Pandemia COVID-19 care a debutat la începutul lunii ianuarie 2020 în China a luat pe nepregătite guverne, sisteme de sănătate, companii și întreg mapamondul. Cu puține excepții, statele nu au răspuns coordonat la virusul care s-a răspândit în mai puțin de 2 luni în întreaga lume și care a forțat jumătate din populația planetei să se izoleze pentru a rupe lanțul contaminărilor.
În aceste vremuri tulburi este nevoie de oameni cu putere de decizie, cu viziune, dar care să știe să lucreze coordonat. Tocmai de aceea în orice criză, eficiența decizională, analiza implicațiilor acestora pe termen lung, capacitatea de previziune, dar și buna coordonare a echipelor sunt unele dintre trăsăturile care nu trebuie să le lipsească liderilor. Ele pot face diferența dintre rezultate bune sau dezastruoase, mai ales atunci când este vorba de viețile oamenilor.
La nivelul spitalelor, clinicilor sau ale altor tipuri de unități medicale ghidarea managementului este de o importanță vitală. Vom aborda care sunt principiile unui bun management, care este rolul liderilor și cum pot să comunice eficient.
Principii ale unui bunui management în timpului pandemiei COVID-19
În timp de criză precum este cea cu care ne confruntăm acum, personalul medical are nevoie de ghidare și de sprijin cu ajutorul căruia să ajungă la finalul pandemiei de COVID-19 cu bine și cu o încredere nezdruncinată în propriile forțe. Pe lângă măsurile de igienă și de siguranță absolut necesare în lupta cu virusul SARS-COV-2, este nevoie și de multă perseverență, dar și de viziune a liderilor. Sunt mai multe principii care stau la baza unui management eficient, printre care se numără colaborarea, compasiunea sau respectul pentru comunitate.
Calmul
În orice situație de criză, calmul este unul dintre principiile care trebuie să ghideze liderii. Deciziile luate în momente tulburate se pot dovedi devastatoare. Pentru a crea o stare de calm, liderii trebuie să îi ia alături de ei pe cei mai pregătiți membri ai echipei, să evalueze obiectiv situația, să se sfătuiască și abia apoi să pună la cale un plan de acțiune pe termen scurt, mediu și lung.
Dacă echipa de management este calmă, ceilalți angajați vor fi la fel și vor putea să își continue sarcinile de zi cu zi. Chiar dacă coronvirusul a schimbat rutina multor secții din spitale, acest lucru nu înseamnă că medicii și personalul medical nu se vor ocupa de pacienții care au alte tipuri de afecțiuni.
Siguranța
Calmul nu înseamnă lipsă de reacție, ci asumarea deciziilor abia după ce au fost bine gândite. Tocmai de aceea arătarea siguranței se traduce prin mai multă încredere atât din partea angajaților, partenerilor, colaboratorilor și a comunității.
Criza sanitară va dura câteva luni, dar ea se va termina fie când va fi găsit remediul, fie când va începe imunizarea în masă. Este important ca în tot acest timp ca reputația companiei să fie una bună pentru continuarea activității și după combaterea COVID-19.
Buna comunicare
Comunicarea este cheia către prevenirea, dar și rezolvarea mai multor probleme. Dacă angajații comunică eficient între ei, cât și cu superiorii lor ierarhici, pot să depisteze din timp eventuale probleme de management. Dacă ele sunt transmise mai departe conducerii, poate fi construită o strategie de comunicare pe timp de criză.
La nivel intern, comunicarea ajută la clarificarea din timp a problemelor și astfel sunt evitate bârfe, speculații și neîncrederea generalizată. Mai mult, angajații trebuie să fie puși la curent cu schimbarea priorităților, dacă este necesar, sau cu alte proceduri.
În comunicarea cu terții deschiderea și transparența sunt esențiale. Colaboratorii, autoritățile, presa și toate celelalte părți interesate trebuie să găsească un partener de dialog și o instituție de încredere. Combaterea coronavirusului este una care necesită multă perseverență, dar care presupune și coordonare.
Colaborare
Nimeni nu are toate răspunsurile și cu siguranță nu în perioada aceasta în care ne confruntăm cu multe incertitudini și întrebări legate de răspândire, prevenire, măsuri ideale, protocoale și multe alte aspecte legate de COVID-19.
Tocmai de aceea punerea la comun a cunoștințelor, resurselor, capabilităților se pot dovedi utile. Liderii care colaborează cu alți lideri sau cu autoritățile vor putea să se descurce mai bine pe timp de criză și să gestioneze situația în cunoștință de cauză. În cadrul acestui proces pot fi incluși și membri ai personalului medical, acest lucru crescând gradul de transparență.
Așa cum echipe de cercetători din întreaga lume și-au pus forțele la comun pentru a găsi tratamente sau vaccinuri pentru COVID-19, tot la fel pot face și liderii pentru a trece cu bine peste criză.
Respect pentru comunitate
Nicio unitate medicală nu poate funcționa în vid, ci face parte dintr-o comunitate. Tocmai de aceea respectul și grija pentru comunitate trebuie să fie una dintre prioritățile echipei de top management.
În timpul pandemiei COVID-19, când totul este plin de incertitudine, modelele demne de urmat nu vor rămâne neobservate. Mai mult, acestea pot să fie un exemplu demn de urmat și pentru alții. De exemplu, dacă unitatea medicală este una privată, poate să preia pe timpul pandemiei mai mulți pacienți cu complicații pe care îi poate trata, iar șansele acestora de recuperare vor crește foarte mult.
Compasiune
Dacă unii dintre români sunt norocoși și se pot distanța social astfel încât să fie mai puțin expuși, personalul medical și cel farmaceutic se află în prima linie a luptei cu coronavirusul. Și nu de puține ori se întâmplă ca aceștia să se infecteze de la persoane aparent sănătoase, dar care sunt purtătoare ale virusului și sunt asimptomatice.
De aceea este important ca liderii să le arate acestora compasiune și înțelegere și să creeze condiții care să le amelioreze situația pe cât posibil. Compasiunea este de o importanță vitală în aceste timpuri.
Citește și Coronavirus la muncă: 5 Trenduri de Succes în Recrutare în Timpul COVID-19
Rolul liderilor într-o unitate medicală
Fiecare angajat al companiei are rolul său important. Dar pentru ca totul să funcționeze, cineva trebuie să își asume răspunderea, mai ales în timpuri de criză.
Decizii transparente
Transparența decizională are rolul de a influența pozitiv activitatea clinicii, spitalului sau cabinetului medical. Cu cât liderii sunt mai transparenți cu deciziile pe care le iau în materie de rezolvare a problemelor, de management a situațiilor sau de promovare a unora dintre angajați, cu atât activitatea se poate desfășura mai bine.
În plus, transparența le dă asigurări angajaților că nu se întâmplă nimic pe la spatele lor și că managementul se preocupă de probeleme unității. Liderii sunt responsabili cu asigurarea unui proces decizional transparent.
Coordonare și îndrumare
De la formarea echipelor, la comunicarea rezultatelor, la oferirea liniilor directorii și a indicațiilor, toate acestea sunt sarcini pe care orice lider și le asumă.
În combaterea pandemiei se lucrează pe mai multe „fronturi” și echipe întregi de specialiști se pot confrunta cu aceeași problemă, dar din unghiuri diferite. Liderul sau liderii sunt cei care se asigură că echipele știu de rezultatele sau progresele celorlalți și că munca lor le poate fi folositoare și altora, și invers.
Asumarea deciziilor
Lipsa asumării deciziilor poate însemna că se pierde timp prețios în timp de criză. Acest lucru nu înseamnă că liderii trebuie să se grăbească ci că, mai degrabă, trebuie să fie prompți atunci când este cazul.
Pentru a putea face acest lucru trebuie să lucreze cu toate datele problemei și să cunoască foarte bine compania și care sunt implicațiile deciziilor lor. De la angajarea personalului pe perioadă determinată, adoptarea unor proceduri mai stricte sau chiar reduceri ale cheltuielilor, toate acestea sunt decizii care pot fi luate doar de conducere pentru a face față provocărilor.
Viziune pe termen lung
Ceea ce deosebește un lider de un lider excepțional este capacitatea de a planifica pe termen lung și de a fi un lider eficient. Aceasta este una dintre calitățile definitorii ale leadershipului și în instituțiile medicale este absolut necesară. Nu doar în timpul pandemiei COVID-19, dar mereu pot apărea situații neprevăzute. Conducerea unei astfel de companii presupune gândire strategică și aplicată la diferite scenarii.
De multe ori medicamentele necesare folosite pentru tratamente specifice nu sunt ușor accesibile pe piață. O echipă eficientă de management sau un lider iscusit vor gândi „în afara cutiei” și vor găsi soluțiile.
Aplicarea regulilor
În timpuri precum acestea, respectarea regulilor nu doar că este necesară, ci este obligatorie. Este de datoria managementului să se asigure că normele de protecție și de siguranță sunt respectate. De exemplu, o igienă temeinică a mâinilor sau respectarea procedurilor recomandate de Organizația Mondială a Sănătății sunt unele pe care liderii trebuie să le aplice.
Citește și COVID-19 | Cum sa va protejati business-ul in timpul pandemiei
Importanța comunicării cu angajații, dar și cu terții
Comunicarea cu angajații
Criza aduce cu sine numeroase provocări. Chiar și echipele unite pot să sufere datorită unor decizii care le afectează orarele cu care erau obișnuiți sau rutina, în general. De aceea, o bună comunicare, explicarea situației și a necesității noilor măsuri poate scuti compania de multe probleme.
Liderii care li se adresează angajaților încă de la începutul crizei și continuă să comunice eficient vor putea să gestioneze situația mult mai bine. Înainte de toate, aceștia trebuie să arate că au un plan. Nu înseamnă neapărat că le știu pe toate, dar că au câteva linii directoare trasate.
Comunicarea cu ministerul Sănătății
Ministerul Sănătății are acum rolul de instituție care gestionează în România lupta împotriva coronavirusului, iar acțiunile sale de la nivelul întregii țări sunt susținute de eforturile medicilor și ale personalului medical. Dar pentru ca rezultatele bune să apară, este nevoie să existe un dialog permanent și susținut între minister și conducerea spitalelor și clinicilor.
Comunicarea cu alte autorități implicate
La nivelul fiecărui județ sunt numeroase autorități implicate în lupta împotriva coronavirus. Buna comunicare se poate realiza atât prin intermediul unei echipe, dar și cu ajutorul conducerii. În vreme de criză, este necesară o implicare mai mare a liderilor pentru gestionarea problemelor datorită situațiilor atipice care pot apărea și a necesității de a lua decizii rapide.
De la Inspectoratul pentru Situații de Urgență și Direcțiile de Sănătate Publică și până la primării, prefecturi și alte instituții publice, instituțiile medicale pot să se coordoneze pentru a gestiona criza și a găsi soluții la probleme punctuale.
Citește și Cum să comunici eficient în timpul unei crize
Concluzie
În vremuri tulburi este nevoie de viziune, multă voință și, mai presus de toate, de echipe unite care să treacă cu bine peste provocări. Toate acestea nu pot avea loc în lipsa unui lider, ci din contră, vor înflori sub coordonarea unuia sau mai multor persoane responsabile cu luarea deciziilor.
Pe de altă parte, comunicarea acțiunilor luate la nivelul companiilor, asumarea deciziilor, arătarea compasiunii pentru angajați, dar și a grijii pentru comunitate vor avea impact real atât în timpul pandemiei, dar și pe termen lung.
Entuziastă, neobosită visătoare și cititoare avidă. Sunt o admiratoare a poveștilor bine spuse, a celor care inspiră, motivează, aduc plus valoare și o viziune nouă, dar care sunt bine documentate și splendid realizate.