Ce trebuie sa stii despre acreditarea unitatilor sanitare

• Ce inseamna acreditarea unitatilor sanitare
• Procedura privind acreditarea spitalelor (unitatilor cu paturi)
• Procedura privind acreditarea cabinetelor medicale (unitatilor din ambulatoriu)

 

1. Ce inseamna acreditarea unitatilor sanitare

Ce este acreditarea unitatilor sanitare?

Conform Autoritatii Nationale de Management al Calitatii in Sanatate (ANMCS),  acreditarea unitatilor sanitare este modalitatea prin care se demonstreaza ca o astfel de unitate face eforturi sa acorde ingrijiri medicale care sa satisfaca asteptarile pacientilor, atat din punct de vedere al rezultatelor, cat si din punct de vedere al conditiilor in care se acorda.

Cine se ocupa cu acreditarea unitatilor sanitare?

Institutia responsabila cu acreditarea unitatilor sanitare este ANMCS, care verifica daca in spitale sunt create conditiile necesare acordarii serviciilor medicale si evalueaza in ce masura acestea corespund standardelor de acreditare aprobate prin Ordinul Ministerului Sanatatii nr.972/2010.

Ce beneficii aduce acreditarea unitatilor sanitare?

Spre deosebire de autorizatia sanitara, acreditarea unei unitati sanitare nu este obligatorie pentru functionarea acesteia, insa obtinerea ei aduce o serie de avantaje atat clinicii respective, cat si pacientilor acesteia. Mai precis, prin obtinerea acreditarii se confirma ca o unitate medicala dispune de resursele si de competentele profesionale necesare pentru a acorda ingrijiri medicale. Prin urmare, pacientii vor avea o mai mare incredere de a se adresa unei unitati medicale acreditate decat unei unitati neacreditate.  Acestia vor avea siguranta ca vor fi corect informati asupra problemelor lor de sanatate, asupra posibilitatilor respectivei clinici de a le trata si asupra asigurarii continuitatii ingrijirii medicale pana la insanatosire.

Daca o clinica are acreditare, inseamna ca aceasta ofera conditii pentru aplicarea cele mai bune practici in domeniu si pentru luarea tuturor masurilor pentru a evita riscurile ca pacientul sa sufere prejudicii de orice fel pe durata tratamentului aplicat.

Totodata, obtinerea acreditarii este necesara atat pentru unitatile de stat, cat si pentru cele private, care vor sa intre in relatii contractuale cu Casele de Asigurari de Sanatate (CAS).

Ce fel de unitati pot obtine acreditare?

In conformitate cu dispozitiile art. 2  din Legea nr. 185/2017, ANMCS poate evalua si acredita:

• furnizorii de consultatii de urgenta la domiciliu si activitati de transport sanitar neasistat
• furnizorii de dispozitive medicale
• unitatile de dializa publice si private
• spitalele
• farmaciile
• furnizorii de servicii medicale paraclinice – analize medicale de laborator
• furnizorii de investigatii medicale paraclinice – radiologie si imagistica medicala
• cabinetele medicale de medicina de familie
• cabinetele medicale de specialitate
• ambulatoriile de specialitate
• centrele de diagnostic si tratament
• furnizorii de ingrijiri medicale la domiciliu si ingrijiri paliative la domiciliu
• cabinetele de medicina dentara

Odata obtinuta, cat timp dureaza acreditarea unitatilor sanitare?

Acreditarea unitatilor sanitare are termen de  5 ani, timp in care unitatile acrediate sunt monitorizate permanent. Dupa expirarea perioadei de 5 ani, unitatile intra din nou in procesul de acreditare.

Cat costa acreditarea unitatilor sanitare?

Taxa de acreditare se stabileste in functie de dimensiunea, specificul si complexitatea structurii stabilite prin documentele care reglementeaza organizarea si functionarea unitatii sanitare, valabile la momentul inscrierii in procesul de acreditare. In situatia modificarii dimensiunii, specificului si complexitatii structurii unitatii sanitare, anterior efectuarii vizitei de evaluare, taxa de acreditare se actualizeaza.

 

 2. Procedura privind acreditarea spitalelor (unitatilor cu paturi)

Orice spital are obligatoriu nevoie de autorizatie sanitara pentru a functiona. Potrivit normelor in vigoare, autorizatia sanitara este un act juridic care se elibereaza de catre Directia de Sanatate Publica (DSP) locala. Prin autorizatia sanitara, se stabilesc conditiile sau parametrii de functionare pentru fiecare spital.

Acreditarea, in schimb, este un act voluntar. Inscrierea pentru evaluarea in vederea acreditarii se face la cererea spitalului. Necesitatea acreditarii poate fi solicitata de catre platitor, in speta Casa de Asigurari de Sanatate, care a decis, ca din iulie 2016, sa nu incheie contracte cu spitalele neacreditate. O astfel de cerinta poate aparea si in cazul unor asiguratori privati sau in cazul beneficiarilor, adica al pacientilor.

Prin activitatile de evaluare si acreditare, ANMCS efectueaza un audit al unitatii medicale din punct de vedere al respectarii cerintelor de acreditare. In activitatea de evaluare, unitatile sanitare au obligatia sa coopereze cu membrii comisiilor de evaluare si sa le puna la dispozitie documentele necesare validarii informatiilor, care confirma indeplinirea cerintelor din standardele de acreditare.

Care sunt etapele procesului de acreditare a unui spital?

Evaluarea unui spital pentru obtinerea acreditarii are trei etape:

Etapa I – previzita, in care evaluatorii analizeaza documentele solicitate de ANMCS si transmise de catre unitatile medicale in aplicatia CaPeSaRo si solicita lamuriri conducerii, atunci cand este cazul.

Etapa II – vizita, in care Comisia de evaluare se deplaseaza la sediul unitatii sanitare si pentru a valida datele pe baza carora se stabileste conformitatea cu cerintele din standarde, urmarind obiectivele mentionate anterior.

Etapa a III – post vizita, in care se realizeaza proiectul raportului de evaluare, se raspunde la eventualele obiectiuni sau neclaritati ridicate de conducerea unitatii si se intocmeste raportul de evaluare, pe baza caruia se elaboreaza raportul de acreditare.

Ce trebuie sa faca un manager pentru demararea procesului de acreditare?

Inainte de a demara procesul de acreditare, managerul spitalului trebuie sa decida si sa comunice tuturor angajatilor faptul ca unitatea sanitara va implementa un sistem de management al calitatii, la care trebuie sa participe toata lumea. Implementarea se va desfasura dupa urmatoarele etape:

1. Diagnosticarea

In aceasta etapa se stabilesc misiunea si viziunea unitatii sanitare si se identifica procesele din organizatie si problemele cu care se confrunta desfasurarea acestora. Totodata, se analizeaza continutul standardelor de acreditare si se stabileste care sunt diferentele intre indicatorii de structura, de proces si de rezultat din unitate si din standarde, care este drumul parcurs pentru a atinge cel mai inalt grad de conformitate cu standardele.

2. Organizarea pentru calitate

Se stabilesc obiectivele, acitivitatile, resursele si termenele de realizare cu responsabilitati. Se stabileste modul de monitorizare si evaluare a derularii procesului.

3. Instruirea intregului personal

Personalul este instruit pentru a intelege conceptul de calitate, ce trebuie facut pentru a asigura calitatea si de ce este necesar sa se faca acest lucru.

4. Redactarea documentatiei

In aceasta etapa se stabileste documentatia necesara asigurarii trasabilitatii proceselor. De asemenea, se identifica activitatile pentru care este necesar sa se elaboreze proceduri de sistem sau operationale, pentru a asigura omogenitatea modului de actiune, se identifica actele medicale pentru care se considera ca este necesara elaborarea de protocoale de diagnostic si tratament si se elaboreaza docuentele.

Lista cu documente necesare acreditarii este urmatoarea:

* fisa de identificare a spitalului – document tipizat, elaborat de catre structurile de specialitate ale ANMCS, prin care se solicita spitalului informatii despre datele de identificare si structura organizatorica si functionala;

* lista documentelor obligatorii solicitate – document tipizat, elaborat de catre structurile de specialitate ale ANMCS, prin care se solicita spitalului transmiterea documentelor a caror existenta si conformitate reprezinta o conditie obligatorie pentru inceperea etapei de evaluare;

* lista documentelor suplimentare necesare desfasurarii procesului de evaluare si acreditare – document tipizat, elaborat de catre structurile de specialitate ale ANMCS, prin care se solicita spitalului transmiterea documentelor a caror existenta este necesara pentru initierea vizitei de evaluare;

* fisa de autoevaluare – document tipizat, elaborat de catre structurile de specialitate ale ANMCS, prin care se solicita spitalului informatii despre nivelul de indeplinire a cerintelor standardelor de acreditare in etape succesive ale procesului de evaluare si acreditare;

* plan de conformare in vederea evaluarii – document trimis de catre ANMCS spitalului aflat in procedura de acreditare, prin care se comunica acestuia neconformitatile constatate, care nu permit inceperea vizitei de evaluare;

* programul vizitei de evaluare – document care cuprinde etapele orare si obiectivele de evaluat;

* minuta de sedinta – document care cuprinde aspectele importante discutate de evaluatori si reprezentantii spitalului evaluat;

* lista de verificare – formular tipizat elaborat de catre structurile de specialitate ale ANMCS, utilizat in vederea colectarii datelor;

* lista documentelor solicitate in timpul evaluarii propriu-zise – formular tipizat elaborat de catre structurile de specialitate ale ANMCS, care cuprinde documentele suplimentare solicitate reprezentantilor spitalului de catre evaluatori in timpul procesului de evaluare;

* chestionarul – instrument elaborat de catre structurile de specialitate ale ANMCS, aplicat la nivel individual numai dupa obtinerea consimtamantului si dupa ce s-au dat toate asigurarile in privinta garantarii confidentialitatii si anonimatului;

* fisa de identificare si evidentiere a disfunctionalitatilor – formular tipizat elaborat de catre structurile de specialitate ale ANMCS si completat de catre evaluatori, in care se consemneaza, in timpul vizitei de evaluare, stari de fapt care perturba desfasurarea acesteia;

* fisa de constatare a situatiilor deosebite – act unilateral intocmit de catre comisia de evaluare, care mentioneaza stari de fapt care impiedica desfasurarea vizitei de evaluare sau care pun in pericol siguranta pacientului sau a angajatilor spitalului, transmis presedintelui ANMCS si care poate atrage intreruperea vizitei de evaluare;

* raportul de evaluare – comunicarea scrisa, adresata de catre comisia de evaluare spitalului, referitoare la rezultatele vizitei de evaluare in vederea acreditarii, transmisa spitalului dupa analiza si solutionarea eventualelor obiectiuni;

* raportul de acreditare – document elaborat de catre structurile de specialitate din cadrul ANMCS, care sta la baza emiterii ordinului presedintelui ANMCS de acreditare sau, dupa caz, de neacreditare a spitalului.

5. Prima aplicare a documentatiei si primele audituri interne

Procedurile si protocoalele sunt adoptate si aprobate de autoritati si sunt insusite de personalul care trebuie sa le aplice. Se actioneaza pentru aplicarea acestora si se monitorizeaza procesul.

6. Bilantul evaluarii si corectarea documentatiei

Dupa minim trei luni sau mai mult, in functie de complexitatea procesului, se face o evaluare si o corectie a documentatiei in functie de deficientele constatate.

7. A doua aplicare a documentatiei

Se repeta continuu aplicarea documentatiei cu corecturile efectuate inca o perioada de minim 3 luni.

8. Auditul de validare

Acesta stimuleaza evaluarea in vederea acreditarii, realizat prin raportarea la documentele existente si, in mod ideal, prin intermediul unui auditor independent, din exteriorul institutiei.

9. Solicitarea vizitei de evaluare in vederea acreditarii

Se comunica la ANMCS perioada in care se doreste vizita de evaluare procedand conform reglementarilor aflate pe site-ul organizatiei.

10. Vizita de evaluare

Personalul este pregatit sa discute cu evaluatorii si sa-si sustina punctul de vedere cu privire la modul de satisfacere a cerintelor din standarde, dovedind ca exista preocupare pentru asigurarea calitatii si pentru imbunatatirea acesteia. Tot personalul pregateste documentele necesare validarii conformitatii cu cerintele din standard si participa la programul de evaluare.

Pe larg, acestia sunt pasii pe care spitalele ar trebui sa ii urmeze pentru acreditare. Asa cum mentionam la inceputul acestui articol, spitalele care nu obtin acreditarea nu vor putea incheia contract cu Casa de Asigurari de Sanatate. In alte cuvinte, un spital care nu este acreditat poate functiona fara relatie contractuala cu sistemul public de asigurari. Daca pacientii vor accepta sa primeasca ingrijiri medicale intr-o unitate medicala neacreditata si vor accepta sa plateasca pentru aceste servicii, unitatea va continua sa functioneze.

 

3. Procedura privind acreditarea cabinetelor medicale (unitatilor din ambulatoriu)

Acreditarea unui cabinet medical consta in urmatoarele etape:

1. Inregistrarea unitatilor sanitare in aplicatia Capesaro

Aceasta inregistrare este necesara pentru stabilirea numarului, tipului activitatii, complexitatii structurii, repartitiei teritoriale a unitatilor sanitare ce urmeaza a fi acreditate, cu scopul planificarii vizitelor de evaluare si al stabilirii volumului de activitate necesar evaluarii si acreditarii acestora, in functie de care se va estima si valoarea taxei de acreditare.

In momentul inregistrarii, unitatii sanitare i se deschide un cont personal in aplicatia Capesaro.

De retinut: nivelul maxim al taxei de acreditare nu va depasi ca valoare echivalentul pe cinci ani a actualei taxe de evaluare perceputa de catre Casele de asigurari de sanatate(1000 lei la 2 ani) , respectiv 2500 lei (cca 600 euro). Aceasa taxa de acreditare se plateste o singura data pentru toata perioada de 5 ani de valabilitate a acreditarii si acopera costurile pentru toate activitatile desfasurate de ANMCS pentru si impreuna cu respectiva unitate sanitara in aceasta perioada.

Conform deciziei Colegiului director al ANMCS, taxa de acreditare poate fi platita in 3 transe, dupa cum urmeaza:

• o prima transa de minim 30% in momentul depunerii cererii de inscriere (nu al inregistrarii) in procesul de acreditare
• a doua transa de minim 40% pana in momentul repartizarii aleatorii pentru respectiva unitate sanitara

(Plata acestor prime doua transe conditioneaza intrarea unitatii sanitare respective in procesul de repartizare aleatorie a membrilor comisiei de evaluare.)

• a treia transa, diferenta ramasa de plata, pana in momentul eliberarii certificatului de acreditare, proces conditionat de plata integrala a taxei de acreditare. La aceasta ultima transa se vor efectua, dupa caz, si eventualele regularizari ale valorii taxei de acreditare in functie de modificarile constatate in timpul vizitei de evaluare.

Pentru a se evita dubla taxare, ANMCS a facut demersuri pentru modificari legislative astfel incat sa se renunte la taxa de evaluare incasata de catre casele de asigurari de sanatate. Unitatile sanitare vor fi planificate pentru vizita de evaluare, deci  vor trebui sa plateasca taxa de acreditare, NUMAI dupa expirarea evaluarii efectuate de catre casele de asigurari de sanatate.

2. Planificarea unitatilor sanitare pentru vizita de evaluare

Aceasta se va face se va face dupa incheierea procesului de inregistrare, dupa adoptarea si aprobarea standardelor de acreditare pentru fiecare domeniu de asistenta medicala si a metodologiei de evaluare si acreditare.

3. Etapa de pregatire a vizitei de evaluare

Aceasta etapa incepe cu un an anterior datei planificate pentru vizita de evaluare si debuteaza cu depunerea de catre unitatea sanitara, in contul sau din aplicatia Capesaro, a cererii de inscriere in procedura de acreditare. In aceasta etapa se desfasoara urmatoarele activitati:

• Unitatea sanitara descarca din aplicatie o fisa de autoevaluare, pe care trebuie sa o completeze si sa o reincarce in aplicatie in maxim 30 zile.
• Unitatea sanitara incarca in aplicatia Capesaro documentele obligatorii solicitate.
• Dupa 6 luni de la depunerea primei fise de autoevaluare, unitatea trebuie sa depuna o a doua fisa de autoevaluare, care sa arate evolutia procesului de conformare la cerintele standardelor de acreditare fata de momentul initial.
• In toata aceasta etapa, reprezentantul unitatii are posibilitatea, prin intermediul platformei de e-learning pusa la dispozitie gratuit de catre ANMCS, de a absolvi un curs on-line de management al calitatii in sanatate.
• Cu 2 luni anterior datei planificate pentru vizita de evaluare, cu conditia respectarii de catre unitatea sanitara a cerintelor prevazute in metodologia de evaluare, ANMCS stabileste, prin repartizare aleatorie, componenta nominala a comisiei de evaluare. Pentru respectarea principiului evaluarii de catre egali, din componenta acestei comisii va face parte obligatoriu un medic cu specialitatea domeniului de activitate al unitatii sanitare respective.
• In perioada urmatoare constituirii comisiei de evaluare, unitatea sanitara va fi in legatura permanenta cu membrii acesteia, punandu-le la dispozitie eventuale informatii suplimentare necesare pregatirii vizitei de evaluare propriu-zise.

Pentru asigurarea obiectivitatii evaluarii, vor fi prezenti minim doi membri ai comisiei, iar repartizarea evaluatorilor se face tinand cont ca acestia sa nu fie in stare de incompatibilitate sau sa prezinte conflict de interese cu unitatea sanitara pe care urmeaza sa o evalueze.

4. Etapa de evaluare propriu-zisa

La data stabilita in momentul planificarii, comisia de evaluare se deplaseaza la sediul unitatii sanitare unde se desfasoara vizita de evaluare.  Durata efectiva a prezentei comisiei la sediul US nu va fi mai mare de 3-4 ore. In timpul vizitei evaluatorii vor aplica instrumentele de evaluare si vor colecta, prin intermediul acestora, informatii pe care le vor transmite ANMCS.

Important de retinut:

• in timpul vizitei evaluatorii au obligatia de a respecta instructiunile de lucru stabilite de ANMCS si de a mentiona in instrumentele de evaluare TOATE observatiile reprezentantului unitatii sanitare evaluate.
• orice presiune facuta asupra membrilor comisiei de catre reprezentantii unitatii sanitare evaluate sau de catre terti poate duce la intreruperea vizitei de evaluare, avand drept consecinta neacreditarea.
• oferirea sau solicitarea de ”atentii” catre/ de catre membrii comisiei de evaluare este supusa prevederilor codului penal referitoare la luare-dare de mita sau trafic de influenta si va fi tratata ca atare, fiind adusa la cunostinta autoritatilor competente
• la finalul vizitei, interlocutorii confirma si isi asuma, prin modalitatile prevazute in metodologia de evaluare, corectitudinea datelor colectate.

5. Etapa de post-vizita

In aceasta etapa, comisia de evaluare intocmeste proiectul raportului de evaluare (PRE) , pe care il transmite reprezentantului unitatii sanitare evaluate.

Daca exista, reprezentantul unitatii sanitare evaluate poate transmite catre ANMCS obiectiile sale cu privire la continutul PRE. Acestea vor fi analizate, conform precedurii interne a ANMCS, de catre Comisia de analiza a obiectiunilor. Raportul cu concluziile acestei analize va fi transmis membrilor comisiei de evaluare, care le vor transmite unitatii sanitare prin intermediul raportului de evaluare.

Dupa receptionarea de catre ANMCS a datelor finale colectate de catre evaluatori, acestea vor fi analizate si va fi elaborat raportul de acreditare.

Concluziile raportului de acreditare vor fi prezentate, impreuna cu propunerea de incadrare intr-o categorie de acreditare, spre aprobare membrilor Colegiului director al ANMCS. In urma aprobarii, Presedintele ANMCS va emite ordinul de incadrare in categoria de acreditare care va fi publicat in Monitorul oficial al Romaniei. Odata publicat acest ordin, Certificatul de acreditare va fi redactat si transmis unitatii sanitare.

6. Monitorizarea

In aceasta perioada unitatile sanitare acreditate vor avea la dispozitie un responsabil zonal cu monitorizarea.

In ce consta monitorizarea?

• Unitatea sanitara va transmite la 6 luni si la 1 an dupa obtinerea acreditarii informatiile necesare stabilite de ANMCS – unitatea le va avea la dispozitie in aplicatia Capesaro.
• Unitatile sanitare acreditate vor transmite catre ANMCS orice modificari survenite in structura acestora, prin intermediul aplicatiei Capesaro.
• Unitatile sanitare acreditate vor raporta eventualele evenimente adverse asociate asistentei medicale. Acestea se colecteaza anonim de catre ANMCS si servesc strict in scopul invatarii din erori.

In cazurile in care nu respecta conditiile monitorizarii detaliate mai sus, unitatea sanitara isi poate pierde acreditarea.

 

Intreaga procedura pentru acreditarea unitatilor sanitare – atat a spitalelor, cat si a cabinetelor medicale – se afla disponibila pe site-ul http://anmcs.gov.ro/web/.