5 idei pentru gestionarea eficienta a timpului ca medic si manager

Timpul e cea mai importanta resursa, iar gestionarea eficienta a acestuia reprezinta una dintre cele mai mari provocari.

Acest lucru e valabil in cazul oricui. Dar, daca indeplinesti in acelasi timp rolul de medic si rolul de manager al unui cabinet medical sau stomatologic privat, vei simti intr-o si mai mare masura efectele gestionarii eficiente sau ineficiente a timpului.

Mai jos ai cateva idei de cum ai putea sa-ti gestionezi timpul in favoarea ta.

1. Evita salile de asteptare aglomerate

O sala de asteptare aglomerata creeaza frustrari si stres, atat pentru pacienti cat si pentru tine.

In mod ideal, pacientul ajunge la ora la care a fost programat sau cu cateva minute mai devreme, asteapta ca tu sa termini interactiunea cu pacientul de dinainte, apoi intra in spatiul tau de lucru si beneficiaza de atentia ta totala.

Numerosi factori pot sa altereze acest scenariu, insa tu poti sa preiei controlul asupra lor.

Organizeaza-ti programul astfel incat sa nu ai intervale prea scurte intre pacienti. O consultatie se poate prelungi, un pacient poate sa intarzie, diverse probleme pot sa intervina si decalajele sunt imposibil de evitat in totalitate.

Dar, daca ti-ai estimat corect timpul necesar efectuarii sarcinilor tale si ti-ai organizat programarile astfel incat sa-ti permiti putina flexibilitate, efectele decalajelor se vor resimti intr-o masura mai mica pe toate planurile. Un pacient va fi mai relaxat si mai putin nemultumit daca a ajuns sa astepte 10 minute in plus fata de 30 de minute in plus, iar tu te vei putea concentra mai usor pe pacientii de care te ocupi daca nu te agita o sala de asteptare care se umple de pacienti din ce in ce mai nerabdatori.

Daca decalajele care apar sunt mari, da dovada de si mai multa flexibilitate si reprogrameaza-ti pacientii pentru care reprogramarea nu creeaza mari inconveniente.

Fie ca e vorba de un decalaj mic, un decalaj mare sau o reprogramare, incearca sa explici pacientilor pe scurt de ce nu poti sa te ocupi de ei la ora stabilita de comun acord si cand vei putea onora acel angajament. Simplul fapt de a sti de ce si cat trebuie sa astepte atenueaza sentimentele negative intr-o masura semnificativa.

Atat timpul tau cat si al pacientilor e pretios. Tu ai un grad ridicat de control asupra acestui timp pe durata vizitei pacientilor la cabinetul tau. Planifica-l si gestioneaza-l cat mai atent, astfel incat riscul unei situatii incomfortabile pentru tine sau pentru pacienti sa fie cat mai redus.

Pentru ca si pacientii pot sa controleze acest timp in mod favorabil sau nu foarte favorabil…

2. Aminteste-le pacientilor de programari

Daca pacientii intarzie, iti pot altera programul destul de mult. Daca uita de programari si nu se prezinta la cabinet, vor trebui reprogramati iar tu vei pierde timp pretios. Mai ales daca exista un interval mare intre momentul programarii si momentul in care pacientul trebuie sa se prezinte la cabinet, sansele ca acesta sa uite de programare sau sa uite detaliile acesteia sunt ridicate.

Programarile ratate au un impact major nu doar asupra programului tau, ci si asupra pacientilor, mai ales cei care urmeaza tratamente recurente sau trebuie sa faca mai multe investigatii.

Pentru a reduce probabilitatea intarzierilor si a programarilor ratate, aminteste-le pacientilor de programari si detaliile acestora (data si ora, dar si locatia daca ai mai multe cabinete).

Nu uita sa-ti contactezi pacientii si sa-i anunti daca ceva a intervenit si trebuie sa modifici detaliile programarilor sau sa le anulezi.

Poti sa le amintesti prin telefon, email sau prin intermediul unei aplicatii si poti sa o faci tu personal, sa delegi sarcina front desk managerului, sa te bazezi pe o solutie sofware care sa o faca automat sau sa apelezi la serviciile unui call center specializat. In ideea aceasta…

3. Deleaga sarcinile administrative

Daca inca nu ai facut-o, angajeaza-ti o persoana capabila pentru pozitia de front desk manager care sa te ajute cu diversele sarcini administrative. Investitia poate parea inutila pentru un medic care lucreaza singur intr-un cabinet dar, chiar si in acest caz, valoarea returnata e de nepretuit.

Un front desk manager competent te va ajuta sa economisesti timp, sa te dedici mult mai mult pacientilor si profesiei alese, sa gestionezi relatia cu pacientii si sa-ti creezi o imagine de profesionalism. In plus, relatia dintre medic si pacient are sanse sa para mai umana daca nu medicul este cel care incaseaza banii pentru serviciile de care a beneficiat pacientul.

In cazul in care, din diverse motive, nu vrei sa ai un front desk manager, poti cauta diverse solutii software care sa te ajute in gestionarea si automatizarea sarcinilor administrative.

Solutiile softare iti pot fi de ajutor si daca ai un front desk manager. De exemplu, o solutie care permite pacientilor sa se programeze online si nu prin telefon are avantajul de a-ti oferi tie sau front desk managerului mai mult timp pentru a va ocupa de pacientii aflati deja la cabinet.

4. Acorda timp suficient fiecarui pacient

Unul dintre cele mai importante motive pentru care trebuie sa-ti gestionezi eficient programul la cabinet e sa poti acorda suficient timp fiecarui pacient, sa efectuezi investigatiile si tratamentele corect si sa nu-i creezi impresia ca e neimportant.

Netratandu-ti pacientii pe fuga, nu te vei simti nici tu pe fuga, iar minutele investite in a crea si mentine o relatie buna cu un pacient se vor intoarce sub forma unor economii de timp si de bani. Recomandarile sunt un instrument puternic de promovare si, daca oferi servicii de calitate si o experienta placuta, clientii tai vor reveni si vor recomanda cabinetul tau cunoscutilor.

In functie de domeniul unei afaceri, costul de achizitie a unui client nou poate de fi de 5 pana la de 25 de ori mai mare decat cel de retentie a unui client existent.

Ajuta-ti pacientii sa se simta bine, atat fizic cat si din alte puncte de vedere, iar timpul si efortul pe care trebuie sa-l investesti in promovare vor fi considerabil reduse.

5. Foloseste o solutie software

Asa cum am mai mentionat, o solutie software care automatizeaza unele procese si te ajuta in diverse aspecte ale activitatii tale poate sa-ti ofere mai mult timp pentru a te ocupa de pacienti.

Sunt variate moduri in care o solutie software te poate ajuta sa economisesti timp in fiecare zi:

• Organizarea programarilor intr-un format flexibil care iti permite sa vezi rapid detaliile programarilor si sa vezi usor daca programul ti s-a modificat
• Crearea si mentinerea unei baze de date cu informatiile pacientilor pe care sa le accesezi rapid la nevoie
• Trimiterea automata a unor notificari care sa le aminteasca pacientilor de programari sau sa-i instiinteze in cazul modificarii sau anularii programarilor
• Generarea automata a unor rapoarte pe activitatea si performanta cabinetului tau
• Programarea online care reduce timpul pierdut pe conversatii telefonice si ofera pacientilor posibilitatea de a se programa chiar si cand nu poate nimeni de la cabinetul tau sa le raspunda la telefon
• si lista poate continua…

Exista diverse astfel de solutii software pe piata, fiecare cu functionalitatile si avantajele sale.

O astfel de solutie este Calendis Business care, prin functionalitatile din lista de mai sus si multe altele, ajuta clinici si cabinete din Cluj si Bucuresti in gestionarea mai eficienta a timpului, a relatiei cu pacientii si a activitatii generale de business. Intre iunie 2017 si mai 2018, au fost gestionate 93.532 de programari prin Calendis Business de catre businessuri din domeniul medical si stomatologic, lunile cele mai active fiind cele de toamna.

Incearca gratuit Calendis Business pentru cabinetul tau si castiga pana la cateva ore in plus in fiecare zi.

MEDIjobs

MEDIjobs este lider in Romania in domeniul recrutarii din sanatate. Recrutam specialisti medicali din Romania pentru Romania si trimitem oferte de job personalizate catre specialistii care se inregistreaza in platforma noastra. Ofertele trimise sunt bazate pe experienta specialistilor medicali, abilitatile lor, dar si salariul pe care si-l doresc.

Procesul de inregistrare este RAPID, USOR si GRATUIT. Creeaza-ti contul astazi.