Cum să măsori performanța angajaților tăi: 3 metode prin care poți crește productivitatea echipei medicale, avantaje și criterii de analiză

Lucrul în echipă rămâne una dintre cele mai importante abilități căutate de angajatorii medicali în 2021. Suntem ființe sociale, iar coordonarea cu ceilalți este esențială în orice industrie productivă. Mai mult, lipsa comunicării eficiente cu ceilalți poate afecta întreaga echipă, dar și rezultatele muncii individuale. 

Pentru un manager medical, rolul de bază constă în atingerea unui nivel ridicat de performanță al echipei, prin menținerea ei la nivel individual – aici intervine importanța evaluărilor angajaților – cantitativă și calitativă – focusul pe valorile comune și realizarea unui plan de dezvoltare a performanței, pe termen lung. 

În acest articol ți-am pregătit multe sfaturi și idei practice despre cum măsori această performanță a angajaților tăi în cel mai constructiv mod, ce criterii să iei în calcul și care sunt beneficiile unui plan de evaluare, atât pentru angajați, cât și pentru echipă.  

De ce să măsori performanța angajaților tăi: 5 avantaje pe termen lung, cu rezultate imediate

1. Comunicarea onestă: abilitatea cea mai apreciată a unui manager este leadershipul, iar un lider autentic are rolul de a asigura comunicarea deschisă, eficientă cu fiecare dintre angajați. Asta se realizează în special prin evaluări periodice în care se oferă feedback constructiv reciproc. Această formă de comunicare deschisă permite conștientizarea și rezolvarea factorilor de stres sau a dificultăților întâmpinate de un angajat, fără a permite apariția frustrărilor care, altfel, ar afecta performanța acestuia, dar și a echipei. Comunicarea onestă din cadrul evaluărilor se referă și la aprecierea eforturilor, dar și identificarea abilităților sau a rolurilor care pot fi îmbunătățite.  

2. Motivația: evaluările de performanță au și scopul de a încuraja angajații să lucreze din ce în ce mai bine și cât mai calitativ. Încurajările, recunoașterea eforturilor depuse în munca lor, concentrarea pe punctele forte sunt căi prin care un manager își poate motiva angajații în mod autentic și pe termen lung. “Angajații fericiți înseamnă clienți fericiți” – un angajat motivat este mândru de ceea ce face zi de zi, încrezător și orientat spre soluții, iar asta crește natural productivitatea.   

3. Dezvoltarea profesională: bineînțeles, evaluarea performanței individuale este importantă și pentru a afla dacă sunt angajați care au nevoie de dezvoltare profesională, poate prin traininguri de upskilling sau reskilling. În acest fel, întâlnirile periodice pentru evaluare sunt o ocazie bună de-a măsura performanța, a depista eventualele blocaje sau probleme și de a întocmi un plan de îmbunătățire.   

4. Întărirea culturii organizaționale: măsurarea performanței angajaților ajută managerii medicali să găsească un teren comun pentru a reconsolida cultura companiei și setul de valori pe care întreaga echipă trebuie să le împărtășească, pentru a rămâne unită. Când valorile după care se ghidează angajații diferă, există riscul ca lucrul în echipă să devină problematic și, implicit, să scadă randamentul.  

5. Conformitatea: Pentru un manager medical, evaluările permit și realizarea documentației necesare privind posibile oportunități de avansare, creșteri salariale, renegocierea ofertelor de lucru sau, din contră, pentru a decide dacă anumite colaborări trebuie încheiate – toate, în conformitate cu rezultatele măsurării performanței angajaților. 

Beneficiile sunt mult mai numeroase, dar acestea sunt principalele avantaje ale unui proces de identificare a felului în care echipa ta poate să lucreze performant, în mod constructiv. Acestea fiind spuse, cum poți trece la un plan propriu-zis?

De la idee, la bune practici de management medical: 6 pași în realizarea unui plan de analiză

Următoarele recomandări sunt orientative și ele pot fi personalizate în funcție de modul de organizare a fiecărei echipe, de resursele disponibile, de valorile companiei sau de alte proceduri pe care le stabilește fiecare companie în parte. 

Iată care sunt câțiva pași principali în procesul de măsurare a performanței angajaților:

1. Fiecare post existent în cadrul echipei trebuie bine documentat, astfel încât să ai stabilite standarde și criterii de evaluare specifice rolului respectiv (responsabilități, abilități soft, competențe tehnice, perspectiva de viitor etc.). 
2. Stabilirea persoanelor care vor realiza evaluările periodice și intervalul de timp la care vor avea loc.
3. Stabilirea modului în care se documentează datele despre performanța echipei (indicatori, praguri, cifre, abilități cheie, munca suplimentară etc.).
4. Ideal, o primă evaluare are loc la încheierea perioadei de probă. Ulterior, întâlnirile de evaluare se realizează la intervalul stabilit, în mod constant. 
5. Evaluările cele mai bune au loc în cadrul discuțiilor de tip 1-on-1 (sau cu managerii, dacă sunt mai mulți), unde se discută toate aspectele analizei de performanță dar și feedbackul angajatului.
6. În urma discuțiilor, se stabilesc și noi obiective sau planuri de îmbunătățire pentru fiecare angajat în parte, care urmează să fie implementate în perioada următoare, până la evaluarea următoare – dacă este nevoie, desigur.  

Ce aspecte pot fi discutate și evaluate într-o analiză a performanței?

Există o mulțime de criterii pe care orice manager sau companie medicală le poate stabili de la început, de la abilități personale, interpersonale, profesionale, hibride, la diferite roluri și responsabilități sau obiective stabilite pentru fiecare post în parte. Printre cele mai importante și mai cunoscute dintre ele, mai ales în domeniul medical, se numără:

Valori:

• Respectul: față de sine, de colegi și de pacienți.
• Integritatea: onestitatea și etica profesională
• Empatia: capacitatea de “a te pune în locul celuilalt”  
• Inovația: deschiderea către noi idei, soluții și abordări creative
• Comunicarea deschisă: capacitatea de a oferi și a asculta feedback constructiv
• Diversitatea: acceptarea diferențelor între oameni și perspective

Abilități personale:

• Comunicarea interpersonală
• Inteligența socială
• Adaptabilitatea
• Gândire critică
• Orientarea spre creștere
• Proactivitatea 
• Lucrul în echipă

Abilități profesionale și fișa postului:

• Calitatea muncii: îndeplinirea atribuțiilor (sau depășirea așteptărilor)
• Productivitate: livrarea rezultatelor dorite în cadrul jobului
• Utilizarea eficientă și responsabilă a resurselor disponibile
• Expertiza: cunoștințele din domeniul ales
• Management și autonomie
• Transdisciplinaritatea: cunoașterea mai multor domenii conexe
• Cunoașterea unor limbi străine
• Puterea de inițiativă

Care sunt responsabilitățile de bază ale unei echipe medicale?

Desigur, diferă și de specialitatea specialiștilor medicali, de instituția în care se lucrează și de alte caracteristici, însă atribuțiile de bază ale oricărei echipe de profesioniști din domeniul sănătății gravitează, adeseori, în jurul următoarelor:

1. Fișa postului și responsabilități: toți membrii echipei trebuie să lucreze conform regulilor, procedurilor, valorilor și așteptărilor discutate de la bun început, la locul de muncă. 
2. Sănătatea și siguranța tuturor sunt prioritare: fiind vorba despre domeniul sănătății, toți membrii echipei trebuie să lucreze spre starea de sănătate optimă și siguranța celor cu care intră în contact – de la pacienți și vizitatori, la colegi de muncă, în cadrul instituției.
3. Eficiență și atenție distributivă: în acest domeniu medical, profesioniștii trebuie să poată anticipa și înțelege nevoile pacienților, ale vizitatorilor sau ale colegilor, cât și la nivel de instituție unde lucrează, reușind să răspundă pe măsura lor.
4. Profesionalism și deontologie: membrii echipei trebuie să dea dovadă de profesionalism în timpul programului și față de toți cei cu care intră în contact, acționând în acord cu etica profesională.
5. Dezvoltarea continuă: membrii unei echipe bune sunt deschiși la lucruri noi și receptivi la a-și îmbunătăți cunoștințele, a-și dezvolta și șlefui abilitățile și a profita de oportunități în acest sens.

Cum măsori performanța angajaților: 3 idei prin care poți crește productivitatea și performanța echipei tale 

1. O primă idee este aplicarea unui sistem de evaluări pe bază de puncte de la 1 la 5

Unul dintre cele mai des folosite sisteme de evaluare a performanței se referă la acordarea unor punctaje specifice pentru fiecare aspect evaluat:

5 = depășește așteptările în mod constant

4 = depășește așteptările în mod frecvent

3 = lucrează la nivelul așteptărilor și aduce rezultatele așteptate

2 = nu lucrează mereu la nivelul așteptărilor 

1 = lucrează sub nivelul așteptărilor

Spre exemplu, poți oferi diferite puncte de la 1 la 5 pentru: respectarea fișei postului, respectarea valorilor companiei, modul în care pune în aplicare abilitățile soft și lucrul în echipă, modul de comunicare cu colegii, cu pacienții și cu alte persoane din companie, abilitățile tehnice și profesionale, funcțiile esențiale specifice echipei etc. 

2. Stabilirea de discuții one-on-one lunare sau trimestriale

Spre deosebire de ideea învechită, neplăcută și ineficientă despre întâlnirile cu fiecare membru făcute de dragul de-a bifa încă un meeting în agendă sau de-a intimida angajații, discuțiile one-on-one sunt adevărate sesiuni de feedback, brainstorming și motivație. 

Nu contează cât durează acestea – pot fi de 15 minute sau de o oră –  întâlnirile eficiente între manager și fiecare angajat se încheie cu un sentiment de realizare și de câștig.  

Sesiunile de one-on-one, care ar trebui stabilite dinainte, împreună cu fiecare angajat, sunt ocazii de-a discuta deschis despre feedbackul managerului, diferite subiecte sau probleme la locul de muncă, posibilele soluții sau planuri de dezvoltare a angajatului, cât și diferitele păreri ale ambilor interlocutori, inclusiv feedbackul angajatului referitor la dezvoltarea ta ca manager, fără reproșuri.

3. Stabilește un plan de măsurare și îmbunătățire a performanței echipei tale

Stabilirea și respectarea unui plan de analiză permite managerilor medicali, cât și angajaților o idee clară asupra unui parcurs profesional de succes, cu diferite etape de analiză și îmbunătățire a performanței și sesiuni de evaluare periodice pentru a preveni derapajele și conflictele, dar și pentru a stabili noi direcții mai bune de dezvoltare pentru angajat și echipă. 

O procedură standard pentru acest plan de măsurare și sporire a performanței unei echipe urmează mai multe etape:

• Stabilește o întâlnire de evaluare după ce angajatul încheie perioada de probă, asigurându-te că acesta are toate informațiile privind rolurile, responsabilitățile și așteptările companiei de la el. Dacă a urmat diferite traininguri, analizați împreună și rezultatele acestora.
• Evaluează din nou performanța angajatului după 3 luni (sau orice interval se dorește), discutând despre posibilele probleme sau blocaje sau, din contră, despre rezultatele bune ale acestuia. În cazul în care lucrurile nu merg conform așteptărilor, managerul poate oferi un avertisment sau o perioadă în care angajatul pune în practică soluțiile stabilite.
• Evaluează din nou situația angajatului după alte 3 luni de lucru, urmând aceeași pași de analiză și comunicând în continuare deschis și constructiv faptul că există riscul de-a încheia colaborarea. 
• Evaluarea finală, dacă este cazul, după alte 3 luni, în care se decide dacă există compatibilitate între angajatul evaluat și echipa sa, sau este momentul pentru încheierea contractului.

Este foarte important ca fiecare instituție, clinică, spital, cabinet medical să aibă bine puse la punct aceste politici și bune practici interne, nu doar din punct de vedere administrativ sau pentru a asigura un cadru optim pentru performanță. Ele trebuie aduse la cunoștința tuturor angajaților în mod regulat, pentru a preveni orice potențiale conflicte sau procese intentate de angajați pentru practici neglijente sau nejustificate față de aceștia. 

De multe ori, cea mai inteligentă strategie și bună practică este să se acorde atenție dezvoltării angajaților și soluționării problemelor în mod amiabil, în loc să fie aleasă încheierea imediată a contractelor de muncă. Comunicarea, gândirea critică, spiritul de echipă și leadershipul sunt esențiale pentru a comunica deschis toate posibilitățile, a câștiga oameni valoroși și a ajuta echipa să ajungă la nivelul excelenței.