Sarcini zilnice pe care le are de făcut un front desk officer din domeniul medical

Una dintre pozițiile pentru care se caută în permanență angajați este cea de front desk officer din domeniul medical. Acest lucru se întâmplă datorită evoluției permanente din acest domeniu, fapt ce cauzează deschiderea a cât mai multor cabinete. 

Fiind prima persoana pe care o întâlnesc pacienții atunci când vin în clinică, meseria de front desk officer sau recepționist trebuie tratată cu multă responsabilitate în toate aspectele pe care le presupune. 

În linii mari, a munci într-o astfel de poziție presupune întâmpinarea pacienților și a clienților, preluarea și programarea apelurilor telefonice, organizarea și programarea întâlnirilor și a consultațiilor, abilități de comunicare internă, dar și de comunicare externă.

Întâmpinarea pacienților și a clienților

Indiferent dacă este vorba despre pacienții care vin la consultații sau despre clienții interesați pentru parteneriate și colaborări, toate acestea reprezintă sarcina zilnică cel mai frecvent efectuată de personalul front desk. Pentru a fi eficient la acest capitol, nu contează doar ceea ce spui, ci și cum interacționezi per total cu oamenii ce trec pragul clinicii.

Este responsabilitatea angajatului să facă toate persoanele să se simtă ca acasă, să le diminueze emoțiile și să mențină o atmosferă relaxată și pozitivă. Zâmbetul pe buze în permanență este un criteriu important, precum este și serviabilitatea de care dai dovadă – în calitate de front desk officer, trebuie să întrebi întotdeauna dacă poți ajuta cu ceva pacientul, dar trebuie să dai dovadă și de serviabilitate, oferind un pahar cu apă sau o ceașcă de cafea. 

În cazul în care este vorba despre oameni care trec pentru prima oară pragul clinicii, interacțiunea avută cu front desk officer-ul poate determina dacă va mai exista o a doua vizită sau nu.

Preluarea și programarea apelurilor telefonice

Front desk officer-ul va prelua toate apelurile direcționate către numărul de telefon dedicat relațiilor cu clienții, precum și al posibilelor programări. Acesta trebuie să managerieze cu politețe și seriozitate apelurile și să ia notițe de fiecare dată când este necesar. 

De asemenea, tot el direcționează apelurile către medici, doctori sau asistente, în funcție de necesitate. Indiferent dacă este vorba de apeluri efectuate sau recepționate, eticheta medicală trebuie menținută în tonul conversației, iar politețea nu trebuie să lipsească niciodată.

Organizarea și programarea întâlnirilor și a consultațiilor

Organizarea și programarea eficientă a întâlnirilor și consultațiilor este necesară pentru experiența plăcută a pacienților, dar și pentru programul eficient al medicilor. Majoritatea cabinetelor medicale se folosesc de un software pentru platforma internă a cabinetului, unde se pot programa și vizualiza toate întâlnirile și consultațiile efectuate până la momentul respectiv.

Un front desk officer eficient trebuie să fie întodeauna pregătit pentru gestionarea situațiilor neprevăzute, cum ar fi anularea programărilor pe nepregătite, precum și includerea unor întâlniri de urgență. La acest aspect este necesară și o comunicare eficientă cu personalul medical, astfel încât să nu existe surprize neplăcute.

Comunicarea internă

Comunicarea internă dintr-un cabinet medical este foarte importantă pentru armonia personalului și efectuarea eficientă a sarcinilor tuturor. În general, când vine vorba despre aspecte administrative legate de pacienți, acestea vor trece și pe la responsabilul de front desk, a cărui datorie este să fie atent la detaliile care i-ar putea ghida sarcinile pentru ziua respectivă. 

Pentru a comunica eficient, întotdeauna este indicat să oferi informații concise și clare, iar de cele mai multe ori consemnarea lor în scris poate fi un alt avantaj – e-mail-uri sau memo-uri scrise. 

Un front desk officer care poate comunica eficient atât intern, cât și extern, trebuie să se descurce în ceea ce privește eticheta telefonică, programe de bază precum pachetul Microsoft Office, software-ul cabinetului, abilități organizatorice și de time management.

Comunicarea externă

Pe lângă interacționarea cu pacienții, despre care am vorbit mai sus, front desk officer-ul este cel ce relaționează și cu diferiți vânzători, colaboratori, alte cadre medicale, companii de asigurări, organele legii și alte afaceri partenere. Aceste interacțiuni pot necesita, în funcție de caz, diferite forme de comunicare – apeluri telefonice, e-mail-uri, fax-uri, comunicate de presă, scrisori, iar lista poate continua. Modul în care se comunică eficient cu aceste părți se deprinde și în timp, pe măsură ce se cunosc mai multe persoane și se efectuează mai multe sarcini.

Clara Mironescu

Specialist in comunicare in functia de redactor online, cu o fire pozitiva si plina de viata, care adora sa se exprime in scris. Cele mai eficiente calitati dobandite in urma profesarii ca redactor online sunt cele de organizare eficienta a timpului si exersarea permanenta a imaginatiei si a creativitatii.