Cultura de feedback ar trebuie sa fie una din prioritatile managerilor medicali. Ne dam seama sau nu, in fiecare zi oferim sau primim feedback.
Cateodata este explicit, in cadrul unei sedinte one-on-one cu angajatul, cateodata este implicit, prin tonalitatea vocii sau mimica folosita.
Problema este ca nu suntem intotdeauna constienti de imaginea pe care o transmitem sau cum este aceasta perceputa de catre persoanele care primesc acest feedback; de aici pornesc majoritatea conflictelor. La inceput, o mica neintelegere sau frustrare; in timp, se transforma intr-un un conflict atat de mare, incat nu mai poate fi rezolvat cu o simpla discutie. Cultura de feedback este fundamentul relatiei sanatoase atat intre angajator si angajat, cat si intre angajati.
In articolul de astazi vei invata…
- 8 Exemple de feedback constructiv pentru angajatii tai si cum le poti folosi in practica ta zilnica
- Care este fundamentul unei culturi de feedback in clinica ta
Studiile au demonstrat ca exista o legatura directa intre sanatatea si gradul de satisfactie al unui medic si cel al organizatiei in care acesta lucreaza.
Asadar, iata 8 exemple concrete de Feedback Constructiv pe care le poti folosi imediat in clinica ta:
1. Daca un Angajat Este Demotivat
Daca un angajat este demotivat, este clar ca exista un anumit element care il deranjeaza, asadar, vei vrea sa:
- Ii arati ca ai observat starea lor/ca iti pasa de el
- Ii spui cum te face sa te simti
- Ii oferi ajutorul tau
Model feedback:
“Am observat in ultimele saptamani ca nu mai esti la fel de entuzist cum erai de obicei si, automat, asta ma face sa ma simt ca si cum am facut ceva gresit. (…)
Este totul in regula? (…)
Crezi ca daca ne-am intalni o data pe saptamana pentru a discuta si pentru a ne asigura ca este totul in regula, ar fi o idee buna? (…)”
Rezolutie intalnire: ofera ajutorul pentru a depasi situatia; gaseste o solutie clara spre a-l ajuta sa isi revina.
2. Daca Un Angajat nu a Livrat la Timp un Proiect
Desi nu este o situatie placuta, nu poti face foarte multe in legatura cu aceasta. Nu are sens sa te enervezi, doar asigura-te ca nu se va mai intampla nicodata. Toate lumea trebuie sa fie responsabila pentru munca lor, asa ca atunci cand ii vei oferi feedback, vei vrea sa:
- Evidentiezi de ce este important sa isi faca treaba la timp
- Il motivezi pentru viitor
- Ii oferi idei pentru a-si imbuntati activitatea
Model feedback:
“Dosarul nu a fost livrat la timp, asa cum am stabilit; trebuia sa il primesc pe 15 Septembrie, iar eu l-am primit la 20 Septembrie. Imi poti spune de ce? (…)
Asa cum stii, incercam sa organizam totul pentru inaugurarea noii sectii, asadar, daca tu esti in urma cu o anumita activitate, asta incetineste ritmul intregii echipe. (…)
Vom avea grija ca la urmatorul proiect sa ai mai mult timp si resurse pentru a-ti termina la timp responsabilitatile. Noua sectie va fi minunata. Eventual, ce ai putea sa faci este sa iti planifici munca in avans, poate ne luam timp o zi pe saptamana pentru a ne asigura ca totul merge cum trebuie si nu lasam totul pe ultima suta de metri.
Am incercat asta la ultimul meu proiect si chiar a facut diferenta. (…)”
3. Daca Un Angajat a Gresit Fata de un Pacient
A gresi este uman, dar vei vrea sa faci tot ce iti sta in puteri pentru a te asigura ca acest lucru nu se va mai repeta; pacientii clinicii sunt prea importanti.
Cand vei oferi feedback, vei vrea sa intrii in detalii specifice cand explici ce s-a intamplat, astfel incat sa inteleaga perspectiva ta:
- Daca este cazul, spune-le sa nu se ingrijoreze, poate fi remediata situatia
- Explica-le circumstantele astfel incat sa ia aminte pe viitor
- Ofera-ti ajutorul
Model feedback:
“Data viitoare, te rog sa tii cont sa completezi in istoricul medical inainte de a le trimite prescriptia.
Modul in care alti medici vor trata pacientul pe viitor depinde de acest istoric medical, asa ca este extrem de important sa mentinem informatia la zi. De aceasta data vom completa manual acum.
Daca ai nevoie sa programam timp pentru a-ti explica inca o data cum se completeaza aceste informatii, nu este nicio problema, as fi incantata sa iti arat pentru a ne asigura ca nu mai avem aceasta situatie pe viitor.“
4. Daca un Angajat a Fost Nepoliticos cu un Alt Angajat
Ideal, toata lumea din echipa lucreaza bine impreuna si colaboreaza perfect, dar tensiunile intre colegi sunt normale si se intampla tot timpul. Vei vrea sa rezolvi foarte rapid aceasta situatie.
- Explica de ce vorbesti cu el si nu cu celalat angajat
- Nu-l judeca, asculta-i versiunea povestii
- Ofera-i sfatul tau
Model feedback:
“Cristiana m-a rugat sa discut cu tine despre ceea ce i-ai spus mai devreme, nu cred ca s-a simtit in largul ei sa ti-o zica personal, asa ca m-am oferit sa o fac eu.
Sunt curioasa, imi poti spune ce s-a intamplat? Imi imaginez ca a fost o neintelegere, dar bineinteles ca pentru mine este important ca noi toti sa ne intelegem bine.
Eu in locul tau as fi asteptat pana la sfarsitul zilei si as fi mers sa ii cer scuze pentru cele petrecute, eventual o poti chiar invita sa beti o cafea impreuna si sa discutati mai mult despre situatie. Ce zici?”
5. Daca un Angajat nu Comunica Bine cu Colegii
Aceasta situatie este mai suparatoare, dar, din nou, va trebui sa te concentrezi pe comportament si nu pe persoana.
- Fii direct
- Ofera idei pentru a imbunatati situatia
Model feedback:
“Motivul pentru care te-am invitat la o intalnire este pentru a te anunta ca am primit cateva plangeri in ultimul timp din partea echipei in legatura cu…
Am vrut sa discut cu tine deschis despre situatie pentru a vedea daca te pot ajuta cumva in acest context. Poate stresul este cauza principala, dar sunt de parere ca atunci cand ridici tonul, impacteaza colegii intr-un mod negativ, iar din acest motiv mesaj tau va fi perceput nepolitic si, mai mult decat atat, nu va fi inteles corect.
As vrea sa gasim impreuna o solutie pentru a evita aceasta situatie pe viitor.“
6. Daca Un Angajat Intarzie in Mod Regulat
Managementul timpului este un aspect destul de greu de gestionat in mod ideal, si este permanent un proces de optimizare, dar, daca apare aceasta situatie in mod regulat, atunci vei avea nevoie sa oferi un feedback. Nu uita:
- Sa oferi exemple concrete ale comportamentului negativ
- Sa mentionezi cum afecteaza asta echipa
- Sa oferi solutii pentru reglarea comportamentului
Model feedback:
“Am observat ca ai intarziat de 3 ori in ultima saptamana. Luni ai ajuns la 9:25 in loc de 8:45, Miercuri la 9:20, iar vineri la 9:40.
Alte persoane din echipa au fost afectate de aceste intarzieri, asistentele au lucrat peste program, medicii din turele de dupa-masa au inceput programul mai tarziu, iar pacientii au avut o experienta proasta pentru faptul ca au asteptat prea mult. Drept urmare, a creat multiple probleme pe departamanet si in clinica. Din acest motiv astazi mi-am propus sa gasim impreuna o cale prin care sa evitam aceasta situatie pe viitor.
Si eu obisnuiam sa am problema asta, dar mi-am dat seama ca daca imi programez ceasul cu 15min mai devreme, ajuta destul de mult. De asemenea, am stat sa ma gandesc si am calculat exact cat timp imi ia fiecare activitate, astfel incat sa stiu de cat timp am nevoie pentru a ajunge la clinica la tim.p
Iti recomand sa incerci aceste tactici si sa vedem cat de bine iti vei optimiza timpul. Ne revedem saptamana viitoare la aceeasi ora?”
7. Daca Performanta Unui Angajat a Scazut
Exista multe motive pentru care productivitatea unui angajat scade, ceea ce este important este sa nu tragi concluzii pripite si sa gestionezi situatia cu grija. Inainte de a oferi feedback negativ, stai de vorba cu angajatul si incearca sa intelegi care este motivul din spatele acestei scaderi de performanta. De asemenea, sa iti oferi suportul si credinta in el este extrem de important.
Model feedback:
“Am observat niste schimbari in obiceiurile tale de lucru si in rezultatele din ultima luna. Stiu cat de performanta si cat de orientata spre rezultate esti de obicei, de aceea mi-am dorit sa verific cu tine daca exista probleme pe care le intampini in ultima perioada si cu pe care te pot ajuta sa le rezolvi.
Sau, daca pur si simplu simti nevoia sa vorbim, sa stii ca voi fi mereu aici sa te ascult. Stiu ca putem rezolva impreuna orice problema si am incredere ca iti poti reveni la nivelul de performanta care te reprezinta. “
8. Daca un Angajat Barfeste
Din pacate, barfa nu se opreste odata cu liceului. Ea este chiar inevitabila in majoritatea locurilor de munca.
Este important pentru manageri sa preia controlul cand acest lucru se intampla pentru ca negativismul si zvonurile false pot omora spiritual unei companii si pot provoca probleme care puteau fi evitate. Daca afli ca un angajat barfeste, este important sa vorbesti cu acesta in privat.
Model feedback:
“Am fost surpris sa aflu ca ai vorbit despre situatia x cu alti angajati ai spitalului. Inteleg de unde porneste aceasta discutie si imi pare rau ca acestea sunt sentimentele tale cu privire la sitautie, dar vreau sa stii ca poti intotdeauna sa vii si sa vorbesti direct cu mine despre aceste ingrijorari. Ar fi o varianta mult mai eficienta pentru a gestiona situatia.
Problema este, atunci cand vorbesti despre acesta cu alti angajati, creezi o atmosfera negativa in clinica, iar acest lucru demotiveaza oamenii. Dorinta si responsabilitatea mea este sa am grija sa imi fac angajatii sa se simta fericiti si in siguranta la locul de munca si stiu ca si tu iti doresti acelasi lucru – asa ca hai sa ajungem la un acord impreuna si sa rezolvam aceasta problema. Ulterior, vei considera ca este o problema pe care ar trebui sa o tratam in echipa, vom discuta deschis despre asta cu totii, impreuna, intr-un context sincer.”
In final, cel mai important sfat este urmatorul: Concentreaza-te pe comportament, nu pe persoana!
Feedback-ul nu trebuie sa fie un atac personal, ar trebui sa fie de ajutor si menit a-i ajuta sa isi corecteze un anumit comportament.
Incepe prin a-i explica angajatului cum te afecteaza pe tine acest comportament, cum te face sa te simti.
In acelasi timp, oricat de suparat sau frustrat esti din pricina acestui comportament, inainte de discutie, ai in vedere sa fii relaxat, intr-o stare pozitiva, focusata in sens constructiv. Incearca sa vizualizezi cum va decurge discutia in mod ideal, cum angajatul va percepe pozitiv feedback-ul si cum il va ajuta acest lucru pentru a-si creste performanta.
Majoritatea din noi nu facem decat sa ne gandim la motivele pentru care EL a gresit si cum afecteaza asta echipa; ne gandim la scenario negative la cum va fi penalizat. Aceasta atitudine nu va aduce niciodata ceva constructiv, iar daca ti-ai propus sa folosesti unul dintre scripturile de mai sus, tonalitatea vocii si mimica vor trada intentiile tale reale. In consecinta, depune eforturi ca atunci cand oferi acest feedback, fa-o in vederea ajutarii angajatorului si nu pentru pedepsirea lui. Numai in cazul in care situatia se repeta, desi ai abordat in mod ideal situatia, comportamentul ar trebui modificat in consecinta.
Mult succes la feedback!
