În general, pentru că rolul de manager presupune existența unei liste lungi de responsabilități bine-stabilite, dar și aspecte care apar în mod neprevăzut, îndeplinirea cu succes a tuturor acestora depinde, în primul rând, de abilitățile de „time-management”.
Ziua de lucru are un număr limitat de ore, astfel că nivelul de eficiență depinde de capacitatea de gestionare a timpului. Cu alte cuvinte, time-managementul reprezintă o metodă de organizare optimă a timpului unei zile astfel încât toate sarcinile profesionale și personale să poată fi îndeplinite.
Astfel, pentru îndeplinirea obiectivelor, fiecare manager trebuie să își dezvolte abilitatea de gestionare eficientă a timpului. Iată 5 sfaturi de time-management pentru manageri:
Citește și: 4 abilități „soft” pe care orice manager trebuie să le aibă
1. Planifică-ți obiectivele
Gestionarea optimă a timpului nu poate avea loc în lipsa unei planificări clare a obiectivelor și a modului de îndeplinire al acestora: fie că vorbim despre obiectivele unei zile, săptămâni, luni sau despre obiectivele unui an.
Alcătuirea unei liste cu obiectivele de îndeplinit („to-do-list”) este o parte importantă a planificării volumului de muncă și al priorităților. Vestea bună este că tehnologia pune la dispoziție multe aplicații care sunt de un real folos în gestionarea eficientă a timpului.
Totuși, ca manager, este indicat să nu planifici fiecare moment al zilei, ci să lași câteva momente libere pentru a rezolva eventualele evenimente neprevăzute care ar putea apărea.
2. Acordă atenție organizării
Time-management-ul presupune, mai ales, o bună organizare în cadrul companiei și al echipelor. Dacă fiecare angajat știe în mod clar ce sarcini are de îndeplinit, obiectivele organizaționale vor putea fi atinse, contribuind la bunul mers al companiei. De asemenea, buna organizare merge mână în mână cu o bună comunicare, necesară atunci când vrei să te faci înțeles.
Tot despre organizare putem vorbi și atunci când vine vorba despre ordonarea biroului sau a spațiului personal de acasă – este recomandată păstrarea ordinii, în caz contrar, vei pierde timp prețios căutând obiectele rătăcite, necesare zi de zi. În acest mod, vei putea folosi timpul disponibil în cel mai bun mod.
Citește și: De ce orice manager are nevoie de asertivitate. 4 tehnici prin care poți să îți cultivi această abilitate
3. Deleagă eficient
O delegare eficientă contribuie la un bun time-management, pentru că, în acest mod, managerul va avea timp să se concentreze și pe alte activități.
În plus, prin delegare, angajații își vor dezvolta noi competențe, vor putea evolua din punct de vedere profesional și vor aprecia încrederea acordată de către manager. De asemenea, delegarea este esențială pentru menținerea unui nivel ridicat al productivității și motivației, atât pe plan personal, cât și organizațional.
4. Aplică regula 80/20
Conform principiului Pareto, cunoscut sub denumirea regulei 80/20, aproximativ 80% din rezultate sunt produse de 20% din acțiuni. Spre exemplu, o regulă frecvent utilizată în afaceri este: „80% din vânzări provin de la 20% din clienți”. Transpunând acest principiu în time-management, este recomandat ca prioritățile și lucrurile urgente să ocupe 20% din timpul unui manager, pentru că acestea vor produce cele mai mari rezultate – restul de 80% din sarcini pot fi delegate.
Citește și: 5 recomandări pentru un management eficient
5. Ia pauze atunci când simți nevoia
Prea mult timp petrecut muncind, fără pauze, poate duce la epuizare psihică și fizică (burnout). Pe lângă efectele nocive pe care le are asupra sănătății, burnout-ul duce la scăderea nivelului de energie și a capacității de concentrare și, prin urmare, la scăderea productivității și eficienței. De asemenea, burnout-ul va afecta semnificativ sănătatea emoțională.
Astfel, planificarea timpului pentru relaxare este foarte importantă, precum și încurajarea angajaților să facă același lucru. Câteva pauze pe parcursul zilei pot fi de folos în recăpătarea unei stări de spirit potrivite pentru a lucra în mod eficient.
Time-managementul necesită conștientizarea obiceiurilor nesănătoase care reduc productivitatea, urmată de implementarea unor schimbări de impact. În final, gestionarea eficientă a timpului duce la o calitate mai bună a vieții.
Angajezi specialiști medicali? Înregistrează-ți compania aici, spune-ne ce posturi libere ai, iar noi te conectăm cu candidați calificați.
Freelance Content Marketing & Communication Strategist, dintotdeauna pasionată de tot ceea ce ține de domeniul medical.