5 sarcini de HR pentru managerii medicali

Managerii medicali au o sarcină dificilă, deoarece ocupă o poziție cheie. Trebuie să distribuie forța de muncă, să motiveze, să supervizeze personalul și să coordoneze toate operațiunile, în timp ce personalul clinic își pune la dispoziție serviciile medicale. În plus, ei trebuie să se achite și de anumite sarcini specifice domeniului HR.

În organizațiile mai mari, managerii medicali trebuie să colaboreze și să ia decizii împreună cu departamentul de HR, dar organizațiile mai mici au rareori un departament separat. Managerii au autoritatea de a lua toate deciziile, fără intervenția altcuiva, deoarece aceia care ocupă posturi medicale nu au timp să se ocupe întotdeauna de toată birocrația necesară conduceri unei instituții medicale.

Un manager medical este responsabil de toate aspectele non-clinice dintr-o instituție medicală. Precum cabinete private, spitale, clinici sau azile și trebuie să fie la curent cu situația financiară a instituției. Respectiv încasările realizate din parteneriate și plata serviciilor medicale de către pacienți, dar mai ales câți bani ies din registrul contabil. Totul pentru a putea coordona operațiunile zilnice și a oferi consiliere financiară în cazul nevoii de noi echipamente. În plus, el trebuie să supravegheze efectuarea corectă a programărilor, ca să promoveze în acest fel un serviciu cu clienții excelent și să le asigura acestora satisfacerea tuturor nevoilor. 

Citește și Departamentul de HR | Rolul său în industria medicală

De cele mai multe ori, un manager medical trebuie să aibă între 5 și 7 ani experință de lucru în sistemul medical și cel puțin 2-3 ani într-o poziție de supraveghere. Plus o diplomă de studii în business, contabilitate sau administrație medicală și să cunoască programele folosite în domeniu pentru programări, plăți și evidența fișelor pacienților, pe lângă e-mail, telefon și aparatură de video-conferințe.

În plus, este necesar să poată comunica eficient cu medicii, asistentele, recepționerele, personalul administrativ și auxiliar, dar și cu pacienții, familiile acestora, distribuitorii de resurse medicale și publicul în general, indiferent de sex, vârstă, religie sau statut social. 

Acestea fiind zise, deși salariul variază în funcție de educație, anii de experiență și locația job-ului, următoarele 5 sarcini de HR intră, de obicei, în responsabilitățile manageriilor medicali de pretutindeni:

1. Recrutarea

Clienții clinicilor și spitalelor sunt de fapt pacienții, care întotdeauna se așteaptă la servicii ireproșabile. În acest context, este foarte important pentru personalul medical și nu numai să aibă anumite calități și abilități de a face față cu profesionalism oricărei posibile crize apărute, înțelegând totodată plângerile pacienților. Managerii medicali coordonează în acest sens personalul și serviciile oferite de acesta și o mare parte a job-ului o presupune ținerea la curent cu tehnologiile existente, dar și cu legile de angajare și salarizare din domeniu.

Ca manager medical, când angajezi oameni pe poziții noi sau înlocuiești pe cineva, îți este de ajutor să știi exact ce este trecut în fișa postului, dar și ce abilități și calități umane sunt necesare cuiva și acest lucru înaintea începerii procesului de recrutare. Pentru că sistemul medical se modifică atât de des încât trebuie să fii pregătit să recrutezi oricând, conform noilor îndatoriri ale locului de muncă.

2. Beneficiile angajaților

Candidații se uită acum și la restul beneficiilor, pe lângă salariu, iar acestea reprezintă un factor important care înclină balanța pentru acceptarea sau nu a unui loc de muncă. Angajații buni sunt mult mai ușor de câștigat dacă ai un pachet ce pe lângă salariu mai include și asigurare privată de sănătate, bonuri de masă, decontarea abonamentului și alte beneficii. 

Ca să determini ceea ce merită fiecare angajat în parte pe lângă salariu anual, lunar sau pe oră trebuie să te gândești și la riscurile pe care le presupune fiecare post în parte. Cum ar fi sporuri de radiații, plata orelor suplimnetare, zile libere cu anumite ocazii, ca de exemplu pentru femei zi liberă de 1 și 8 martie sau pentru părinți zile libere de ziua copilului. Astfel se creează acel echilibru personal-profesional, care este întotdeauna de dorit.

3. Dezvoltarea programelor de training

Personalul medical este în acest caz cel mai valoros, dar uneori, managerii uită să asigure acestuia dezvoltare continuă, bazându-se doar pe cunoștințele acumulate în facultate sau la locurile de muncă precedente.

Trebuie să te gândești însă că tu ești responsabil pentru succesul întregului staff și coeziunea echipei tale depinde de eforturile pe care le investești în asigurarea de traininguri și accesul la diverse cursuri și conferințe. Aceste eforturi ar trebui să fie continue, deoarece câmpul medicinei este în permanentă dezvoltare și mai ales personalul clinic, dar și restul, are nevoie de cunoașterea la zi a regulilor de siguranță. Asta pentru a putea preîntâmpina eventualele infecții și a importanței respectării confidențialității datelor pacineților, cărora trebuie să le ofere servicii moderne, dacă se dorește păstrarea acestora. 

În plus, prin dezvoltare continuă motivezi angajații și un angajat motivat vine cu plăcere la muncă și are un simț al responsabilității crescut și un respect mai mare pentru pacienți.

Citește și Ce sarcini are un manager medical: cum arată fișa postului și ce abilități de HR caută angajatorii la un manager bun?

4. Comunicarea regulamentelor interne

Este necesar ca toată lumea din organizație să fie conștientă de politicile și procedurile interne, iar acestea trebuie actualizate cu regularitate, pentru a cuprinde orice problemă apărută și a preîntâmpina astfel reclamațiile de malpraxis, dar și conflictele între colegi.

În primul rând, trebuie pus aici accentul pe dreptul la confidențialitate a pacienților și dreptul la asistență de urgență, dar acestea sunt doar două exemple. În plus, pe lângă acestea, toți angajații trebuie să cunoască misiunea companiei, viziunea, scopurile și valorile acesteia, pentru a avea o imagine unitară și a câștiga astfel mai mulți pacienți.

Indiferent de tipul unității conduse, managerii au în subordine tot felul de angajați, specializați pe diverse domenii clinice și nu numai, iar ei trebuie să fie capabili să își adapteze limbajul la nivelul tuturor, dând dovadă de empatie și totodată menținându-și poziția de superioritate.

Ei trebuie să se asigure că toată lumea și-a înțeles rolul în organizație și se aliniază la politica internă, dar trebuie să impună aceste reguli fiind ei înșiși un exemplu de conduită morală demn de urmat. Pentru a putea face acest lucru e indicat să asculte mai întâi, să ofere feedback constructiv și explicații clare, să ofere suport în orice problemă și uneori să ocupe rolul de mentori.

5. Evaluarea personalului

Ca orice alt tip de manager, dacă te afli în situația de a conduce o instituție medicală, ar fi bine să pui pe primul loc interesele organizației și să lași deoparte preferințele personale. De evaluarea periodică beneficiază atât angajatorul cât și angajatul și această sarcină cade în grija managerului într-o unitate spitalicească, care trebuie să ofere feedback cu privire la calitatea muncii, să identifice ariile în care cineva trebuie să se îmbunătățească și să ofere soluții pentru dezvoltare.

Luarea deciziilor dificile, pe care nimeni altcineva nu vrea să și le asume, face și ea parte din descrierea job-ului, iar după ce se urmărește munca în echipă și rezultatele individuale, dacă este nevoie de un preaviz de concediere sau vreo penalizare, decizia stă pe umerii tăi, ca și conducător din umbră a întregului sistem. Pentru acest lucru nu vei primi laude de la cineva și te vei alege chiar cu antipatii, dar este inevitabil.

Citește și Cat de important este sa iti ceri scuze, in calitate de manager

Evaluarea personalului trebuie făcută cel puțin o dată pe an și pe lângă evaluarea muncii în sine, trebuie să includă și modul în care angajatul se integrează în companie, demonstrând inițiativă și depășind așteptările. În tot acest proces, este foarte important să se pună accent și pe detalii, pentru că degeaba un medic prescrie tratamentul corect, dacă uită să înregistreze un pacient.

În concluzie, managerii din orice industrie au o mare responsabilitate pe umeri și de îndeplinirea acesteia depinde succesul instituției medicale pe care o conduc. Ei trebuie să rezolve probleme, să motiveze angajații, să delege sarcini și să organizeze resursele și personalul pentru a atinge obiectivele companiei.

Aici intră în discuție abilitățile organizaționale și de leadership ale fiecăruia, iar indsutria medicală se încadrează în aceste cerințe, numai că managerii medicali au nevoie și de abilități tehnice și analitice pentru a încorpora programele din domeniu și fișele medicale electronice în succesul organizației. Din acest motiv, până în anul 2024 se preconizează o creștere a cererii de astfel de posturi cu până la 17%, adică mult mai mult decât alte ocupații.