pentru a dezvolta competențe de lucru în anumite programe de software medical, proceduri de lucru specifice companiei etc.  

Fișa postului și responsabilități ca Front Desk Officer

Cum spuneam, cu toate că pare un job ușor, adevărul este că rolul e foarte important pentru spitalul sau clinica în care lucrezi. Vei fi „fața” instituției pentru toți vizitatorii și vei fi persoana responsabilă de prima impresie pe care o lasă echipa față de pacienți și alți clienți.

De aceea, cei mai potriviți candidați pentru postul de Front Desk Officer sunt adesea cei care preferă să lucreze cu oamenii direct, care au o personalitate plăcută și prietenoasă, dar și disciplinată și intuitivă. 

Citește și: Spațiile goale din CV: cum folosești perioadele de pauză dintre joburi în favoarea ta

Vorbim de lucrul cu pacienți diferiți și în permanență noi, care vin cu probleme de sănătate și sunt adesea stresați. Așadar, la fel de important în acest job este să poți gestiona situațiile ușor dificile, inclusiv plângerile și reclamațiile, și să îți păstrezi calmul și deschiderea spre a rezolva problemele pacienților.  

O parte din job este de a face oamenii să se simtă bine primiți și îngrijiți de profesioniști, înțeleși și cât mai confortabil în sediul companiei medicale (sau în sala de așteptare).

1. Fișa postului și responsabilități

Iată principalele cerințe și responsabilități din fișa postului de Front Desk Officer (sau Recepționist spital):

• Te ocupi de întâmpinarea, informarea corectă și îndrumarea amabilă a pacienților (sau a altor persoane) către cabinetele, serviciile medicale sau departamentele de care au nevoie (imagistică, laborator de analize etc.);
• Asiști pacienții în completarea sau gestionarea fișelor / cererilor de care au nevoie;
• Te ocupi de cererile pacienților și ale furnizorilor, dar și de organizarea și clasarea/arhivarea rezultatelor / fișelor / dosarelor (digital sau manual) și înmânarea lor către pacienți;
• Te ocupi de apelurile telefonice primite la recepție și de direcționarea lor în funcție de nevoile pacienților / persoanelor care au sunat;
• Te ocupi de solicitările primite pe e-mail privind consultațiile sau informațiile de care au nevoie pacienții;
• Te ocupi de întocmirea facturilor și încasarea contravalorii acestora pentru serviciile medicale de care au beneficiat pacienții, cât și de plățile către furnizorii cu care compania lucrează;
• Gestionezi sarcinile administrative de la recepție (în special programările și corespondența);
• Ajuți personalul medical, când este cazul, cu diferite taskuri administrative și de secretariat;

De asemenea, printre atribuțiile postului se mai numără și următoarele:

• Menții, alături de colegi, o atmosferă prietenoasă și plăcută; 
• Te asiguri că recepția este ordonată și prezentabilă;
• Primești scrisori și colete de la curieri;
• Gestionezi consumabilele de birou și plasezi comenzi când e nevoie de ele.

Te-ar putea interesa și: Întrebări pe care să le pui la finalul interviului de angajare pentru a face o impresie bună

Practic, toate aceste responsabilități se pot organiza în 4 mari direcții:

1. Întâmpinarea și informarea pacienților (și a altor persoane care vin la spital)

Este principala activitate a unui Front Desk Officer: cea de a primi pacienții care vin la consultații sau persoanele interesate de parteneriate sau colaborări. Comunicarea eficientă se referă nu doar la ce și cum vorbești cu aceste persoane, cât și la comunicarea nonverbală (gesturi și comportament) pe care o transmiți. 

În funcție de cum sunt tratați, aceste persoane pot alege dacă vor reveni sau nu la același spital sau aceeași clinică în viitor – de aceea e important să fie tratați respectuos. 

Un recepționer bun are zâmbetul pe buze, este amabil și atent la nevoile pacienților (clienții spitalului, practic), intuind când aceștia sunt confuzi, nerăbdători, au nevoie de ceva ori sunt nervoși. Aici ajută enorm empatia, răbdarea, cât și inteligența socială.   

2. Preluarea apelurilor telefonice / e-mailurilor și programarea consultațiilor / întâlnirilor

O altă sarcină zilnică, care ocupă mare parte din timp, ține de relațiile cu clienții: preluarea solicitărilor venite pe e-mail, prin apel telefonic sau live, la recepție. Ca Front Desk Officer, trebuie să le preiei și să răspunzi – ori să direcționezi mai departe către specialiștii avizați. 

Etica și profesionalismul, dar și atenția reală spre a rezolva problemele solicitate sunt necesare în acest post. 

De asemenea, vorbim și de programarea și organizarea calendarului, astfel încât atât echipa medicală, cât și pacienții și furnizorii să fie mulțumiți. Majoritatea unităților medicale folosesc software specializat pentru programări și vizualizarea lor, cât și istoricul acestor vizite și consultații. 

Ca recepționer, e important să rămâi atent la situații neprevăzute, fie anularea programărilor, fie apariția unor cazuri urgente, iar aici comunicarea este iarăși cheia: atât cu echipa, cât și cu pacienții / furnizorii.

Citește și: „De ce să te angajăm?” Sfaturi cheie și 5 răspunsuri potrivite la o întrebare grea

3. Comunicarea internă 

Dincolo de relațiile cu pacienții și clienții spitalului, și armonia din echipă este decisivă în acest post. Lucrezi în fiecare zi cu colegii tăi și relațiile cu echipele medicale sunt la fel de importante precum cele cu pacienții și clienții, în general.

Atunci când toată lumea este pe aceeași lungime de undă, lucrurile merg excelent, de aceea e nevoie să știi să comunici clar și eficient, dar și empatic, cu colegii de echipă și cu cadrele medicale implicate în sarcinile de care te ocupi, dar și să știi când să ceri ajutor ori să dai o mână de ajutor unui coleg. 

4. Comunicarea externă

În aceeași măsură, recepționerul este cel care comunică și menține relațiile profesionale dintre spital sau clinică și părți terțe: vânzători, colaboratori, cadre medicale, companii de asigurări etc.. În funcție de fiecare în parte, există diferite forme de comunicare pe care e bine să le cultivi și să le gestionezi productiv și armonios. 

Transparența este vitală în succesul serviciilor medicale oferite pacienților, cât și în succesul colaborărilor cu partenerii, iar asta cere abilități de comunicare atât live, cât și digitale. 

Poți citi un articol dedicat despre aceste sarcini zilnice ale unui Front Desk Officer aici.

2. Abilități și calificări necesare

Printre abilitățile și competențele pe care un Front Desk Officer de succes le deține – și pe care angajatorii le cer în anunțurile de joburi – se numără următoarele (lista este lungă și nu trebuie îndeplinite toate aceste criterii pentru a fi angajat!):

• Abilități de comunicare excelente, pentru a asigura interacțiuni pozitive, profesioniste și productive atât în apelurile telefonice, cât și online și față în față;
• Abilități sociale dezvoltate (empatie, inteligență socială și emoțională), pentru a oferi informații și ajutorul necesar diferitor tipuri de persoane cu care interacționezi (pacienți dificili sau supărați, de exemplu);
• Abilități bune de planificare, organizare și time management, pentru a putea gestiona diferite tipuri de sarcini administrative;
• Competențe digitale și operare PC și alte echipamente de birou, pentru a lucra cu diferite programe și aplicații (suita Microsoft / Google apps, software medical și administrativ pentru programări, corespondență, comunicarea online, procesare a plăților, administrare a formularelor);
• Disponibilitate pentru a lucra în ture, fiind vorba de un post în domeniul medical;
• Cunoștințe bune de limba engleză / alte limbi (opțional)
• Amabilitate, simțul responsabilității și atenție la detalii;
• Abilități de cooperare și cooperare;
• O gândire orientată spre rezolvarea problemelor;
• Spirit proactiv, etic și dedicat.

Citește și: Tu ce salariu crezi că meriți? Cum să te evaluezi corect profesional

Ce salariu poate lua un Front Desk Officer în spital?

Salariile diferă de la o companie medicală la alta. Depinde foarte mult dacă este vorba de un spital privat sau public, dacă vorbim de spital, de o clinică sau cabinet șamd. 

În general, pachetul salarial include, pe lângă salariu, și tichetele de masă, dar și alte beneficii extrasalariale importante astăzi, precum traininguri specializate pentru dezvoltarea de noi abilități esențiale pe piața muncii, abonamente medicale premium pentru angajat și familia sa, program flexibil etc. 

Conform aplicației Salario, pentru un post de Recepționer în sectorul medical, în București, salariul mediu este de 2100 lei (net), dar poate porni de la 1850 lei (min.) spre > 2700 lei. În Timișoara, salariul mediu pe piață pare să fie de 2200 lei (net) și pornește de la 2000 lei minimum. În Bacău, salariul mediu pare să fie 2000 lei.

Ca Recepționer șef, salariile sunt cu 500-1000 lei mai mari, în general, pornind de la 2500 lei minimum, în București – care este și salariul mediu în Bacău sau Cluj-Napoca pe același post, de exemplu.

Te-ar putea interesa și: De ce nu fac angajatorii salariile publice, în domeniul medical privat

Altă aplicație, spre exemplu calculatorul Paylab, indică un salariu de minimum 1800-2300 lei și care se poate duce spre 3500 lei. 

Odată cu experiența, din postul de recepționer poți evolua profesional spre roluri de recepționer șef sau office manager.  

Acest rol de recepționer în spital poate semăna cu cel de Registrator medical, însă nu sunt identice. Postul de registrator medical este mult mai axat pe lucrul cu pacienții, dar și cu cadrele medicale privind informațiile pacienților (de exemplu, asistă la consultații, înscrie datele personale ale pacientului, tipărește datele consultației etc.).

Ești Front Desk Officer și vrei un loc de muncă mai bine plătit? Înscrie-te gratuit pe MEDIjobs, iar noi îți vom aduce cele mai bune oferte de angajare de la clinici și spitale de top din România.