Controale ITM 2021. Ce documente sunt verificate și ce sfaturi oferă specialiștii

Principalele documente solicitate de către inspectorii de muncă includ atât statutul unităţii, cât şi relaţiile de muncă şi securitatea şi sănătatea în muncă.

Pe lângă acestea, în timpul controlului, angajatorii pot fi chestionați pentru clarificarea anumitor aspecte precum:

• formele de angajare utilizate în cadrul unităţii (contracte individuale de muncă – durata acestora, normele de muncă; contractele civile de prestări servicii; raporturile juridice cu lucrătorii zilieri);
• durata timpului de muncă şi a timpului de odihnă;
• organizarea timpului de lucru (programul de lucru, munca în zilele de sâmbătă sau duminică sau în zilele declarate sărbători legale);
• situaţia juridică a unor salariaţi (existenţa unor stări conflictuale);
• existenţa persoanei cu atribuţii privind sănătate şi securitatea în muncă;
• periodicitatea controalelor de medicină a muncii.

Analiza comparativă a informaţiilor provenite din multiple surse: persoanele identificate la locul de muncă, punctul de vedere al reprezentantului angajatorului, documentaţia pusă la dispoziţie, precum şi sursele de informare proprii ale inspectorului de muncă se sintetizează în cadrul unui proces verbal care se întocmeşte fie în locaţia angajatorului, fie la sediul instituţiei de control, în funcţie de cele stabilite în momentul controlului.

În cazul în care activitatea firmei este complexă și sunt implicați mai mulți angajați, perioada de analiza a documentelor poate să dureze câteva zile, iar controlul să nu se finalizeze în ziua descinderii organului de control.

Citește și: HR în sistemul medical: Care sunt tendințele de recrutare în 2021

Controlul se încheie cu un proces verbal

La finalul controlului, inspectorul de muncă va solicita încă o dată registrul unic de control şi va înscrie în cuprinsul acestuia, obiectivele şi rezultatele controlului, menţionând încheierea procesului verbal de control şi, după caz sancţiunile contravenţionale dispuse prin procesul verbal de constatare şi sancţionare a contravenţiilor, dacă este cazul.

În situaţia în care aveţi o altă opinie privind fapte în legătură cu care s-au dispus sancţiuni sau măsuri obligatorii de remediere a deficienţelor, aveţi posibilitatea contestării acestora. Contestarea măsurilor obligatorii se face în cadrul unei proceduri speciale reglementate de Legea nr. 554/2004 a contenciosului administrativ, modificată şi completată.

Ce trebuie să facă angajatorul în cazul impunerii unor măsuri obligatorii?

În măsura în care angajatorul nu a contestat măsurile obligatorii sau le-a contestat, dar nu a solicitat instanţei de contencios administrativ suspendarea executării măsurilor obligatorii, acesta are obligaţia de a le duce la îndeplinire în condiţiile şi termene dispuse de inspectorii de muncă şi, acolo unde este cazul, să transmită ITM dovezile în acest sens.

În caz contrat, aceasta este o faptă contravenţională şi se sancţionează cu amenda contravenţională de la 5.000 lei la 10.000 lei.

Te-ar putea interesa și: Ai dificultăți în recrutare? Fă-ți oferta irezistibilă cu aceste beneficii mai puțin cunoscute

Documentele verificate de ITM

Principalele documente solicitate de către inspectorii de muncă sunt:

Documente generale

• Statutul unităţii;
• Actul constitutiv al persoanei juridice, certificat unic de înregistrare, certificat constatator/certificat înscrieri menţiuni etc.;
• Actul de identitate al persoanei fizice angajator;
• Registrul unic de control;
• Împuternicire pentru persoana care reprezintă unitatea în timpul controlului, dacă controlul se efectuează în prezenţa unei alte persoane decât administratorul societăţii;
• Copie CI/BI/paşaport al reprezentantului legal al persoanei juridice şi al persoanei împuternicite (după caz).

Documente specifice relaţiilor de muncă

• Contractele individuale de muncă ale salariaţilor şi dosarele de personal ale acestora (acte de studii, calificări, avize, autorizaţii, atestate, autorizaţii de muncă, persmise de şedere în scop de muncă);
• Dovezi privind îndeplinirea obligaţiei de informare;
• Actele privind încheierea, modificarea, executarea, suspendarea contractelor individuale de muncă (acte adiţionale, decizii);
• State de plată a salariilor;
• Foi colective de prezenţă, condică de prezenţă;
• Dovada acordării drepturilor salariale;
• Programarea concediului de odihnă la nivel de societate (dovada efectuării în natură sau compensarea în bani a zilelor de CO rămase neefectuate la încetarea contractului individual de muncă);
• Actele de încetare a raporturilor de muncă şi dovada eliberării carnetelor de muncă, a adeverinţelor de vechime (unde este cazul);
• Regulamentul intern;
• Contract colectiv de munca aplicabil sau dovada iniţierii negocierii contractului colectiv de muncă la nivel de unitate, pentru unităţile cu cel puţin 21 de salariaţi;
• Completare şi transmiterea registrului general de evidenţă a salariaţilor;
• Completarea şi transmiterea registrului de evidenţă a zilierilor;
• Notificările către reprezentanţii salariaţilor/sindicatele reprezentative şi ITM/A.M.O.F.M în cazul concedierilor colective;
• Scrisoarea de informare a reprezentanţilor salariaţilor/sindicatelor reprezentative în cazul transferurilor colective, conform Legii nr. 67/2006;
• Dovezile de informare şi consultare a reprezentanţilor salariaţilor/sindicatelor reprezentative pe subiectele reglementate de Legea nr. 467/2006;
• Sistemul de reglementări interne al angajatorului.

Citește și: Cum să fii un bun manager și un lider pentru echipă în timpul pandemiei

Documente specifice sănătăţii şi securităţii în muncă

• Baza decizională a structurii organizatorice a activităţii de prevedere şi protecţie a sănătăţii şi securităţii în muncă, decizia de desemnare a lucrătorilor sau serviciu intern sau contractul de prestări servicii încheiat pentru externalizarea serviciului de prevenire şi protecţie;
• Instrucţiuni proprii pentru completarea şi/sau aplicarea reglementărilor de securitate şi sănătate în muncă specifice activităţii desfăşurate;
• Planul de prevenire şi protecţie;
• Decizia de numire şi regulamentul de funcţionare a Consiliului de Sănătate şi Securitate în Muncă în cazul în care societatea are mai mult de 50 de salariaţi;
• Lista echipamentelor tehnice din cadrul firmei;
• Dovada verificării/măsurătorii continuităţii centurii de împământare respectiv măsurarea rezistenţei de dispersie la prizele de pământ;
• Fişele individuale de protecţia muncii;
• Decizia de numire a lucrătorilor desemnaţi să aplice măsurile de prim ajutor, de stingere a incendiilor şi de evacuare a lucrătorilor;
• Dovada asigurării supravegherii medicale a salariaţilor prin serviciul de medicina muncii;
• Lista de dotare a salariaţilor cu echipament individual de protecţia muncii; dovada acordării materialelor igienico – sanitare;
• Avizul tehnic ISCIR pentru EM ce intră sub incidenţa ISCIR.

Angajezi specialiști medicali? Înregistrează-ți compania aici, spune-ne ce posturi libere ai, iar noi te conectăm cu candidați calificați.