Puterea delegării sau cum să te folosești de alții pentru a avea succes

Uneori, chiar și cel mai bun profesionist are nevoie de ajutor și nu este o rușine să apelezi la alții sau să delegi sarcini, așa că lasă deoparte mândria și arată puțin respect față de abilitățile celor din echipa ta.

Dacă te simți stresat și depășit de situație, atunci este momentul să înveți cum se deleagă cu succes sarcinile, deoarece dacă ești bun la ceea ce faci lumea va cere din ce în ce mai multe lucruri de la tine, dar trebuie să înțelegi că tu ești un singur om și nu le poți face tuturor pe plac. Pe de altă parte, unul dintre cele mai ușoare moduri de a depăși această stare stresantă și nefericită este să construiești în jurul tău o echipă puternică, formată din oameni capabili să facă ceea ce tu nu ai timp, de aceea este atât de important să știi să delegi eficient.

Citește și Cele 3 reguli de aur ale managementului medical

De ce nu deleagă oamenii

Pentru a descoperi cum să delegi eficient, trebuie mai întâi să înțelegi de ce se feresc oamenii de acest lucru. Deși, aparent, este mai ușor să faci totul singur decât să le explici altora ceva, există două motive principale pentru care e mai bine să dai subalternilor din sarcinile tale:

• Dacă deții toate abilitățile necesare pentru a conduce o campanie sau a realiza un proiect, înseamnă că aceste abilități ale tale pot fi folosite mai bine în altă parte, pentru a dezvolta alte strategii și a veni cu idei noi.
• Prin implicarea altor oameni în treaba ta, le dezvolți acestora abilități de care pe viitor se vor folosi atât ei cât și tu, ceea ce înseamnă că data viitoare poți avea mai multă încredere că ai oamenii potriviți, la momentul și locul potrivite.

Delegarea te ajută să-ți folosești timpul și abilitățile în mod eficient și îi ajută pe cei din echipă să se dezvolte pe plan profesional.

Când să delegi

Atunci când este făcută cum trebuie și la momentul potrivit, delegarea sarcinilor este un câștig pentru toată lumea, dar pentru a determina când este cel mai bine să dai cuiva ceva de făcut, iată câteva întrebări la care trebuie să-ți răspunzi:

• Există cineva care are deja informațiile și abilitățile necesare pentru a duce la îndeplinire o anumită sarcină? Este vorba despre ceva ce poate face altcineva sau trebuie neapărat să lucrezi singur?
• Sarcina respectivă este o ocazie pentru ca altcineva să învețe ceva?
• Este vorba despre o sarcină repetitivă?
• Ai suficient timp pentru a vedea cine este cea mai potrivită persoană să ducă la îndeplinire sarcina respectivă? Trebuie să existe timp de training, întrebări și răspunsuri, dar și ocazia de a verifica progresul și, eventual, a atribui recompense.
• Este vorba despre o sarcină pe care ar trebui sau ai putea s-o delegi fără a încurca pe nimeni?

Citește și Retenția angajaților | Ce este și cum poți asigura o experiență pozitivă a acestora în companie?

Alte întrebări ajutătoare, care contribuie la decizia de a delega

1. Termenul limită

• Cât de mult timp ai la dispoziție?
• Există timp pentru a reface munca în cazul în care aceasta nu iese bine din prima?
• Care sunt consecințele dacă nu duceți la îndeplinire sarcina respectivă?

2. Lămurirea așteptărilor:

• Cât de important este rezultatul?
• Un rezultat „mulțumitor” este suficient?
• Ce influență ar avea un eșec?
• Este o sarcină foarte importantă?

Acestea fiind zise, dacă o sarcină îndeplinește toate cerințele pentru a fi delegată, tot trebuie să iei în considerare cui anume i-o atribui.

Cui să delegi

După ce ai ajuns la concluzia că poți delega o anumită sarcină, trebuie să te gândești către cine și apoi să ții evidența progresului. În acest sens, îți venim în ajutor cu alte criterii și întrebări:

1. Experiența, cunoștințele și abilitățile persoanelor din subordine:

• Ce anume știe deja persoana respectivă?
• Ai timp și deții metodele necesare să înveți pe altcineva ce trebuie făcut?

2. Stilul de lucru preferat de o persoană:

• Cât este de independentă o persoană? 
• Ce își dorește cineva de la locul de muncă respectiv?
• Care sunt planurile cuiva pe termen scurt, dar și lung, și dacă acestea pot include sarcina respectivă?

3. Timpul pe care îl deține omul la care te gândești:

• Are cineva timp să preia mai multe responsabilități?
• Dacă îi delegi sarcina respectivă, va trebui să mai modifici și altceva, cum ar fi salariul, programul de lucru sau responsabilitățile altcuiva?

Când începi să te gândești la a delega sarcini, vei observa că anumitor oameni le ia mai mult decât ție să facă ceva, deoarece tu ești expertul, iar persoana respectivă încă învață, dar ai răbdare, deoarece dacă ai ales persoana potrivită, vei fi uimit de rezultate.

Citește și Management: cum să organizezi o ședință productivă cu echipa ta

Cum ar trebui să delegi

Pentru a delega cu succes, ghidează-te după următoarele principii:

1. Formulează foarte clar ce așteptări ai.
2. Identifică limitele și piedicile, cine este responsabil de ce anume și dacă persoana căreia îi atribui sarcina respectivă are sau nu putere de decizie și trebuie să-ți raporteze progresul sau doar rezultatul.
3. Include cât mai multe persoane în procesul delegării, pentru a oferi fiecărui om cele mai adecvate atribuții.
4. Potrivește responsabilitățile cu autoritatea.
5. Deleagă sarcinile cele mai puțin importante.
6. Oferă sprijin și arată-te disponibil să răspunzi la orice întrebare sau chiar să ajuți, dacă va fi cazul. 
7. Concentrează-te pe rezultate și nu pe detaliile modului în care se realizează ceva, deoarece modul tău nu este neapărat singurul sau cel mai bun de a realiza ceva. Permite-i așadar persoanei respective să folosească propriile metode.
8. Evită delegarea către superiori și nu prelua tu din îndatoririle subalternilor tăi.
9. Construiește o echipă motivată și discută cu membrii ei cum succesul va influența recompensele financiare, apoi recunoaște meritele fiecărui membru.
10. Păstrează controlul discutând despre termene limită și progres, apoi fă ajustările necesare pentru a avea timp să realizezi și evaluarea individuală.

Păstrarea controlului

După ce te-ai lămurit ce sarcini poți delega și cui, ia-ți timpul necesar de a-ți informa echipa cu privire la toate aspectele sarcinii și de ce anume ai ales persoana sau persoanele respective, dar și ce obiective ai și ce resurse le pui la îndemână. Apoi puneți-vă de acord asupra unui program de ședințe și îndeplinire a fiecărui pas din proces. 

În cele din urmă, asigură-te că fiecare membru al echipei responsabile de buna desfășurare a unui proces are datele tale de contact și știe că ți se poate adresa direct, dacă are vreo nelămurire sau apare vreo problemă, deoarece pe măsură ce munca progresează, chiar dacă ai delegat sarcina, tot trebuie să fii disponibil pentru a oferi îndrumări. 

Ca și manager, n-ar trebui să micromanageriezi, adică să urmărești pas cu pas fiecare lucru, dar acest lucru nu înseamnă că trebuie să lași lucrurile să-ți scape de sub control. Când vine vorba despre a delega în mod eficient, trebuie să găsești acel echilibru fragil în care să oferi oamenilor libertatea de a face cum consideră de cuviință pentru a duce la îndeplinire o sarcină în timp ce-și pun abilitățile în valoare, dar în același timp să monitorizezi totul în așa fel încât treaba să fie făcută cum și când trebuie.

Citește și Cum sa recunoasteti si sa recompensati succesul angajatilor?

Importanța acceptării

Când îți sunt livrate rezultatele muncii delegate, ia-ți timpul necesar pentru a evalua totul și dacă este posibil, acceptă doar treaba de calitate, realizată complet, fiindcă dacă accepți lucruri de care nu ești satisfăcut, membrii echipei tale nu învață nimic, data viitoare vor face aceleași greșeli și tu va trebui să stai de fiecare dată să corectezi, astfel neavând timp să-ți faci cum trebuie nici sarcinile tale. Desigur, când ți se dau rezultate bune, recunoaște cui trebuie meritele și răsplătește eforturile, deoarece dacă vrei să fii recunoscut ca și lider, nu doar ca șef, trebuie să-ți intre în obicei să faci complimente membrilor de care ești impresionat. Acest efort din partea ta va duce la alcătuirea unei echipe eficiente și cu încredere în sine. 

În concluzie, la început, delegarea poate fi un proces greoi, dar pe măsură ce te specializezi, vei vedea că poți face împreună cu membrii echipei tale mult mai multă treabă decât ai face singur, iar când aranjezi lucrurile în ordinea priorităților vei avea mai mult succes.