Cum sa construiti o relatie eficienta recrutor-angajator daca lucrati amandoi de acasa

In aceasta perioada, din cauza pandemiei de COVID-19, multi angajatori au decis sa lucreze cu angajatii de acasa, iar aceasta trecere poate fi o provocare pentru multi dintre ei, de aceea cauta solutii pentru a-si desfasura cu succes activitatea profesionala de acasa. Pentru recrutori, acest lucru inseamna sa invete cum sa desfasoare procesul de recrutare complet online si cum sa colaboreze cel mai bine cu angajatorii la distanta.

Exista antreprenori care isi coordoneaza angajatii de la distanta de la inceputul colaborarii dintre acestia, la fel si recrutori care au experienta colaborarilor de acasa, iar acest lucru nu i-a impeidicat sa formeze o relatie benefica cu candidatii si cu angajatorii.

Iata cum sa creati o relatie de colaborare eficienta intre recrutor si angajatori, lucrand de acasa:

1. Pregatiti-va temeinic pentru a fi credibil in fata angajatorului

Atunci cand nu aveti posibilitatea unei intalniri fata in fata, trebuie sa fiti pregatitit sa convingeti angajatorii ca pot avea incredere in abilitatile pe care le aveti in a alege cei mai buni angajati pentru afacerile lor.

In primul rand, trebuie sa va documentati si sa intelegeti fiecare companie si fiecare job pentru care recrutati. Pentru a face acest lucru, puteti vorbi cu cineva care a ocupat anterior o astfel de pozitie pentru a afla mai multe despre activitatile de zi cu zi. Astfel, veti fi mult mai credibil in discutia cu angajatorii cu care colaborati si veti putea atrage persoane care ar putea fi candidati excelenti pentru job-urile oferite.

De asemenea, este bine sa aveti o imagine de ansamblu a pietei, astfel va va fi mai usor sa cautati candidatii in locul potrivit. Pentru aceasta etapa, va puteti documenta din surse online, de pe site-uri de profil sau chiar si de la cunostinte.

In cele din urma, asigurati-va ca setati o agenda pentru sedinta cu angajatorii, pentru a nu fi presat de timp sau pentru a nu intarzia anumite convorbiri, ceea ce poate arata lipsa de profesionalism.

2. Intelegeti situatia actuala si fiti flexibil 

Cand angajatorii lucreaza de acasa, programul lor poate fi diferit de cel care era cand lucrau la birou. Acest lucru este valabil mai ales acum, daca se confrunta cu provocari neasteptate, trebuie sa le acorde atentie copiilor care nu mai merg la scoala, au o ruda bonava etc. Aratati empatie si intelegere in aceasta perioada si veti fi mult mai apreciat.

Acest lucru ar putea insemna sa lucrati ocazional in afara programului normal, mai ales daca va aflati in zone cu fus orar diferit. Angajatorii cu care veti colabora va vor aprecia sprijinul si vor avea mai multa incredere in serviciile oferite.

De asemenea, pentru a va arata empatia fata de situatia actuala in care se afla si ei din cauza masurilor impuse de autoritati pentru limitarea raspandirii noului coronavirus, incercati sa abordati si subiecte prietenoase, dar, in acelasi timp, pastrati tonul formal si respectul fata de acestia. Astfel, in conversatia cu angajatorii, puteti aborda si subiecte legate de situatia actuala, pandemia de COVID-19 si cum influenteaza toate acestea companiile.

3. Cereti angajatorilor sa va ofere feedback despre profilurile candidatilor 

Dupa ce ati trecut de partea introductiva si i-ati captat atentia in timpul conversatiei, cereti-i angajatorului sa va ofere detalii despre job-ul pe care il are disponibil si despre potentialii candidati. Unele intrebari pe care le puteti pune sunt: „De ce ar vrea cineva sa se alature echipei dvs.?” si „Care este oportunitatea unui candidat pe aceasta pozitie?” Acest lucru ii permite chiar si angajatorului sa inteleaga mai bine ceea ce poate oferi angajatilor si, in acelasi timp, se pregateste pentru interviul cu candidatii.

De asemenea, este bine sa cereti detalii despre cele mai mari provocari ale rolului si impactul pe care il poate avea noua angajare pentru candidati. 

Apoi, profitati de ocazie pentru ca angajatorul sa evalueze profilul candidatilor pe care i-ati descoperit in timpul cercetarii de pana la acel moment. Puteti face acest lucru fie in timp real, in cadrul discutiei pe care o aveti cu acesta, fie ii puteti trimite link-uri sau documente cu detaliile despre fiecare si, ulterior, sa va comunice parerea sa despre acestia.

Informatiile de acest fel nu numai ca va vor ajuta sa evaluati daca alegerile pe care le-ati facut sunt pe placul angajatorului, dar va pot ajuta sa intelegeti tipurile de abilitati si trasaturi pe care le cauta angajatorul la noul angajat, ceea ce va face mai usor sa evaluati profilurile candidatilor de pe lista.

Citește și: Importanța leadershipului și a unei bune comunicări în timpul pandemiei COVID-19 în sistemul medical

4. Clarificati procesul de recrutare si de intervievare

Dupa ce ati aflat care sunt criteriile esentiale pe care sa le urmariti in procesul de recrutare, este timpul sa analizati logistica, materialele online, cat timp va dura interviul, cine trebuie sa fie implicat etc.

Examinati procesul in toate etapele sale impreuna cu angajatorul. Verificati daca fiecare sarcina, interviu, test tehnic si prezentare poate fi desfasurat in mediul online, iar daca nu se poate, trebuie sa stabiliti care este modalitatea prin care puteti testa abilitatile si competentele candidatilor, in conditiile actuale, la distanta, folosindu-va numai de mediul online.

Dupa ce ati elaborat un plan pe care angajatorul l-a aprobat, expuneti-l printr-o cronologie realista bazata pe factori precum disponibilitatea persoanelor implicate si impactul situatiei actuale. Stabilirea asteptarilor corecte este cruciala, in special in aceasta perioada de incertitudine in care termenele pot fi putin mai lungi decat de obicei.

Fiti pregatit sa raspundeti la intrebarile lor despre job-ul disponibil si despre impactul pandemiei de COVID-19 asupra acestuia.

Asigurati-va ca stabiliti calendarul impreuna cu angajatorul si cu intervievatorii. De asemenea, ar trebui sa confirmati rolul specific pe care il va juca fiecare intervievator, cum ar fi cine va evalua competentele tehnice sau abilitatile esentiale pentru ca interviul online sa aiba o logica si sa se desfasoare firesc, precum ati stabilit. Cu aceste decizii bine puse la punct, puteti stabili o ordine si lucrurile vor decurge asa cum va doriti.

In momentul in care fiecare persoana implicata in perocesul de recrutare este de acord cu calendarul stabilit, puteti comunica informatiile necesare si candidatilor pe care i-ati ales in functie de criteriile esentiale impuse de angajator.

5. Stabiliti ce canale de comunicare veti folosi

Alegerea unor canale de comunicare eficiente poate crea sau distruge un parteneriat de recrutare de succes cu un angajator la distanta. In timp ce puteti utiliza telefonul, e-mailul si mesageria pentru viitoarele interactiuni, specialistii recomanda sa luati in calcul folosirea unui instrument de conferinta video precum Zoom, Skype, Google Hangouts etc. pentru intalnirile cu angajatorii, dar si pentru realizarea interviurilor de prezentare.

Abilitatea de a avea o conversatie „face to face” demonstreaza ca amandoi oferiti acestei activitati de recrutare o atentie deplina. Acest lucru ajuta la crearea unei relatii eficiente si rapide, deoarece puteti vedea limbajul nonverbal al participantilor, ceea ce este important, deoarece poate indica daca aveti nevoie sa clarificati ceva sau daca angajatorul nu este de acord cu unele situatii expuse. 

Dupa prima conferinta organizata, identificati preferintele angajatorului pentru a avea un contact permanent si eficient. Notati-va cat de des stabiliti sa comunicati si ce platforma alegeti sa folositi, cum ar fi telefonul, e-mailul sau o platforma de mesagerie instantanee precum Microsoft sau Slack. Dar retineti ca, pe masura ce colaborarea ia amploare, este posibil ca angajatorul sa nu fie disponibil atunci cand va asteptati sau nu poate sa raspunda pentru perioade mai lungi de timp, asa ca, este util sa aveti un plan de rezerva daca nu primiti feedback constant.

Specialistii spun ca stabilirea unei intalniri repetate, cel putin saptamanal, este foarte importanta. Ar trebui sa oferiti angajatorilor o actualizare saptamanala a situatiei in legatura cu progresul de recrutare pentru job-ul pe care il au disponibil. Acest lucru este si mai important in aceasta perioada, deoarece lucrurile se schimba de la zi la zi. 

Aceasta actualizare a starii ar trebui sa includa informatii cheie, cum ar fi candidatii care sunt pe lista, ce se va intampla saptamana viitoare si orice riscuri sau provocari pe care le puteti anticipa. Daca apar probleme, va trebui sa stabiliti de comun acord o persoana care va rezolva orice situatie neprevazuta in absenta angajatorului, asa ca poate fi util sa incepeti sa discutati acest lucru inca de la sedinta de introducere.

Citeste si: Ce SĂ FACI și ce SĂ NU FACI, în timpul interviului de recrutare

6. Oferiti sprijinul si resursele de care au nevoie pentru a realiza interviuri online de succes

In timp ce unii angajatori au experienta in realizarea interviurilor online, altii pot fi noi in acest concept, mai ales daca aceasta este prima data cand lucreaza de la distanta. Ca recrutor, aveti ocazia de a va pozitiona ca un partener de incredere, ajutandu-i pe angajatori sa se simta confortabil cu procesul de intervievare online.

Puteti pregati o lista de resurse pe care sa o trimiteti angajatorilor, cum ar fi cateva sfaturi pentru realizarea unui interviu video fara probleme.

De asemenea, va puteti gandi la antrenarea acestora, in special daca observati ca au probleme cu tehnologia in timpul intalnirii online. Oferiti-va sa efectuati un apel de test cu acestia inainte sa vorbeasca cu candidatii si sa le trimiteti o lista cu cele mai bune practici care sa-i ajute sa aleaga cei mai buni candidati pentru job-urile oferite.

Aceasta poate include crearea unui plan de rezerva in cazul in care candidatul are probleme cu conexiunea la internet si trimiterea oricaror documente de test cu cel putin 24 de ore in avans, astfel incat candidatul sa nu fie nevoit sa se grabeasca si sa le revizuiasca inainte de interviu.

In plus, este posibil sa doriti sa oferiti cateva indicii despre modul in care angajatorii pot oferi o experienta de exceptie candidatilor in timpul interviului online si sa prezinte cultura companiei lor. De exemplu, daca au deja un video la birou sau un filmulet de prezentare, pot trimite acest material candidatilor. De asemenea, pot folosi aceleasi tactici pe care le-ati folosit in timpul sedintei de introducere pentru a stabili o relatie puternica de la inceput. 

Prezentati-i angajatorului profilurile candidatilor inainte,  pentru a cunoaste situatia personala a acestora, sa inteleaga motivatiile lor si sa ii ajute in luarea deciziei finale. Asigurati-va ca transmiteti informatii clare si corecte candidatilor cu privire la calendarul pe care trebuie sa il respecte si la momentul in care vor primi feedback, astfel incat sa nu existe probleme care sa ingreuneze procesul de recrutare. Tineti cont de faptul ca intr-un context virtual, transmiterea rapida a feedback-ului devine si mai importanta.

Citeste si: Interviul la distanță | Cum te asiguri că alegi candidatul potrivit

Mihaela Badiceanu

Iubeste să scrie. Pasiunea ei pentru scris se datorează și dorinței de a cunoaște și înțelege cât mai multe domenii, în special cel medical. Face acest lucru pentru a le oferi informații utile celor din jur, fapt ce îi oferă o satisfacție enormă. Motto-ul ei este „Dăruind vei dobândi” (Steinhardt).