5 lucruri de care trebuie să ții cont dacă vrei să coordonezi în mod productiv o conferință virtuală

Din cauza pandemiei de Coronavirus, marile companii au apelat la conferințe virtuale, astfel și-au anulat mare parte din călătoriile de afaceri ale angajaților. Aproximativ 20% din forța de muncă la nivel global, lucrează exclusiv de acasă, jumătate din restul lucrând remote cel puțin o zi pe săptămână, motiv pentru care comunicarea virtuală a luat avânt. În plus, implementarea tehnologiei 5G, lansarea de noi strategii de business și încercările de a recrea o întâlnire face-to-face au făcut să apară inovații în domenii precum VR, AR, holograme și aplicații avansate pentru conferințe video.

Realitatea virtuală este acum ceva obișnuit, dar și tehnologia similară este extrem de utilă, deoarece în loc să călătorești ore întregi, poți să vorbești online cu clienții, colegii și pacienții, însă, dacă vrei să fii productiv, trebuie să respecți anumite indicații și să iei în considerare achiziționare câtorva piese hardware, software, cât și ținuta pe care o ai în fața camerei.

Citește și Provocări pe care le au de depășit persoanele din domeniul recrutării în această perioadă

Conexiune bună de Internet 

Pe cât pare de demodat, este recomandat ca această conexiune să fie făcută prin cablu, deoarece nimic nu este mai supărător decât să fii în mijlocul unei conversații și să ți se taie brusc legătura.

Echipament video și audio de ultimă generație 

Dacă ai deja o conexiune foarte bună la Internet, poți opta pentru o cameră video 4K, dar dacă nu ai o astfel de cameră web și nu vrei să investești, măcar asigură-te că faci înainte cel puțin un call video cu un prieten, pentru a vedea la ce calitate poți transmite și a face toate setările necesare. Evită însă camerele încorporate în monitor, pentru că de cele mai multe ori, acestea sunt de slabă calitate. De asemenea, cumpără-ți o pereche de căști cu microfon bun.

Software 

În această categorie sunt multe aplicații pe care le poți folosi, totul este să pici de comun acord cu echipa ta asupra cărui program se pliază cel mai bine pe nevoile voastre. De exemplu, poți alege dintre Slack, Face Time, GoToMeeting, Zoom, RingCentral Meetings, Skype for Business (mai ales dacă aveți licențe originale Microsoft Office 365).

Citește și Cele mai bune aplicații pe care să le folosești atunci când lucrezi de acasă

Planificare 

Abilitățile interpersonale și organizatorice sunt foarte importante în această situație, mai ales dacă tu ai inițiat conferința. Doar să te conectezi într-o aplicație și să te aștepți că toată lumea va fi prezentă și știe care-i este rolul, nu înseamnă că lucrurile vor decurge așa cum trebuie. Așadar, asigură-te că toată lumea știe la ce oră începeți și care sunt punctele de discuție, deoarece nu este nevoie să vă eliberați din scurt programul, dacă totul este pus la punct în prealabil. În acest sens, trimite cu două-trei zile înainte, pe e-mail, orice documente, informații și posibile întrebări ce crezi că v-ar ajuta în discuția voastră. În plus, astfel scăpați de timpii morți și evitați bârfele și subiectele nelegate de ceea ce trebuie să stabiliți. 

Încheie conferința cu un rezumat și continu-o cu un follow-up

Pentru a evita burnout-ul, rezumatul este bun de pus în practică imediat după ce toată lumea și-a expus ideile și s-au discutat toate punctele din program, astfel încât ședința să nu se lungească inutil. Preia inițiativa și repetă deciziile luate și punctele cheie atinse sau lansează întrebări de tipul: „Mai are cineva ceva de adăugat?” sau „Cum veți folosi ceea ce ați aflat astăzi?”. Apoi, când spiritele s-au mai liniștit, creează oportunitatea de a rememora și a discuta punctual și personal ceva, trimițând un e-mail care să cuprindă ordinea de zi și ideile principale ale discuției voastre, evident, cu un atașament format din orice documente ajutătoare. Aceasta este și o bună ocazie de a primi feedback de la participanți, dacă pui întrebări precum: „Ce vi s-a părut cel mai bine punctat în această ședință?”, „Ce anume ați mai vrea să știi?”, „Vi s-a părut utilă întâlnirea?” și „Ce sugestii aveți pentru următoarele confeințe?”.

În ciuda COVID-19, patronii, angajații și toată lumea care lucrează în servicii, inclusiv personalul medical, care este format din eroii din prima linie și are totuși posibilitatea de a se întâlni zi de zi la locul de muncă, trebuie să-și continue cumva activitățile și să aibă ședințe de redacție, de departament sau de secție, așa că acum, mai mult ca oricând, comunicarea virtuală este foarte importantă.

Conferințele virtuale sunt o necesitate și chiar dacă la început este nevoie de un pic de efort, mai ales dacă nu ești obișnuit cu tehnologia sau formatul acestor ședințe, în timp, dacă pui aceste reguli în practică, vei vedea că discuțiile online, la obiect, sunt cel puțin la fel de eficiente precum cele față în față.

Citește și COVID-19 | Cum sa va protejati business-ul in timpul pandemiei

Ioana Roșca

Pasionată de călătorii și lectură, urmează o carieră în jurnalism deoarece își dorește ca în fiecare zi să îmbine utilul cu plăcutul. Iubește provocările, noutățile și vede întotdeauna partea bună a oamenilor, încercând să fie prietenă cu toată lumea și să învețe mereu câte ceva de la oricine.