Management: cum să organizezi o ședință productivă cu echipa ta

Dacă manageriezi o echipă, inevitabil te vei ocupa și de organizarea ședințelor. Chiar dacă acestea nu sunt pe placul fiecărui angajat, întâlnirile constante sunt importante pentru buna funcționare a oricărui spital sau a oricărei clinici.

O ședință poate fi invocată din mai multe motive:

• Pentru a oferi informație: spre exemplu, dacă s-au schimbat orele de lucru, acest lucru trebuie anunțat printr-o ședință, nu doar printr-un mail;
• Pentru discuții și feedback: comunicarea ajută la rezolvarea rapidă a problemelor;
• Pentru a construi o echipă mai puternică: ședința poate fi folosită pentru scurte exerciții de teambuilding;
• Pentru a promova lucrul în echipă: tratarea pacienților depinde deseori de buna colaborare dintre angajați.

Ți-am pregătit câteva sfaturi care te vor ajuta să organizezi doar ședințe eficiente și relevante pentru fiecare angajat:

1. Stabilește clar subiectele despre care se va vorbi în ședință

Dacă vrei ca întâlnirea să fie eficientă, este important să îți faci un plan. Atunci când inviți membrii echipei la ședință comunică clar, prin mail, scopul acesteia și câteva subiecte despre care se va discuta.

Astfel, fiecare angajat va ști pentru ce să se pregătească și ai mai multe șanse să ții o ședință scurtă și la obiect. Este important ca fiecare membru să simtă că își poate spune părerea, dar trebuie să se limiteze la subiectele propuse.

2. Stabilește un deadline

Nu ești singurul manager care are nevoie de sala de ședințe, deci trebuie să te organizezi din timp și să o rezervi pentru un timp limitat. Atunci când ai o oră clară la care se încheie întâlnirea, vei fi mai motivat să te concentrezi pe subiectele principale într-un timp util.

Poți chiar să aloci un număr de minute pentru fiecare subiect, spre exemplu, 30 de minute pentru stabilirea turelor. De asemenea, încurajează participanții să facă observații dacă li se pare că persoana responsabilă nu vorbește despre tema propusă sau dacă nu mai există suficient timp la dispoziție.

3. Desemnează un îndrumător pentru sedință

Acest îndrumător nu trebuie să fii mereu tu, poate sunt alte persoane care vor să pornească o dezbatere sau să ofere anumite informații. Iată care sunt responsabilitățile unui îndrumător:

• Să programeze ședința și să invite oficial toți membrii echipei;
• Să creeze planul de care vorbeam mai sus și să îl împărtășească cu toți participanții;
• Să împartă timpul disponibil pe subiecte și să aloce fiecărui membru timp de vorbire;
• Să facă o concluzie a întâlnirii, inclusiv să împartă responsabilitățile care au apărut în urma acesteia;

3. Programează ședințe mai rar

Chiar dacă deseori sedințele sunt utile, există cazuri în care informația ar putea fi transmisă mult mai eficient prin alte moduri. Dacă nu ai un scop clar pentru întâlnire, mai bine amâni sau încerci să transmiți ce ai de zis printr-un mail.

Există diverse aplicații, precum Slack, în care poți crea un chat comun cu membrii echipei tale și unde poți împărtăși informații relevante, dar care nu sunt atât de importante astfel încât să convoci o ședință.

5. Invită doar oamenii direct interesați de subiect

Se întâmplă uneori să ajungi la întâlniri ale echipei unde se vorbește despre un lucru care afectează doar trei membri. Celelalte persoane ajung să își piardă timpul pentru că îndrumătorul nu a avut în vedere acest aspect.

Dacă ești manager, imediat ce stabilești scopul ședinței, gândește-te pentru cine ar fi relevantă informația. După întâlnire, poți construi o minută pe care să o trimiți celorlalți membri, fără să îi obligi să participe la ceva care nu le stârnește interesul.

Ședințele productive sunt importante pentru funcționarea spitalului/clinicii, dar și pentru angajați. Dacă ai grijă să inviți doar persoanele interesate de subiect, să setezi un scop clar și o durată de timp exactă, întâlnirea va fi un succes.

Citeste si: Coaching executiv: Un lider în încurcătură