Recepționer medical | 5 sarcini importante în cadrul unei clinici

Ca recepționer medical vei lucra în diferite clinici medicale. Acestea pot fi locuri foarte aglomerate, iar personalul care lucrează acolo este foarte important.

Venim astăzi în ajutorul tău cu lista celor mai importante sarcini pe care le vei avea de făcut, dacă te gândești să te angajezi pe un astfel de post.

1. Interacțiunea cu pacienții

Întâmpinarea pacienților nu are legătură doar cu ce spui ci și cum interacționezi cu oamenii, deoarece ca recepționer trebuie să-i faci să se simtă bine primiți și să apeleze la serviciile medicale ale clinicii și altă dată când au nevoie. În această postură vei fi responsabil de prima impresie pe care și-o face cineva când intră în cabinet sau clinică, deci trebuie să ai o atitudine pozitivă și să fii atent la detalii. Iată, așadar, câteva lucruri de care trebuie să ții cont pentru a avea o interacțiune bună cu pacienții:

• Răspunzi la telefon politicos, prezentându-te și spunând numele clinicii;
• Menții curățenia în zona recepției, deoarece aici nu este vorba doar despre a arăta bine ci și despre a întreține sănătatea și siguranța pacienților și a personalului medical, prevenind astfel răspândirea bolilor infecțioase;
• Înregistrezi fără comentarii pacienții noi și actualizezi datele demografice și chiar financiare ale celor vechi, deoarece datele neactualizate duc la întârzierea decontărilor și a plăților;
• Anunți medicii când le-a sosit programarea și le comunici eventualele întârzieri, astfel încât toată lumea să fie mulțumită de timpii de așteptare și să revină și altă dată;
• Răspunzi într-o manieră politicoasă și bine informată tuturor celor interesați de serviciile oferite, iar dacă este necesar, reformulezi informațiile primite ca feedback, pentru a verifica acuratețea acestora.

Citește și Asistent medical pentru call center. Solutie de cariera sau de moment?

2. Cum manevrezi centrala telefonică

Pare simplu să răspunzi la un telefon, dar când ai de-a face cu oameni din mai multe domenii poate fi dificil să-i lămurești din prima. Ca recepționer, va trebui atât să răspunzi la telefoane cât și să inițiezi anumite apeluri. În acest sens:

• Apeluri primite – acestea vin de la pacienți, furnizori de medicamente și aparatură medicală, medici și multe alte persoane, dar tu va trebui să folosești limbajul adecvat pentru fiecare în parte. Încearcă așadar să fii un bun ascultător, să pui întrebările necesare, să menții confidențialitatea și să fii politicoasă indiferent de situație. Gândește-te la cum ai vrea tu să fii tratată dacă ai fi în poziția celui de la celălalt capăt al firului, deoarece felul în care tu vorbești cu cineva la telefon îi indică modul în care va fi tratat la fața locului.
• Apeluri efectuate – câteodată, va trebui să suni un pacient pentru a discuta o reprogramare sau anumite detalii și de asemenea să plasezi o comandă de mănuși, măști, hârtie, pahare și alte consumabile.

3. Programările

Una dintre cele mai importante sarcini este aceea de a face o programare corect, pentru a nu avea apoi parte de pacienți care vin să aștepte cu orele în sala de așteptări sau care voiau de fapt la un medic anume. Cele mai multe oficii medicale folosesc acum diverse programe, iar tu va trebui să înveți inclusiv cum să anulezi sau să modifici o programare.

4. Comunicarea internă

Recepția unui cabinet medical ține loc și de secretariat și majoritatea comunicării interne va trece pe la tine, mai ales orice este de natură administrativă, deci a comunica la obiect și la timp este absolut necesar. Trebuie să știi astfel să folosești diverse interfețe de e-mail, inclusiv outlook și intranet, să anticipezi nevoile de resurse, să plasezi comenzi, să monitorizezi echipamentele din recepție și nu numai, dar și să manevrezi clasicele colete primite de la furnizori și să știi exact ce pachet trebuie să-i revină cui. Câteva dintre abilitățile de bază au legătură cu:

• Eticheta la telefon;
• Relații Publice;
• Suita de programe Office;
• Managementul timpului;
• Abilități de organizare.

Citește și Sarcini zilnice pe care le are de făcut un front desk officer din domeniul medical

5. Comunicarea externă

Comunicarea externă include, dar nu se rezumă la menținerea dialogului cu reprezentanții medicali, alte cabinete, companii de asigurări și alți parteneri. Acest lucru presupune să inițiezi și să primești apeluri, să compui mailuri sau chiar scrisori profesionale, să trimiți și să primești faxuri și multe altele.

În plus, indiferent de cine este pacientul care-ți trece pragul, asigură-te că-i păstrezi confidențialitatea, lucru asigurat și prin lege, dar care face pe oricine să se simtă în siguranță, să mai apeleze și altă dată la serviciile clinicii, să le recomande și cunoscuților și să fie mai sincer cu medicul curant.